谈学院办公室在学院管理中的地位和作用

朱子智

摘 要 学院办公室作为学院管理工作中较为重要的一部分，对于学院管理工作的开展有着极为显著的帮助，但是，在当前的学院管理中，管理人员对于学院办公室的作用和地位并没有一个清晰的认知和了解，导致学院办公室难以真正的发挥自身的作用。因此，本文就学院办公室为研究方向，对学院办公室在学院管理中的地位和作用进行了详细的阐述。

关键词 学院办公室 学院管理 地位和作用

一、学院办公室在学院管理中的地位

（一）中心地位

当前，学院办公室对于学院管理工作的开展有着极为重要的作用，占据着较为显著的地位，是整个学院管理系统的中心，而这一中心地位可以通过以下几个方面得到充分的体现。第一个方面，是智囊中心。学院办公室在学院管理中应该要充分的发挥自身的参谋作用，充当领导的助手，帮助领导对各项事务进行决策，虽然最终的决策权位于领导的手中，但是由于领导日常事务较为繁忙，既要负责学院的学术工作，开展学术研究，是学院的学术带头人，还要承担一定的教学任务，对学生进行教学，这就导致领导在对一些事务进行处理时，难以做到及时有效的决策，而此时学院办公室就应该要帮助领导对各种杂项事务进行处理，提供一定的意见，以供领导进行参考，使得领导能够快速的对事务进行处理决策，节省领导的时间，尽可能的为领导的最终决策提供便利。第二个方面，是信息的中心。学院办公室是整个学院信息的中心，学院大大小小的信息最终都会汇聚到学院办公室中，由学院办公室对信息进行整理和传达[1]。上到国家教育部门所制定的一系列政策、指示、方针以及各种重大事件或者是活动的具体文本资料内容，下到学院各个管理部分所实际执行的决策及应用决策之后所产生的情况等，都在学院办公室中能够得到具体的内容，是整个学院的信息交流中心。第三个方面，學院办公室处于联系的中心。学院办公室相对来说其本身的工作具有较为显著的多面性，是学院管理工作开展的重要中心，各项管理工作在开展的过程中，或多或少 的都与学院办公室拥有一定程度的联系和关系，而造成这种原因的现象就是因为学院办公室的工作性质，其具有较高的广泛性和综合性，使得学院办公室在学院管理中占据着中心的地位，有着极为重要的作用。

（二）窗口地位

学院办公室在学院管理中除了占据着中心的地位以外，还有着窗口地位，是学院的门面。学院办公室针对上下级和其余兄弟单位而言，是整个信息沟通交流的中心，起着联系沟通的作用，是上下级和兄弟单位进行信息交流的窗口。并且，学院办公室中的工作人员，每一次接待或者是电话访问，其语言交流都能够对学院的精神面貌进行反映，体现学院的特色和素质，甚至部分能够体现学院的整天的工作效率和学习环境，对于学院的发展能够提供极为显著的作用，便于学院形成良好的教学口碑，利于之后的发展和招生，使得学院能够得到社会各界的认可，形成自身独特的风格。

二、学院办公室在学院管理中的作用

（一）为领导决定起参谋作用

首先，学院办公室在学院管理中能够给领导决定起到参谋作用。所谓的参谋作用简而言之就是指学院办公室为领导的具体决策提供一定的参考意见，为领导献计献策，帮助领导对事务进行及时的快速的处理。当前，决策工作要想得到良好的开展，分层决策是不可避免的，只有施行分层决策，才能够保障决策具有较高的的科学性和合理性，避免因为决策问题，而影响学院的发展。在施行分层决策时，除了要对决策者和决策层进行划分以外，还应该要学院办公室或者是业务部门从旁出谋划策，帮助领导进行决策，争取通过集思广益，保障事务处理的合理性。而学院办公室要想做好参谋工作，发挥自身的参谋作用，就必须要注重以下几点。第一点，学院办公室的工作人员应该要做好先期的信息搜集工作，帮助领导搜集所需要进行决策事务的信息，以便于领导能够快速的对事务的情况进行了解。第二点，办公室工作人员在针对办文工作时，除了要及时的、快速的、准确的将办文信息传递给相关单位部分以外，还应该要对文件进行详细的了解，以便在领导对文件进行审阅的过程中，能够提出一定的意见，帮助领导的对文件进行批阅。

（二）协助领导做好协调与助理工作

其次，协助领导做好协调与助理工作。学院领导相对来说具有较为负责和繁琐的工作，不可能做到事事亲为，这就要求学员办公室工作人员要帮助领导对一些重要性较低的事务进行处理，减少领导的工作，使得领导能够将时间运用到重大事务的处理上。学院办公室工作人员在协助领导对事务进行处理时，主要是以下几点。第一点，帮助领导对一些办文和办事进行简单的处理，减少领导的日常工作，但是在处理的过程中，工作人员一定要细心，要经过多次的审核，才能够进行处理，避免出现问题[2]。第二点，要帮助领导做好协调工作。学院办公室的工作人员不仅仅要对自身部门的的任务进行完成，还要对其余部门的任务完成情况进行了解，要注重工作的整体性和综合性。并且，还要对各个部门之间的矛盾进行协调，必要的时候，工作人员开召开会议，让各个部门中的负责人员聚在一起，共同对问题的解决方案进行商定，确保文件能够得到 充分的贯彻和落实。

参考文献：

[1]杨克俭，史振华.高校学院党政办公室工作特点与管理举措探索[J].教育教学论坛，2019（23）：7- 8.

[2]李利.高校二级学院办公室工作中的冲突管理[J].现代交际， 2019（09）：184- 185.