加强合同评审有效性探讨研究

张明 孙树红

合同评审是大多数军工产品生产企业项目管理的“盲区”，笔者对目前合同评审中存在的问题进行了梳理和归纳，分析了产生问题的原因，并对如何提高合同评审的有效性进行了探讨，以期为今后的项目管理工作提供有益的借鉴和参考。

合同评审是指在签订合同、协议或接受订单前，为了确保规定的质量、技术、进度要求和双方权利义务合理、明确且供方能够实现，由组织对生产能力和条件资源进行确认，识别生产过程中的不确定因素，避免因不确定性带来的风险而影响产品质量和交付节点的一项活动。

对于生产武器装备的军工企业，合同评审在其生产和质量管理工作中的重要作用不言而喻。GJB 9001C-2017标准中专门列出一个条款——8.2.3条“产品和服务要求的评审”，对包括合同在内的有关产品和服务的要求的评审工作作出规定：

在承诺向顾客提供产品和服务之前，组织应对如下各项要求进行评审：

a）顾客规定的要求，包括对交付及交付后活动的要求；

b）顾客虽然没有明示，但规定的用途或已知的预期用途所必需的要求；

c）组织规定的要求；

d）适用于产品和服务的法律法规的要求；

e）与以前表述不一致的合同或订单要求；

f）风险及其控制。

与产品和服务有关的要求一经确定，就形成了与顾客之间的“合同关系”，如果组织不能满足这些要求，就要承担不能履行合同的责任，这将导致经济损失并影响组织的声誉和顾客的信任。由此可见，合同评审是整个项目管理的重要环节，评审工作的好坏直接影响承担项目后续的设计、研制、生产、交付和售后服务全过程以及组织内部的活动。广义地讲，本文所指的“合同”不应局限于军工产品订货合同本身，可以扩展到所有对产品和服务要求进行确定的合同、协议或订单，组织应对这些要求进行评审，在确保自己有能力满足要求后再签订“合同”，本文中，我们将之统称为合同加以论述。在工作中发现，合同评审的重要性虽然组织都有所认知，但在实际操作时尚有不完善之处，因此拟对其进行分析并探讨有效解决的对策。

一、合同评审中存在的问题

（一）合同评审大多流于形式

大部分企业对合同评审工作还没有引起足够的重视，实施合同评审往往只是走过场，有的配套单位随着甲方签订合同的节奏走，本单位的项目管理部门无法体现较大的自主权，对相关的合同约定事项不能提出自己的意见建议；有的在合同盖章时附一张体现合同评审内容的审批单，在进行合同盖章审批手续时一并签字了事；有的在合同签订后才补办评审手续，合同评审的作用形同虚设。

（二）合同评审的方式单一

合同评审有多种方式，比如GJB 9001C-2017标准8.2.3条注：“在某些情况下，如网上销售，对每一个订单进行正式的评审可能是不实际的，作为替代方法，可评审有关的产品信息，如产品目录。”对于军工产品来讲，常用的评审方式有会议评审、会签评审、主观评审等，对不同类型的项目或产品、服务应有不同的管理要求，可以采取不同的方式，有的合同评审可能会同时用到几种评审方式。然而大部分承制单位一般习惯主观评审或会签评审，会议评审的方式较少采用。

（三）合同评审的内容不全面

大部分组织在进行评审时，最关注的往往是合同金额、交付进度，对以下内容的评审不够全面：一是对是否符合国家相关法律、法规要求一般都是草草看过，对是否有更新的法规标准要求也不求甚解；二是合同編号、签订地点、签订时间、合同有效期等重要的合同标的要求不严，评审时缺乏重视；三是对合同质量保证条款中诸如验收依据、交付方式、违约责任等内容规定不细；四是对与以前表述不一致的合同或订单要求基本没有对照修改的过程，不能满足8.2.3条中“组织应确保与以前规定不一致的合同或订单要求已得到解决”的要求；五是对“风险及其控制”的评审普遍缺乏评估的针对性和有效应对风险的措施。

（四）评审记录不规范

部分合同评审人员对合同评审的要点和方法掌握不够全面，导致不明确应评审什么内容，评审记录要素不全面、格式不规范、内容不详细，评审结果及所需落实的措施记录未予以保持；还有一些组织以打“√”的方式进行符合性检查，对每份合同的具体评审情况缺乏记录，不利于保持评审记录的可追溯性。

（五）合同评审未及时与顾客沟通

在评审前未对顾客要求进行确认，在评审后未及时将评审结果及相应的处理方式反馈给顾客。

（六）随意变更合同

GJB 9001C-2017标准8.2.4条规定，“若产品和服务要求发生更改，组织应确保相关的成文信息得到修改，并确保相关人员知道已更改的要求。若产品和服务要求发生更改影响到实现顾客要求时，其更改应征得顾客的同意。”但在实际工作中，产品和服务要求发生变更后往往未及时实施再次评审，相关的文件未及时修改，变更信息也未及时传递到相关部门和人员，导致不能很好地满足客户的合同需求。

由此可见，如何更有效地实施合同评审，是相当数量的承制单位所面临的共同课题。

二、产生问题的原因

（一）组织重视程度不够

有的企业签订合同经验主义占主导，认为把活干了就行了，不需要事先规划，什么时候有问题现解决就行；有的企业存在合同签订滞后于生产的现象，容易产生忙乱思想，害怕评审会“耽误”合同盖章生效的进度，因此不愿实打实地搞评审查究问题；还有的企业与顾客沟通不及时。这些说到底就是企业重视程度不够，没有把合同评审放到影响履约效果、影响生产进程、影响实物质量的高度来进行考量。

（二）合同管理不规范，契约意识需要加强

如前所述，不少企业只关注合同金额、进度等内容，对质量保证条款、交付要求、约定事项等内容不甚在意，导致不少事项考虑不周，真正履行合同的过程中遇到具体问题时扯皮不清。再有就是对合同签订日期和交付进度的随意性较大，不符合产品生产的周期规律，有时甲乙双方都知道此类问题，出现延期等违约问题时也并不追究，体现不出合同具有强制法律效力的作用。

（三）合同评审的具体要求掌握不全

合同评审评什么、怎么评，各单位虽然都知道要评估风险、分析能力、完善计划等等，但内容往往大而空，放之四海而皆准。笔者收集了GJB 2102-1994《合同中质量保证要求》、GJB 3888-1999《军事代表参与武器装备研制合同管理要求》、GJB 3900-1999《武器装备订货合同中质量保证要求的提出》、GJB 3900A-2006《装备采购合同中质量保证要求的提出》、GJB 4830-1998（GJBZ 20492-1998）《武器装备订货合同的内容、签订与履行》等相关标准，认为以标准为依据，以产品具体情况为落脚点，才能真正体现合同评审的价值和作用。

三、提高合同评审有效性的几点建议

（一）宣贯实施合同评审的益处

作为组织质量管理体系的一部分，制度化的合同评审程序可以带来诸多益处：①所有与完成合同有关的人员或部门有机会参与合同评审，可以得到相关指导文件或订货信息，以了解合同要求的程度；②评审人员可以利用评审分析合同限期以及相关的委托；③为了成功履行合同，正好以此为起点，有助于激励项目的开发；④这也是一种用客户眼光来审视质量计划的方法。综上所述，如果执行合同评审的程序，可以减少甚至避免在供方与客户之间产生误解或争执，这种透明的方法，其结果是增加了客户信任和忠诚度，使其对产品质量的抱怨降到最低的程度。将这些益处宣贯到组织的每个人，那么将对后续合同的完成产生积极的推动和激励作用。

（二）合同评审时机前移

可以在项目意向阶段就启动合同评审工作，对竞标项目合同评审建议在投标阶段就开始实施，将合同评审的时间线拉长，而不要等到合同签订前“事到临头”才匆匆忙忙走个过场，这样一方面有利于充分了解掌握完成合同的内外部环境、影响因素、风险机遇，另一方面可以提前对合同本身充分酝酿斟酌，比如合同标的是否合理，技术要求是否完整、明确，是否有明确的进度要求，质量保证条款是否合理，是否有明确的验收要求，是否有能力支付、违约赔偿等方面的内容，对后续风险提前把控。

（三）多种方式结合进行合同评审

组织可对常规合同与特殊合同、重要合同分类甄别，常规合同可采用会签方式进行评审，对于特殊合同、重要合同，评审应及时与顾客进行沟通，尽量在评审前广泛征求意见和梳理问题，建议采取会议评审的方式，及时做好评审记录，并及时与顾客沟通。

（四）全面评价项目的主要控制目标风险

GJB 9001C-2017标准通篇都融入了风险控制的理念，这种理念在合同评审中更是不可或缺的因素。工程类项目风险有很多种，如质量风险、投资风险、进度风险、安全风险、社会风险和环境风险等等，不同特点的项目，高发风险的侧重点也不同，只有全面、系统地分析影响合同顺利履行的潜在风险，进行有效的风险源识别，才能筛选出主要风险作为项目风险管理的重点对象，用于指导后续风险管理计划的制定，可以按照“高、中、低”风险等级制定对策措施和相应预案，切实提高合同监督管理的预见性、针对性和实效性。

（五）加强合同的严谨性和客观性

①审查合同主体是否合法，涉及的单位、用章、经手人等应严肃对待，保证是具有法律效力的执行者；②合同条款应完备，合同文字应规范，如前所述，对于合同编号、有效期、违约责任等重要的合同标的应认真对待，不应缺项、落项，文字应简练准确无歧义；③对于合同所附的质量条款中涉及到的验收依据、技术状态、交付要求等内容要结合产品实际情况认真对待，不可千篇一律；④不得随意变更合同评审结果，产品要求发生变更后应及时实施再评审，对相关的文件及时修改，并将变更后的信息传递到有关部門和人员，以更好地满足客户的合同需求。

（六）建立项目合同可行性论证机制，使风险评估具有权威性

组织可以抽调管理、质量、研发、生产等各部门人员建立专家库，研究建立一套项目合同可行性论证机制，把合同评审作为承制单位的一项长效工作，相对地固定方式、固定队伍，确立起合同评审的权威性，这样更有利于有步骤、有目的的进行风险识别和控制。

通过以上分析，今后应结合各承制单位实施合同评审的现状及存在的问题，不断探索出适应企业具体特点的合同评审模式，加大合同评审工作的管理力度和重视程度，配置得力的专业人员，加强合同评审工作的有效性，认真把好合同评审关，为持续改进质量管理体系的有效性提供有益的参考和借鉴。

参考文献：

[1]浅谈工程项目管理中的合同管理问题.作者：庄宙.工程管理，山东大学2008。

[2]黄翔.合同评审在计量校准服务中的应用.上海计量测试.2008年01期 。

[3]刘嘉璐.浅谈如何加强科研院所项目合同评审工作的有效性.军友诚信认证.2017年第3期。

（作者简介：张明，陆军装备部驻沈阳地区军事代表局综合处参谋；孙树红，陆军装备部驻沈阳地区军事代表局驻长春地区第一军事代表室工程师。）