在医院人事档案管理中应用数字化信息的思考

于媛媛

摘要：目前我国医疗卫生体制改革的进一步深化，需要医院对其人事档案管理工作进行相应的升级，将数字化信息化技术更深入地应用于人事档案的管理工作之中，提高医院的人事管理工作效率，加强医院的人力资源基础管理，推动我国医疗卫生事业的全面现代化.

关键词：医院;人事档案管理;数字信息化;弊端;困难;应对措施

中图分类号：G275  文献标识码：A  文章编号：1673-260X（2019）07-0123-03

医院人事档案的存在价值在于证明医务工作者从上学阶段到工作阶段的人生轨迹[1].计算机网络技术的迅速兴起，带来了又一场“革命”，把人类社会带进了信息化时代，各个行业相继将计算机技术与自身行业特点相结合逐步推进档案管理的信息化.国内医院的人事档案管理采取的主要还是纸质档案与数字档案并存的方式，其数字信息化程度还有很大的提升空间.

1 医院人事档案数字化管理的重要性认识

人事档案管理是人力资源管理的基础，是医院战略的重要组成部分，具有重要的价值，通过人事档案详实地反映医院的人才库，为医院人力资源管理工作的发展提供依据[2].推动医院人事档案数字化信息化管理，有利于提高当前人事档案管理的效率，减少人工信息收集与整理，档案调阅与归档带来的人力物力损耗;有利于整合人事信息资源，通过档案实现对人才资源的共享，方便各级管理人员对员工的详细情况进行摸底和掌握，有针对性地安排工作，合理配置有限的人力资源;有利于建立立体的、高效的人才管理体系，实现对医院各方面人才的合理管控;还有利于纸质档案的使用年限，减少因反复调档以及翻阅复印等原因造成的磨损.

医院的人事档案管理除了作为人员任免的重要依据，也是医院职工维护自身合法权益的重要保障.人事档案管理者对档案的管理工作，就在于提供不同职工的整体素质能力情况，为人事部门任免职工提供参考.此外，医院的人事档案管理也在一定程度上反映了医院的具体经营管理情况.数字化、信息化人事档案管理也在一定程度上反映了一家医院的现代化程度.在当前医疗改革逐步深化、互联网技术应用越来越普及的情况下，医院的人事档案管理部门应当对人事档案的数字化、信息化投以必要的关注，克服数字化、信息化人事档案所面临的困难，解决当前传统管理方式下人事档案管理中存在的弊端.

2 目前人事档案管理弊端

2.1 对档案管理的重视不足

档案管理没有办法给医院带来直接的经济利益，这一缺点使人们长期忽视档案管理工作的重要性，产生出档案管理可有可无的错误认知.上级没有安排经费为档案管理人员提供进修机会.负责档案管理工作的员工不重视，缺乏责任心和提高专业素养的动力，降低了档案管理部门的效率，阻碍了医院长期的发展.

2.2 档案内容不准确

干部人事档案主要是对干部人事相关信息和工作表现形成的记录，为事业单位进行干部选拔提供参考依据[4].我国正处于高速发展时期，随着相关政策的放宽以及交通基础设施建设越来越完善，社会人口流动性迅速提升，高学历人才的流动性甚至更大，导致“人档分离”、档案内容准确性不足等现象十分普遍，给档案管理带来了很大的麻烦，医院人事档案管理部门也面临着这一问题.除此以外，由于档案管理的宽松，导致许多人，尤其是具有一定社会地位的人，常常会借助一些管理上的漏洞或者直接通过收买档案管理人员的方式，恶意篡改个人档案，抹黑竞争者或者删除个人不光彩的履历，虚报个人经历等，严重破坏了个人档案的真实性和可信度.

2.3 管理人員专业素质不足

人事档案管理人员必须有过硬的专业技能以及相应的思想政治素质，在当前的信息化社会中，计算机成了每一座医院的标配，相应对员工的要求中也多了计算机办公、专业软件使用等能力的要求.在大多数医院中，负责档案管理工作的仍然是中老年职工，多数老员工在政治素质很过硬，但是思想上却很传统保守，而且奉行经验至上主义，在对于计算机这一新潮的事物，接受率并不高，或者由于思考方式的不同，不适应计算机系统.直至各种新的互联网技术进一步发展之后，这种状况才稍微有所改善，而档案管理工作的枯燥乏味，又无法吸引年轻人的加入，所以导致了档案管理人员在专业素质上无法满足时代发展的需要.

2.4 档案管理规范化程度低

不管是实现了数字化信息化管理的人事档案，还是依然采取传统方式进行管理的人事档案，都没能很好地实现规范化管理，人事档案作为一个人的人生经历与成就、荣誉名誉与工作态度等方面的统一体，能够全面真实地反映一个人的现实情况.人事档案的编纂是动态的，随着档案所有人产生新的经历而进行阶段性地补充，要保证档案信息来源的及时具体和客观有效，档案信息的录入必须规范化、制度化.由于实际工作中人事档案的信息来源具有不确定性，所涉及的部门较多，信息的录入就出现的了盲目性和随意性，导致信息失实，造成人事档案管理混乱.

2.5 人事档案管理人员缺乏责任心

档案管理工作容易上手，但是想要深入做出成绩却非常困难，这是其不受人重视的主要原因，由于不受重视，对于档案管理人员的监督管理工作就变得很宽松，纵容了档案管理人员的惰性，使当前的档案管理人员普遍缺乏责任心.此外，档案管理人员中还有相当一部分是实习生和兼职工作人员，这些人的流动性很大，对于岗位的归属感不强，只是基于完成工作任务的目的而工作，没有将其当作一份职业，同样缺乏责任心.

3 实现数字信息化档案管理系统的主要困难

3.1 数字信息化档案管理人员的计算机使用能力不足

当前，医院的档案管理人员中，除了少部分固定的管理人员，其他多为临时性的实习生和兼职员工.他们之中要么实际工作经验少，要么对于计算机系统在对人事档案管理中的应用不够熟悉，主要表现为：

3.1.1 对计算机的使用能力不足.兼职员工通常在文化水平上都较为欠缺，或者时仍然在校就读，对于计算机办公的各种软件还不够熟练，不能对电子档案进行快速处理，从而造成数字化档案在实施上发生人才使用的困难.

3.1.2 中老年管理人员对于计算机系统的排斥.中老年档案管理人员已经习惯了传统的管理方式，在思想上受到了传统观念的束缚，对于数字信息化档案管理不仅没有兴趣，而且在心理上还会有所排斥.计算机技术对于他们来说，学习起来困难太大，所以即使有选择的机会，他们也依然会选择使用传统的档案管理方式.

3.1.3 对数字化档案系统的维护和使用能力不足.数字化档案管理系统的使用与维护，需要具备一定的机器语言能力，档案管理工作需要一定的专业管理能力，医院的档案管理人员有需要有一定的医院经营管理知识水平，能够同时具备三项能力且愿意从事档案管理工作的人很少，所以在数字化档案管理系统的使用与维护上，很难寻求到合适的工作领导者.

3.2 数字化系统功能不完备

不管是直接购买成品的数字化信息管理系统还是自己创建数字化信息库，由于技术不水平有限或者由于现实情况与理想情况之间的差异，数字化信息系统都存在系统功能不够完备的情况，需要在使用中继续开发，而具备开发能力的人不具备档案管理能力，具备档案管理能力的人又缺乏医院经营管理的基础知识.三者不可兼得，使的数字化信息档案管理系统的实现缺少了最有力的引导者.

3.3 当前未实现或者已实现的数字化档案信息库太小，医院的人事档案管理工作单调枯燥但是数量极多，且当前正处于纸质档案与数字档案之间的交汇期，既有纸质档案的存在，也有数字档案的存在.相比之下，纸质档案的档案数量远远多于数字化档案，要想将所有纸质档案全部录入为数字化档案，需要大量人力物力和漫长的时间.由于档案随时都处在活跃状态下，如果没有做好合理的工作调度安排就进行纸质档案录入数字档案管理系统，很容易引起档案管理工作的混乱，发生记录错误，恶化档案内容失真的情况.

4 数字化人事档案管理问题的应对措施

4.1 提高对人事档案数字化管理的重视程度

一方面，各级领导应当重视人事档案管理工作，提高薪酬福利以吸引掌握专业技能的青年人才参与到档案管理工作，带动人事档案管理部门内部成员的思想转变，还应当划拨一定经费用于对人事档案管理人员的专业技能培训，逐步推动人事档案管理工作的数字信息化.另一方面，人事档案管理人员，尤其是老员工，应当转变思想，积极学习和接受新型技术，学习新的档案管理技能，满足不断变化且越来越倾向于数字信息化的档案管理方式.除了提高个人的能力，还要严格审核制度，通过各种途径保证档案材料的真实性[4].

同时，为了推动人事档案管理的数字信息化，在对人事档案管理人员的培训课程中，必须确保有足够的计算机使用培训和数字信息化档案管理系统的使用培训，使人事档案管理人员起码具备数字信息化档案管理系统的三种能力中的两种.在日常的数字信息化档案管理系统工作中，为了消除人员能力上的差异对系统操作完成数字信息化档案管理系统工作的造成的影响，应当对不同的档案管理人员以不同的方式进行分工，确保他们长处的发挥和缺点的避免.同时，各个档案管理人员也要正视自己的不足，努力通过学习来弥补，提升个人能力，以做好医院的人事档案管理工作.

4.2 规范化人事档案的数字化管理

对于内容不准确的档案，应当重新进行整理和归纳，对其中不准确的内容进行纠正，在纠正过程中应当遵循客观事实，不能无中生有，也不能把原有的内容随意删减、消除不良记录等.对内容进行纠正和校订之前，首先要确立起一套完整的规章制度，确保人事档案管理工作有章可循.确立起相应的规章制度后，人事档案管理工作的全过程都应当在该规章制度下进行，避免人事档案管理工作的盲目无序.此外，档案所有人的新经历、新成绩、新荣誉等方面的变动，应当及时载入档案，包括数字信息电子档案和以纸质保存的档案的更新.

数字信息化档案管理系统的正常运行，同样要遵循一定的规章制度，在档案的录入、修改、增加和删除等问题上，必须有明确的程序性规定，作为档案管理人员的工作依循，避免数字信息化档案管理系统发生与纸质档案相似失实的错误.同时也要严格档案修改的程序，在纸质档案数字化的过程中，应当对纸质档案的真实性进行审核，排除由于管理混乱造成的虚假内容.审核的程序应当公正合理、有充分的证据作为证明，否则不得对档案进行修改，只能依据纸质档案的记载如实录入.在录入过程中还应当注意录入期间发生的个人档案的变动，可以设置专人进行录入期间档案变动的登记和补录，以免发生混乱.

此外，数字信息化人事档案管理能够很好地解决当前最常见的“人档分离”问题，而且在数字化信息化的档案管理系统普及之后，档案所有人的劳动关系发生变更时，只需要两个拥有数字化新信息化的档案管理系统的用人单位之间依据档案转移的有关文件（一般为调档函）直接转移个人数字档案即可，具有方便快捷的特点.

4.3 建立、健全数字信息化档案管理系统

对于当前还未建立数字信息化档案管理系统的医院，应尽快建立相关的系统，并聘用一些有相应管理能力的专业人才组织纸质档案的数字化、信息化.已经建立了一定电子档案管理系统的，应尽快实现原有系统的升级改造，实行数字化、信息化管理.

数字信息化档案管理系统的建设以信息数据库建设为基础，由于人事档案管理工作具有动态性，需要不断进行更新和管理，及时编纂和加入新的档案信息，数字信息化的人事档案库应当具备基本的有权限式的编纂功能，保障人事档案的真实具体，信息更新及时.除了基本的功能以外，根据需要增加一些如合同管理、考勤管理等功能模块[5]，以满足实际工作需要.这样医院的人事档案管理工作才能为其他工作提供有力的支持，促进各部门工作效率的提升.

5 结束语

医院的人事档案是医院人员流动和员工职责任免的重要依据，也是员工权益受到侵害时用以维权的重要凭证，不管对于医院自身，还是对于档案所有人自己都具有极其重要的意义.档案管理工作应当得到足够的重视，医院领导方面应当为档案管理人员提供相应的学习机会，督促档案管理人员进行数字化、信息化管理模式的学习，克服档案管理系统数字化信息化所需要解决的困难，推动本单位的档案管理方法的数字化，提升人事档案管理的效率.

参考文献：

〔1〕张列斌.医院人事档案管理存在弊端与改进措施[J].中国卫生产业，2019，16（6）：104-105.

〔2〕任晓，韩倩.基于人事档案信息化的医院人力资源信息系统设计与研究[J].人才资源开发，2015， 10（10）：37-38.

〔3〕方文蓉.加强干部人事档案信息化管理全面促進人事管理创新[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2018，（04）：16-17.

〔4〕李东旭.关于卫生系统人事档案管理存在的问题及解决对策[J].中国农村卫生，2017（4）：70.

〔5〕程芳.人事档案信息化在医院人力资源管理中的作用[A].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集，2014.246-249.