如何正确认识科技档案利用的经济效益分析

时海云

【摘要】：档案的利用与其利用效果是档案管理工作的重要内容，在企业的生产、经营、管理及科研中都发挥了重要的作用，通过档案的利用使其产生经济效益与社会效益。对于如何正确地认识科技档案实现经济效益进行具体的分析，希望可以为企业的发展提供一些参考意见。

【关键词】：科技档案 利用 经济效益

科技挡案是在科技活动中形成的珍贵资料，是企业宝贵的资产、权益凭证。在企业的发展中不能缺少档案的管理，无论是在企业的生产、建设、科研、设备以及人力资源的管理都离不开档案。对于档案的正确管理可以节省很多的时间降低经济的消耗。我们以企业中的科技档案的管理进行分析探究，企业在生产中，要想对原有的技术进行研发，就要找到之前技术的档案记录。在记录中得到原有技术的水准以及构造，减少企业在新技术研发中的投入，正确的利用科技档案的技术不仅可以使企业新技术开发时节省时间更可以降低新技术的研发成本。这种科技档案的使用可以为企业带来巨大的经济效益。对于科技档案的正确使用也存在很多的方法，我们对此进行具体的分析。

1. 科技档案的管理使其具有可读性

每一个企业的档案管理都应有其专门的档案室以及管理人员。对于档案的管理都是采取以卷、盒、册、袋等多种收集管理方式。在档案的管理中，将不同类型的档案进行整理分类、按序摆放。档案管理人员根据档案利用者所要查找档案的内容、关键字，可以快速地进行查找工作，使档案具有可读性。

2.科学的管理方式使科技档案具有检索性

档案的科学摆放以及记录可以使档案具有检索功能，对于类别多、量大的档案可以进行计算机数据的输入，将档案的信息进行记录存贮，建立档案数据库。档案利用者在计算机数据库中通过输入题名、关键字等信息进行检索，根据检索结果确定档案的摆放位置，快速地找到自己想要查找的档案。另外，为了提高工作效率，利用者可以按照计算机数据库中档案的分类、高级查找、逻辑查找等功能进行检索，将检索的效率以及人工的检索失误降低。

3.影响科技档案经济效益的原因

档案管理人员的意识影响着档案利用的经济效益，很多档案的管理人员缺乏主动服务、上门服务的意识。通常情况下，利用者的档案意识较为薄弱，不能根据实际的需求去查找档案。在档案的使用中很多的利用者不能注意到档案使用的时效性。虽然将档案查找出来，但是只有根据实情况进行研究，才可以降低因为档案过了时效引起的滞后性。减少因为滞后性带来的企业利益损失，要辩证的看待科技档案的使用，对于档案中的有效处加以提炼，简化企业科技相同部分的研发费用，增强档案的实用性。

4.提升企业科技档案利用经济效益的方式

在科技档案的应用中，一定要有完整的档案文件。科技档案是在科技活动中形成的真实记录和成果反映，具有一定的連续性。企业在进行科技档案的管理中，要任用专业的人员对档案进行收集、管理，使档案的保存具有完整性。同时管理人员还要具备专业的档案管理能力和学习能力，不断地学习新进的管理理念，并结合本企业的实际情况，对档案进行科学地管理，使档案发挥最大的效用。同时，在档案的管理中要兼顾档案的安全性。首先，要制定《科技档案管理办法》，从档案的收集、整理、保管以及利用等方方面面进行规范，使档案管理人员有章可循，减少安全隐患。实际工作中，在档案库房的管理方面，计算机数据库的管理方面，以及档案的利用过程中容易出现安全事故，故应制定相应的《档案库房安全管理制度》、《档案库房应急救援预案》、《档案借阅制度》，从制度上加以保障。另外，企业应配备必要的档案安保设施和安全系统，全方位确保档案的安全。

5.科技档案利用经济效益形成的体系

对于科技档案如何产生经济效益，一直是我们企业思考的问题。这些思考的相互作用促进企业的科技档案经济效益构成的体系。科技档案的使用价值是根据之前所产生的经济效益为再次使用的基础。使企业可以根据科技档案解决当前技术中所面对的问题，强化科技档案的使用。企业的科技档案作为一种信息的载体存在于企业的档案管理中，是企业在进行下一阶段生产经营的具体科技生产要素。要想发挥科技档案的效益，为企业创造新的经济效益，就要有科技档案具体的计算方式。将科技档案中的生产以及科研通过计算转换为全新的经济效益。

6.开发、利用科技档案的研究途径分析

对于科技档案的管理不能缺少创新观念的融入，企业的科技档案管理人员，只有将创新的理念融于科技档案中，才可以为过去的科技档案带来新活力以及新使用价值。在档案的管理模式上利用现代化的信息管理技术来改变传统档案管理的不足之处，使档案的查找以及保存方式更加便利。在科技档案的收集中，一定要保存其完整性，使新技术研发可以根据原技术档案计算方式、原始信息记录为全新技术研发的依据。同时在科技档案的管理中严格把握档案的质量关，使科技档案有保存的价值与再使用的意义。对于科技档案中有价值的信息进行研究、加工与提炼，使原本的静态科技档案管理转换为能够带来经济效益的动态科技档案，从而扩大企业的经济效益与社会效益。

结束语：科技档案的管理对于企业未来的技术研发具有重要的作用，管理人员要改变传统的工作思路加强对于科技档案的整理以及保存。使科技档案利用现代技术更好的为企业服务，不断的提高科技档案的利用水平，在科技档案的管理中充分的发挥其积极作用，为企业创造更多的经济效益。

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