浅谈加强企业档案安全工作的办法和途径

摘 要：对于档案而言，其承载了企业与员工的全部发展历程。在高速公路事业发展进程中，档案资源是工程建设以及经营管理的重要依据，因此，档案安全至关重要，安全技术与安全体系更是重中之重。面对信息化时代，企业档案管理面临新环境，档案安全问题也更加突出。为此，要以新时期为切入点，结合企业档案安全管理实际，积极探讨企业档案安全管理策略，落实防范举措，多角度出发，切实增强信息时代企业档案安全性，为档案价值的发挥奠定坚实的基础。

关键词：企业;档案安全;办法;途径

前言

企业档案记载了企业发展的历史，是宝贵的财富，一旦损毁，势必造成巨大损失。高速公路档案是公路工程建设施工以及经营管理过程中形成的价值性资料，凸显公路项目建设水平，技术含量较高，也是后期运营维护的重要依据，由此可见，高速公路档案安全管理工作尤为重要，尤其是面对档案管理信息化，纸质档案与电子档案同时存在，档案安全更需引起重视，为档案资源的高度共享与利用创造有利条件。

一、加强企业档案安全管理的必要性

企业档案是企业开展工作的重要记录，尽显原始性特征，涵盖大量行业机密。企业档案安全建设是档案管理中不容忽视的内容，也是重点。鉴于网络信息环境的影响，企业档案安全深受挑战，因此，安全建设更加迫在眉睫，档案安全需要向着高效性的方向发展。档案安全管理体系的建设势在必行，必须将安全责任落实到位，强化风险管理，实现全面性安全预防与控制。

二、影响企业档案安全的因素

首先，自然方面的因素主要涉及一些不可抗力，一般多为灾害性的破坏，具有突发性，很难进行有效预防。其次，硬件设施的安全性也是重要方面，尤其是在高速公路运营过程中，基础设施不完善是引发档案安全问题的重要因素。再次，在信息化时代，电子文件数量增多，其收集、整理以及查看应用都依赖于计算机，很容易遭受病毒、黑客等攻击，档案安全受到威胁。最后，档案管理规范性水平也是制约档案安全的重要方面，例如，档案借阅流程不规范、原件保存不合理等。除此之外，监督机制的不健全也很难保障档案资源的可靠性。

三、企业档案安全管理工作中存在的问题

1.尚未在全员范围内树立档案安全观念

对于档案管理工作，很多企业缺乏足够的重视，安全意识薄弱。在档案管理实践中，安全意识完全依赖于传统的纸质档案管理思維，将安全问题简单定位为资料的密封。但是，这种想法显然与社会脱节。在电子信息化时代，电子档案成为趋势，档案安全也面临新情况，安全建设涵盖更多方面的内容。另外，很多企业尚未构建专门的档案管理机构，人员多为兼职，专业性不足，对档案安全认识不到位。由此可见，档案安全工作的首要任务是树立档案安全思维，在全员范围内认识到档案安全建设的价值。

2.档案安全管理措施不到位

面对新的发展时期，企业档案安全身处信息化时代，因此，机密性、稳定性以及真实性是突出特征。目前，很多企业尚未构建具有独立性的电子档案平台，对网络依赖性较强，而网络自身具有不稳定的特性，很容易遭受攻击。另外，还有部分企业对档案电子化认识不到位，电子档案信息不完善，备份与迁移工作尚未落到实处，这也是档案安全管理建设不完善的体现。

3.企业档案安全基础设施薄弱

立足当前，企业档案更多以电子形式存储保管，但安全策略建设却凸显滞后性，与无纸化办公不相适应，档案安全尚未得到保障。究其原因，一方面是因为企业基础设施建设落后，硬件未得到及时更新，设备落后。同时，安全投入有限，人员安排不合理，促使档案安全遭受威胁。另外，企业尚未构建全面的档案安全预警方案，无法在档案出现安全问题之后启动紧急预案，档案安全很难得到保障。

四、如何全面加强企业档案安全工作

1.构建法治思维，将档案安全法律法规建设落到实处

对于企业档案安全管理，从根本上讲，离不开法律法规的保障性作用。具体讲，要将档案工作的监督落实到位，构建完善的档案工作组织网络，形成更具完备性的档案安全管理机制。具体讲，要对档案安全法律法规进行掌握，结合企业实际情况，构建适合性的档案安全体系，进行不断更新、升级以及发展壮大。另外，企业要加强制度建设。除此之外，档案安全宣传工作不容忽视，促使管理人员明确安全建设的重要性，将安全措施落实到位，切实提升企业档案管理的规范性与安全性。

2.增强人员安全意识，保证安全责任制落实到人

对于企业发展，档案是重要资源类型，档案安全建设事关企业长远稳定发展。面对档案安全问题，企业档案管理人员要提高意识，将安全管理工作摆在重要位置。另外，要对档案管理责任制进行细化，依托专门的档案管理机构，将安全责任落实到位。一旦出现档案安全问题，需要进行严肃处理，以便有效维护档案的安全性。

3.积极构建企业电子档案平台，增强系统安全系数

立足电子信息时代，纸质档案向电子档案过渡，但是很多企业电子档案平台建设处于初级阶段，系统建设缺乏完善性，存在诸多安全漏洞。基于此，要加大电子档案平台建设投入，重视增强系统独立性，切实提升系统稳定性与保密性。另外，要重视对平台安全性进行维护，由专业人士负责。电子档案的备份工作不可忽视，需要定期进行，做好监督与检查。

3.建立档案安全风险预警方案，重视安全风险评估

对于企业档案安全管理，需要对其进行安全等级管理，目的是达到对安全问题的逐一排查，将定期检查落到实处。为了保障档案的安全性，需要构建相应的风险政策，增强执行力。结合档案类型，进行针对性安全管理。针对电子档案，需要以电子档案平台为基础，构建针对性管理权限，设置安全等级，以便将安全风险降到最低。除此之外，风险评估也需要引起重视，强化安全预警保障作用的发挥。具体讲，需要落实“以防为主，防治结合”的基本原则。一方面，要切实提升档案部门危机反应能力，构建科学的档案安全预警与应急体系。要积极收集有关档案安全方面的相关理论与实践性资料，对相关数据进行分析与监测，预估可能发生的安全问题与后果，构建针对性预警方案。一旦发生灾害，能够快速启动，实现档案的快速抢救与维护。另外，应急方案的制定也需要引起重视，主要涉及基本的应急方案、相关设备、流程、通讯等保障性措施。要积极组织相关演习，借助计算机进行模拟操作，以便在灾害发生的时候能够实现高效应对。

4.加强企业档案管理制度建设，全面发挥安全机制的防护作用

档案安全性离不开完善、合理与严密的档案管理制度，以便实现对档案管理各个环节的有力管控，将问题控制在相应环节之内，避免载体遭受破坏，防止信息被篡改。因此，严格的管理制度是消除安全隐患的根本。首先，要结合档案安全建设领域相关法律，如《档案法》、《保密法》等，结合企业自身实际，对档案保管、保密等方面的制度进行优化，强化前端控制与全程管理的有机结合。其次，对档案归档与保管利用制度进行构建，保障归档阶段档案实现了全面检查，维护其自身真实性、可靠性与完整性。保管制度需要力求严格性，使用安全性较高的存储介质，制定科学的保存标准，强化对档案载体与相关内容安全性的全面检测。落实维护措施，构建科学利用制度。除此之外，要将安全责任考核机制落实到位。

5.全方位落实安全培训与教育，增强安全建设的智力支撑

对于企业档案安全建设，一方面，要构建专门的档案安全组织机构，以档案管理人员为主要构成，明确职责所在。另外综合运用多种手段，对档案安全工作进行宣传，对各种制度、规章、规程等进行传达，增强安全意识，构建安全观念。再次，加强档案安全知识与技能培训，尤其是结合纸质与电子档案两种形式，构建针对性强、科学与规范的安全防护方法。针对电子档案，要加强人员信息安全、保密知识技能培训，应用多种教育与培训手段，将网络信息安全知识传递给管理人员，为档案安全提供有力的智力支撑。

五、结束语

立足新的发展时期，企业档案对企业发展影响力巨大，而档案安全又是档案管理的重要环节，对高速公路企业发展产生深远影响。因此，要结合新时代，以信息化建設为切入点，全面加强企业档案安全管理建设，重视环节把控，增强安全防范观念，积极构建科学高效的档案安全防范体系，保障监督检查到位，维护企业档案安全性与可靠性，为企业档案价值的发挥奠定坚实基础，更好服务于企业的长久与可持续发展。

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作者简介：赖晓虹（1984-），女，本科，广东江肇高速公路管理中心任综合事务部主管，档案馆员。