论新形势下建筑工程档案的有效管理

刘波

摘 要：我国建筑行业自改革开放发展至今已经取得了非常不错的成果。建筑工程档案是工程重要技术参数和建设过程的记录、集合，具有重要的参考价值和借鉴意义，做好档案管理工作势在必行。

关键词：建筑工程;档案管理

引言

我国建筑行业之所以发展迅速，离不开各行业的大力配合。众所周知，工程施工涉及的领域多，工序复杂，一套完整的工程档案资料能够有效地保障工程施工的安全性、科学性，反映管理者对企业内部控制管理的重视程度。与此同时，国家层面也提高了对工程项目档案建设的重视程度，明确指出要把工程项目档案建设提上议事日程，提高对档案管理的紧迫感和重要性的认识。

一、建筑工程档案管理工作的重要性

（一）通过档案管理可以为企业领导者的决策提供依据。

建筑工程涉及到的环节多、领域广、施工程序复杂，如果未能对其活动进行详细的资料保存记录，工作开展就会混乱无序。建筑工程施工会产生大量资料，这些资料既是活动开展的体现，又能为质量与管理水平提升提供帮助，企业需要建立科学的管理制度，落实建筑工程档案管理，体现企业内控管理水平。在市场经济条件下，企业与企业之间的竞争越来越激烈，为了在激烈的市场竞争中存活下来，就需要领导者拥有大量的、可靠的信息。领导者可以充分利用档案信息，在实际工作中不断创新，利用各种新技术，为领导者的决策提供重要依据，促进企业健康快速的发展。

（二）通过规范化工程档案管理工作促进企业的发展，提高企业的工作效率与经济效益。

从宏观层面来看，国家对于建筑施工档案管理有相应规定，工程建设必须严格管理档案资料，如果资料不符合要求，则可以认定为工程不合格，规范的实施从一定程度上增强了企业档案管理工作科学性、严谨性。从质量控制工作来看，质量控制需要达成相关标准，而标准达成则需要项目施工过程规范化、科学化、标准化、合理化，通过资料对作业过程进行记录，可以为质量控制工作开展奠定基础，同时也可以提升项目质量水平。

（三）工程档案的特点体现为政府、企业以及人们提供更可靠的信息。

1、真实性。一般情况下，工程档案资料与工程建设相同步，把工程报批、施工、竣工等各个环节的活动真实记录下来，要求所记录的内容与工程建设实际状况高度符合。2、实用性。工程档案资料应该具备很强的实用性，常用于工程建设工作的考核，并为工程竣工结算提供重要依据。3、整体性。工程档案资料以文字记录的方式，把整个工程施工过程完整地记录下来，是反映施工的最原始资料，用于指导全过程施工，并能为同类型工程施工提供参考依据。

二、新形势下建筑工程档案有效管理的思考

在现代化社会发展中，档案管理工作显得越来越重要。但是随着社会的发展，档案信息的数据不断增加，规模也越来越大，如果我们仍然采用传统的管理模式必然会出现工作中的失误，无法适应当前社会发展的要求。因此随着新技术、新设备的不断涌现，档案管理工作也进入了一个新的时期，通过新技术的應用是档案管理实现信息化、现代化、数字化方向发展，成为档案管理工作发展的必然趋势。要做好新形势下建筑工程档案管理从以下几方面思考：

（一）资源配置

除了相应的硬件设施外，关键的是建立档案现代化管理系统，完成自动编目、自动检索、自动统计、借阅自动管理等日常管理事务，让数据库技术与档案信息组织有序化、标准化，从而实现档案管理自动化。建立一个档案计算机数据处理系统，是一个综合性的“集成”系统，又分两个部分：横向集成的管理系统和纵向集成的管理系统。其中：横向集成的管理系统包括：管理信息系统和办公自动化系统;纵向集成的管理系统包括：档案目录中心和信息中心。

（二）新技术的应用

传统的档案管理中.档案需要分类装订.然后撰写相关信息最后手工抄写目录，耗费大量人力且过程繁琐又低效。在实际工作中，档案管理工作者可以通过新技术的引入来提高档案管理工作水平，使企业获得长足的发展。例如：RFID（Radio Frequency Identification），即无线射频识别，是一项自动识别技术。一套完整的RFID系统由射频电子标签、读写器或阅读器以及天线三部分构成。它集编码、载体、识别与通讯等多种技术于一体，主要原理是利用无线电波对标记媒体进行读写、识别。利用RFID技术可以实现非接触式数据采集，方便随时查找档案名目，有助于实现动态实时管理。RFID读写器可以同时从多个标签中读取信息，比传统扫描方式快100倍。此外，RFID标签的数量存储量也很大而且可重复使用，还可以设置密码。RFID技术的应用可以大幅提高信息管理的效率。

（三）团队建设

在互联网科技技术的时代，档案自动化、信息化、数字化的建设，是提高档案系统整体功能的基础和手段。需要加强档案管理队伍对互联网技术的熟练掌握程度，提高处理、辨别、判断能力，是档案信息资源的本质需求。因此只有不断的发展档案管理队伍业务水平，熟练的掌握专业知识，才能够不断的适应档案管理事业的发展。

1、多角度的培养建设档案管理队伍，确保档案管理工作持续发展

建设档案管理队伍可以从规范化、制度化、持续化和信息化角度出发培养建设一支高素质的档案队伍。第一，制订档案人力资源规划。优化档案管理队伍的年龄结构和知识结构，吸收档案专业学历的人员，从企业层面出发，统筹考虑档案人才资源的合理配置和结构优化以及档案人才资源管理综合体系构建等事项;第二，健全管理机制，建立档案人才评价方式。科学制订岗位职责和目标责任制，实现工作目标和自身建设目标相一致。实行科学量化的严格考核，按照目标责任和岗位责任逐项考核。实施绩效奖惩机制，对成绩突出的先进人员予以奖励，对未按制度办理、不能按时完成任务和玩忽职守造成工作损失的给予必要的处分;第三，建立持续化的队伍用人选人机制。即从考虑档案工作人员相对稳定的角度，严格从制度上控制不合理的人员流动，明确档案管理人员进入标准，保证档案队伍的相对稳定。

2、建立健全档案队伍培训机制，提升管理者综合素养

采用多种形式、有计划有步骤地加强对现有档案人员的培训。主要从这几方面体现：第一，抓好政治思想教育，筑牢思想。需要树立正确的人生观、价值观、责任感、事业心，做到政治立场坚定，保证相关法律法规和政策的贯彻执行;第二，抓好专业培训提升，夯实业务。制订档案管理人员短期和中长期培训计划，通过举办业务培训班、专题业务讲座、业务研讨会和学术交流会，并结合档案现代化技术应用，不断提升档案管理的专业水平;第三，抓好综合素质提升，优化结构。在进行专业培训的时候，可以考虑从自然科学、美学、社会学、心理学等方面对档案人员进行培训，拓宽档案人员的视野，拓宽档案工作的思路;第四，抓好经费保障，确保实施。每年拨出一定的经费对档案管理人员进行培训，确保各项培训计划能够顺利实施。当然，为了减少档案人员培训管理层面的人力物力以及时间投入，企业也可以在社会上聘用那些专业优秀的档案管理人才，以此来有效的提升企业档案管理团队实力，进而为企业的工程质量掌控与提升奠定良好的基础。

3、加强作风建设，增强档案队伍的责任感和事业心

以档案事业科学发展为目标，在档案管理队伍中提倡解放思想，更新观念，勤于思考，勇于创新，创造性地开展工作，不为个人得失而骄傲、失落，具有优秀的奉献精神。

三、做好竣工、验收工作，保障档案的质量

充分发挥工程竣工验收档案的凭证作用，在工程竣工验收阶段，要根据《建筑工程档案归档范围》的要求，全面审核、检查工程建设中的文件，以及时发现问题并查缺补漏，确保竣工材料的完整性、准确性、及时性。另外，制定工程竣工验收备案制度和建设工程质量管理条例等条文，重视工程验收工作，并确保档案验收和工程竣工验收同步。

结语

在新形势下，随着经济社会的持续发展，建筑工程建设事业的发展更加迅速，档案管理作为建设建筑工程的重要部分之一，对建筑事业的进一步发展意义重大。因此，在实际工作中必须充分认识建筑工程档案管理的重要性，做好资源配置和团队建设，增强档案管理人员的信息化意识，有效推进建筑工程档案管理信息化建设。