浅析如何推进事业单位档案管理工作的规范化及标准化

摘要：在目前，我国由于正处于大力推进事业单位实行机构职能、行政体制、人事制度改革的新形势下，事业单位的档案管理问题已经成为事业单位当前必须立即解决的问题了。档案管理制度不够完善，缺乏有效的管理条例，所以档案管理工作必须尽快达到标准化和管理化的有机结合。本文就事业单位档案管理工作的现状、对策及流向等问题进行一些粗浅的研究，分析了事业单位在档案管理和档案工作中存在的问题，提出了一系列的标准化和规范化的解决措施，从而提高档案管理工作的效率。通过采用一系列的手段，提升档案管理工作的专业化和效率化，能够使得事业单位在管理档案工作上高效的运行与开展。

关键词：事业单位;档案管理工作;规范化;标准化

随着网络信息技术的快速发展，事业单位也应该普及网络信息技术，通过网络技术积极地探索档案管理工作中的有效办法与途径，但也要以标准化与规范化建设为前提条件，从而来增强档案管理工作的合理性。

一、事业单位在档案管理和档案工作存在的问题

（一）事业单位档案管理工作没有得到重视

现如今有越来越多的事业单位已经提前意识到了档案管理工作的重要性，并且能够根据档案管理工作的内容进行相应的健全与完善，但是由于很多事业单位自身发展的局限性，对档案管理的工作处理不够科学与全面，对档案管理的重视程度不够，没有依照它的科学性做好相关的管理，从而造成了档案零乱、资料分散、杂乱无章等情况。

（二）事业单位档案管理制度欠缺

有些事业单位虽然建立健全的档案管理制度，但是仅仅是纸上谈兵，流于形式，并没有将档案管理制度真正落到实处，存在档案整理不规范、档案存放混乱现象等。以会计档案为例，许多事业单位的会计管理机构临时保管会计档案超过三年，不按规定移交，造成一些资料丢失、毁损：档案管理人员在接收电子会计档案过程中不履行审核程序，致使接收的电子会计资料不能有效读取，在防范电子会计档案被篡改方面未建立有效措施。这都是体现了这些事业单位的对于档案管理工作的不够用心。

（三）事业单位档案管理人员在专业技术问题上没有达标

事业单位档案管理人员无论是在技术水平、专业技能管理素养上都与标准化的制度还相差很多，很多时候就容易出现管理人员在管理档案工作的时候不能跟上事业单位的发展脚步。这就导致了档案管理工作失去了平衡性，还有可能因为某些事业单位的档案管理人员人事变动调换过于频繁，就直接导致了上任的档案管理人员还没有完全熟悉工作流程就被调换到别的岗位了，所以档案管理工作中大多数的事业单位虽然对文字档案的整理都比较规整，但是对视频及照片等影像资料的管理还不够重视，对电子数据之类的就更没有进行统一归档。所以事业单位在档案管理方面还存着诸多问题。进度缓慢，效率过低。因为档案管理工作的专业性较强，档案管理人员的专业水平也与档案管理工作的质量有着一定的关系。就目前来说，事业单位普遍存在着档案管理人员专业技术问题上不达标的情况。

（四）事业单位档案室的管理设施比较落后

很多事业管理手段落后，很多事业单位没有专门的档案管理软件，对于可公开的档案不能做到资源共享，档案的查找不能用电脑快速检索，基本是手工查找，需要的时间较长。对档案资料没有用专门的档案柜进行分类管理，档案存放杂乱无章，而且档案室的防护措施不够完善，对纸质档案没有防火、防潮、防虫措施，对一些电子档案也缺乏相应的防尘、防磁的保护，对档案室的防盗也做的不到位。

（五）事业单位档案管理法律规范意识不强

还有大部分事业单位对法律规范意识还不够，对于国家《档案法》及《档案管理办法》等有关法律法规的学习力度还不够大，认识还不够充分、完全没有意识到档案工作是党和国家的一项重要事业。法律规范意识薄弱也是导致档案管理工作效率低下，管理制度混乱的原因之一。

（六）档案资源的开发利用尚须加强

还有许多事业单位没有将档案资源开发利用到最大程度化，没有体现出它真正的价值，在档案管理过程中只注重档案的收集、整理、保管等环节，单纯的认为做好这些基础工作就行了，未能把档案管理的利用价值开发到最大化。

二、事业单位档案管理规范化和标准化建设的策略和措施

（一）加大事业单位档案管理中的信息技术人才投入力度

信息技术人才在现代就业市场上一直都是稀缺型人才，由于事业单位过去传统的档案管理方式已经被摒弃，现在需要的则是具有高信息技术技能的人才。因此在事业单位要想实现档案管理信息技术化，必须加大信息技术人才的投入力度。可以从两个方面来解决这个问题。第一个方面，对事业单位档案人员要进行相应的专业的信息化教育培训，以信息技术为主要内容展开一系列的教育培训，以此来提升档案管理人员的专业化水平，从而发展管理人员的业务水平和服务能力，同时也为标准化和规范化的档案工作开展人才创新的平台。第二个方面，可以采用管理外包、临时招聘等方法引入信息技术型人才到事业单位当中，从而能够促进事业单位档案管理模式的人员变更，侧面加强了档案管理工作的创新方法，还能够有效提升档案工作标准化和规范化，以此来实现对事业单位档案管理的结构性改革和管理模式创新。

（二）深化对档案管理标准化和规范化的认识

在深化档案管理工作中，对于档案管理达到標准化和规范化的有机结合发展建设是离不开相应的管理制度、专业水平和重视程度的，所以要从根本上提升事业单位档案管理人员对档案管理的专业化水平，从而深化对档案管理规范化和标准化的认识。在人事凋动方面上和工作优化中都能够为工作提供标准化和规范化的档案信息，都能够让所有管理人员意识到档案标准化和规范化的好处，从而能够让他们主动地投入到档案标准化和规范化的建设上面去。并且要求管理人员能够深入了解什么是档案管理标准化与规范化，通过深入了解后能够开发出更多的档案信息资源，从而达到能够促进档案标准化和规范化的管理模式。

（三）建立事业单位规范化和标准化的档案管理机制

建立事业单位规范化和标准化的档案管理机制是加强管理制度的必要途径，事业单位在管理工作中要以管理机制和管理体系的创新变革为前提，来完善档案工作的相关制度，深化管理工作中的相关体系，从而建立标准化和规范化的责任机制。在科学分工和系统整合的前提下提高档案管理的专业化水平，从而建立起档案管理制度标准化和规范化的新模式。这种新模式就是将信息化技术投入到档案管理当中，让档案管理工作变得方便快捷，简单高效。加强档案管理人员的工作热情与积极性，只有提高了他们的工作意愿才能促使档案管理制度更好的发展。在管理工作达到标准化与规范化的前提下，为事业单位建立了更加与其相符合的档案管理制度与良好的平台条件基础。

（四）提升档案管理工作主动性，促进单位内部控制体系建设

事业单位档案管理工作在单位内部控制体系建设中应积极发挥其主动性，档案管理制度的规范化、科学化是内部控制体系制度建设中不可或缺的一环。单位档案管理质量的提升将有力推动内部控制体系建设。如档案管理人员在工作中主动和会计管理机构沟通，及时进行会计档案交接，就能从源头上控制会计档案的丢失、毁损;主动建立电子档案管理系统，了解电子会计档案的载体，就能保证有效接收、管理、利用好电子会计档案;让固定资产卡片档案在资产管理中发挥主动作用，就能时刻追溯固定资产原始信息，从而推动固定资产管理。

（五）加强档案管理规范化和标准化的宣传教育工作

宣传教育工作是档案管理工作实现标准化和规范化的思想基础，只有通过良好的宣传教育，才能够促使管理人员意识到档案管理工作的重要性与重要价值。通过这样的方式，能够促使管理人员明白实现标准化和规范化档案管理工作的重要性，以此来激起他们的工作热情，提高自己的业务水平。通过宣传教育工作让档案管理人员清楚意识到自己还存在哪些不足和需要改进的地方，通过这样的方式不但有利于管理工作标准化和规范化的形成，同时也有利于档案管理工作迈向更高的水平不断进步与发展。

（六）根据规范标准对档案管理进行全新整合

对于比较复杂厚重的档案资料，可以采取重新组卷的方法，这种方式主要是将相关联的档案信息文件组合在一起，而缺少页码或是没有目录的档案信息，可以采用重新对其编码和制作目录，通过这样的方式能够使档案信息管理更加规范。还可以按日期年份、信息类型、重要程度对档案进行归类划分，这样才能确保管理效率的提升，还可以促使档案利用效率大大提高，起到积极作用。

三、结语

档案管理工作作为事业单位内部的核心，它的工作效率则直接影响到了事业单位内部管理运行的效果。所以，积极地发展档案管理工作是非常有必要的。标准化和规范化是现代市场经济社会的必然趋势，要想达到这个标准，这就还需要我国的事业单位各项工作必须要与社会经济和科学技术共同发展与进步，努力将标准化和规范化作为档案管理工作的重要发展目标，通过标准化和规范化的工作制度以此来提升档案管理的专业化水平和工作效率，能够为事业单位未来的发展提供更好的平台与机会，奠定了良好的档案管理职的发展基础，使档案管理工作趋于简约化和高效化。

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作者简介：

王艳萍，泽州县发展和改革局，山西晋城。