实现备件采购工作质量和采购成本的控制

田浩

【摘  要】备件是生产的基础，备件供应是企业生产正常进行的重要保证。备件采购的主要任务是组织采购备件，作为生产储备，以保证生产经营的需要。在当前资金紧张、资源供不应求、采购市场不尽规范的情况下，强化备件采购全过程的质量控制，不仅能降低采购成本、节省财务费用、提升企业经济效益，而且可以防范低价低质的备件流入，确保企业生产正常进行和长远利益。

【关键词】备件采购;采购成本;质量控制

备件采购全过程是指从使用单位的需求计划开始，经过相关管理部门审核转化为采购计划，专业采购部门按规定做采购方案，招标采购中心组织招标评标、比议价，直到合同签订、备件的监制、催货、验收入库、备件出库为止的全过程。为了保证以最低的采购资金向使用单位供应最优的备件，因此我们必须加强备件采购过程中每一个环节的工作质量控制确保降低采购成本和备件的采购工作质量。

一、科学制订采购计划，确保备件计划的质量控制

当前，备件使用单位为了怕影响生产、减少本单位之间的供求矛盾，往往过分追求多、全、优，认为随报随要、有求必应才能体现工作业绩，由此产生了采购计划与财务年度的总量平衡、降低成本、减少库存、优化结构等要求相矛盾，且在当前货币紧张的情况下也是难以实现的。另外，存在着备件需求计划申报不规范、不严谨、不合乎要求、急件较多问题。因此，备件计划管理部门必须对用户的需求计划进行审核，通过成本核算，量入为出，根据备件的周转周期，制定备件消耗定额，在集团公司平台上合理储备，科学制订采购计划，达到资源共享，实现财务目标。

二、加强备件采购的规范操作，注重采购技巧，建立商务约束与管理机制

一方面要求采购人员广拓货源渠道，“择优、择近、择廉”采购，达到降低采购成本和保证质量双重目的。另一方面要深入贯彻“战略采购和供需长期合作协议为主导、招标采购为重点、比价议价和备件及时供为补充”的采购原则，扩大直供厂家，减少中间代理贸易商。

一是稳定主要备件采购渠道。对于那些关键的、卖方市场的、价格上涨的、制造时间长的、进口量大的备件采购，要从长远角度考虑，选择企业信誉好、产品质量优、供货能力强的企业作为采购的首要选择供货商，必要时与之建立战略性合作伙伴关系，签订中远期供货协议;对于易耗件，可以采取按单位产品的消耗逐年递减的原则签订协议，也可以和有实力的供应商签订及时供协议，在充分保证生产需求资源的同时，避免风险成本的支出。

二是重点推行招标采购。对于那些标准的、通用性强的备件以及可以通过用不同厂家的产品而达到同种功能的成套设备，在保证采购备件质量前提下，有针对性地选择来自不同地区的有实力的合格供方，进行招标采购，实行先招后议、价格孰低优先原则和互惠互利原则，也可以按经济学中的“木桶理论”，实行招标方式的创新———整体承包，既能使我们最大限度地降低成本，又能使供方保证备件质量。

三是比价议价不可少。对于那些独家产品、专利产品、进口设备国产化备件化、已有前购案价的、已使用的或已试用的备件，我们要在进行成本核算的基础上选择厂家进行比价议价。注重备件采购技巧。孙子兵法说：“凡战者，以正合，以奇胜。故善出奇者，无穷如天地，不竭如江河。”市场千变万化，商场如战场。在招标比价的过程中，既要防止暗箱操作、串通抬标，还要注重技巧。

四是要建立商务约束与管理机制。为了防止备件采购中的不正常行为，避免使企业蒙受经济损失，必须建立投标抵押金制度和合同履约金制度，保证从招投标到合同履行完的全过程受控;商情部门、招标采购中心和纪委以及审计部门，负责采购价格的事前市场调研和事中定价的监督、审批以及事后的审计、考核工作，协助专业采购部门做好采购工作。

三、加强备件的监制，确保交货验收的质量控制

对于关键备件和重要备件以及事故备件，采购部门和使用单位以及管理部门要全过程地对备件生产单位进行技术方案的审定、备件的监制，确保备件质量;有预付款项的合同，严格按照交货方式和时间催交，确保我方的资产及时收回;运杂费按照合同要求计价，杜绝重复付费现象;备件的验收要认真清点数量，更重要把握质量关，产品的型号、生产厂家、要认真核对，并且要按照质量标准进行实质性的抽查和测试。

四、加强存货管理，确保备件贮备质量

备件存货是企业在日常生产过程中将要消耗的自己所拥有的备件，凡所有权已属于企业，不论企业是否已收到或持有，均应作为本企业的存货，它是企业的流动资产。备件存货成本包括事故备件、常耗备件等，一般约为年采购成本的20%以上。存货不仅占用空间，而且还要占用时间和资金，存货成本由采购成本、订货成本和储存成本三部分组成。备件验收入库若不及时领用，就会变成存货，使占用资金和资金成本增加，同时还会增加保管费用，甚至会导致备件的公允价值降低，形成跌价损失。

存货的数量和价值的核算直接影响企业的资产负债表和损益表，其原因在于，就一定的会计期间内来看，本期已经耗用的存货将形成产品成本，进入企业的损益表;而本期未耗用的部分将形成期末存货进入企业的资产负债表。由此可见，存货的核算既影响当期的利润也影响当期的资产计价。因此，必须加强对存货的管理和控制，确保备件库存的安全和适量。

一是合理提高备件存货的周转率。如果备件存货过多，存货周转率过低，就意味著我们的流动资金占用太多，从而使资金成本和财务管理费用太高，势必影响经济效益，我们必须引起高度重视。如果存货太少，可能会影响生产;存货周转率过高，说明我们采购批量太少，势必会增加我们的订货成本。我们必须进行科学预测，利用周转期计算法、因素分析法、比例计算法和储备资金占用额的测算，确定经济订货批量，来规划存货的合理储备。

二是控制备件存货资金，减少库存。库存一般不会产生任何附加价值，而且产生搬运和储存需求，吞食了财务资产。随着时间的推移，一方面会腐蚀、变质，产生浪费;另一方面，随着产品的升级换代而变成废品。我们备件有数万种，有的价格昂贵，有的不值几文，有的数量庞大，有的寥寥无几。我们必须分清主次，进行周密规划，对所有的备件ABC分类控制。A类存货种类少，占用资金大，应集中主要力量管理;C类存货种类繁多，占用资金少，不必耗费大量的人力、物力、财力;B类处于中间地位，也应引起重视。库存的备件要在保管好的基础上，加速周转，同时及时补库;库龄长的备件要积极在公司内外进行调剂，避免跌价损失。

三是优化库存结构，实现资源共享，要在仓储集中管理的基础上实现科学管理，对库存备件的通用性和专业性进行库位的优化管理。这不仅可以大大地减少库存占用资金，而且能节省人工成本和管理费用，实现了资金的有效利用，更主要地能更快更好地为公司生产正常进行服好务。

结束语

我们要进一步解放思想，追求卓越，克服采购环节中的困难，降低成本、保证质量、提高工作效率和快捷优质服务等效果，为公司带来更大利益。

参考文献：

[1]殷元元，赵丽清，王承明，丛蕾.优化采购流程降低采购成本[J].实验室

[2]张贤善.工业企业采购供应管理.北京：冶金工业出版社，2017

[3]常静.ERP环境下的采购流程与应付账款的核算及控制——基于A企业集团实施ERP的思考.西安财经学院学报，2018，9（4）：69-72

（作者单位：山东核电有限公司）