论实现办公室行政管理精细化的优化策略

白利忠

摘 要：随着时代发展社会进步，各个领域的发展均已达到一定高度，粗略的看似乎已经没有了优化空间，但是从细微的来看，还是存在很大问题，其中针对办公室相关工作的行政管理在制度、组成、分配等方面的优化尤为重要，也是诸多不同行业管理层方面较为看重的问题。文章通过分析办公室行政管理细节优化的存在意义进行探索，针对某些问题提出建设性意见，为管理优化贡献一份思路。

关键词：行政管理发展优化管理方案

1 办公室行政管理精细化工作存在的问题

1.1 精细化管理目标缺乏

在办公室行政管理中，想要对精细化管理实施，首先精细化管理目标要完善、明确。在办公室行政管理中，没有明确的精细化管理目标，没有绩效考核体系等，在遇到管理上的问题后，就会有相互的推诿等问题出现。在行政管理精细化实施中，如果管理目的不够明确，那么就会影响和制约精细化管理的实施。在办公室行政管理中，明确的考核制度、管理目标等没有形成，就会对管理职能的发挥造成影响，同时也会影响到员工工作、归属感、责任感等。当前在办公室的行政管理中，精细化管理目标的缺乏，将影响着精细化管理工作的正常顺利开展。

1.2 有效的量化管理手段缺乏

在办公室行政管理的精细化实施中，缺乏有效的量化管理手段是影响管理效率的主要因素。在办公室的日常行政管理中，没有具体化、量化等，没有有效的分配行政管理中的各项工作，进而对管理造成影响。其次员工的工作考核内容与其工作的内容在日常的行政管理中有一定的出入，为此会造成工作脱节。因为没有量化和细化行政管理中的各项工作，在一些指标的制定中，也没有从实际的操作性上入手进行制定，为此使一些指标在工作中的实施受到影响。因为在管理中缺乏科学有效的量化管理手段，为此造成精细化管理工作效率不高，无法有效的提高办公室行政管理效率。

2 办公室行政管理精细化内容与要求

第一，定岗、定责，保证权责制衡。实践中要严格按照定岗、定责原则之间要求，对办公室责任体系进一步健全。其中，定岗主要是依据办公室职能及具体工作流程，对工作岗位进行科学的设置;定责主要是对岗位职责进行明确界定，并确定工作衔接的程序与界定，从而明确分工、各司其职;定标准则主要是按照局部或整体功能的最大化要求，将管理标准分解到具体的工作岗位上，从而形成一个科学合理的工作规范。

第二，流程优化与运作有序保障。科学而简约的工作流程，对于推动办公室管理的科学化与精细化具有非常重要的作用。基于现代管理理论，对办公室工作流程进行优化与完善。根据其职能，进行信息调研，从而使办公室工作能够依流程而进行。对于该流程而言，其设计过程中应当保障目标明确，并实现各环节之间的无缝衔接与有机配合。

第三，考核评议与绩效提高。首先要确定考核标准与要求，对程序性和易量化的办公室工作，应当尽可能地保障量化指标设计的科学性;非程序性或主观性较强的工作，应当对其进行定性评价指标设计。通过科学合理和方法，结合现代行政管理信息系统，生成科学的工作指标。对实践难以量化的指标，可以辅以人工方式来提高其考核之效率。

第四，制度完善，夯实基础。健全政务服务到事务管理，由外部协调至内部运转的办公室工作管理机制，尽可能地避免存在管理空白。同时还要注意健全重大事项的集体决策与专家咨询、听证以及决策评估民主决策机制，并以此来提高辅助决策的质量。对当前的机制进行清理，合理的就保留下来，并对其进行必要的补充，过时的就予以及时的废止，从而形成一个科学、完善、有效的管理体系。

第五，强化保障，不断改进其管理手段。实践中应当依托当前先进的科学信术，实现其科学的流程运转和工作评价，并保证其标准化、自动化和信息化，这也是全面推进企业办公室行政工作科学化与精细化管理的必然选择。

3 办公室工作中管理细节优化方案

3.1 重视企业文化

在诸多不同领域的行业中，很多企业在发展到一定高度后都纷纷开始注重企业文化的培养。企业是由员工组成的，因此企业的发展空间尽管受制于发展策略，但是在很大程度上也取决于组成员工的个人素养，而企业文化的培养有利于提高员工的个人素养，无论是个人的品德修养还是对企业的责任感、重视程度等等，都有不小的影响。在具体的管理细节优化中，以企业文化为角度出发，可以在针对具体工作的同时提高工作质量和效率，在企业文化的影响下，员工对待工作从个人角度来说将更加认真、严谨，有利于提高工作质量效率以及企业的发展空间。同时不同员工的不同能力体现也能达到最大效用，针对某些特殊工作员工遵从于责任心会更加用心的去处理，对待企业的事物也将更加细心，从而实现对工作和企业发展的双向促进。

3.2 个人素养

企业是由员工组成的，企业工作也是由员工进行的，企业发展空间也有一部分是受员工影响的，因此企业员工对企业的影响是至关重要的。企业员工个人素养不仅仅体现在个人工作质量和效率上，处事态度、工作能力、协调能力等等都是个人素养的体现，这些东西都会对整体工作过程产生或多或少的影响，累积到总体就是对工作的致命影响。企业员工的工作态度、工作能力、工作目标等等都是需要人为的去培养去引导，不能光靠员工自己发展，这样不仅员工个人能力得不到发展，企业在激烈竞争中反而会遭到淘汰，管理细节优化的一大重点就是在于培养员工的个人素养，让员工个人素养的方方面面在精确的细节管理之中有计划有目的性的得到培养和提高，从而使其在企业工作过程中能够有相应的能力来处理，在企业发展上贡献力量。

3.3 严格制度执行

管理细节优化在办公室工作中不能仅凭自身開展，不仅没有确切的可依据内容，也无法令人信服，因此管理细节优化相对应的制度来支撑，而管理细节优化本身就是在执行制度。制定相关的制度来确保管理细节优化能够顺利开展，首先制度要针对办公室工作的具体内容来制定，要对办公室工作中涉及到的一切尽可能的涵盖其中，确保管理工作不出现漏洞，在工作流程上保证完整，在工作细节上保证得当。

3.4 细节优化概念加强

办公室工作开展管理细节优化不能只是单纯的针对管理或者细节开展工作，在工作进行过程中要尽可能的去推广管理细节优化的概念，让企业员工在受管理细节优化的同时理解管理细节优化的存在意义，办公室的组成人员都应该对管理细节优化有着一定高度的充分认识，让他们都理解管理细节优化的优势与内容，从而在工作当中也开始开展管理细节优化，不仅能够帮助办公室管理细节优化工作的进行，更有利于其个人素养的培养，在一定程度上让其个人工作质量和效率有所提高，推动了企业的发展。

3.5 经济优化

办公室管理细节优化最直观的体现就是减少了工作过程中不必要的人力物力开支，从效益上来讲节省了成本增加了盈利空间，从声誉上来讲这是企业工作优秀的一个体现，无论哪点都表现了企业工作的成功，因此经济优化的优势不能只存在于管理工作中，也要充分体现和实践到企业工作中的方方面面。

4 总结

现代化管理的重要组成就是精细化管理，对精细化管理实施，可以促进各项工作的顺利进行，提升工作效率，并创作更多的经济效益，所有在办公室的行政管理中，非常必要实施精细化管理，可以将精细化管理策略在实际的管理中进行实施，促进精细化的实施。

参考文献

[1]徐平.浅谈如何做好国有企业办公室行政管理工作[J].现代国企研究，2018，（02）：228.

[2]宋季.电网企业办公室行政管理的应用策略研究[J].经济研究导刊，2017，（03）：169-172.

[3]肖彤，熊兰，王维子.浅谈办公室行政管理精细化的有效途径[J].办公室业务，2016，（01）：154.