谈如何加强电子文件归档管理工作

赵永刚

随着信息社会的快速发展，电子文件也随之大量产生。电子文件是能被计算机系统识别、处理，并按照一定格式存储在磁带、磁盘或者光盘等介质上，并可以在网络上传递的数字代码序列。与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者由于传统观念，加之电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪，推动电子文件管理工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律.摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。

一、电子文件管理方式的选择。

经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。

为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文件信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有具有保存价值的电子文件归档，这是最佳归档途径之一。

二、建立电子文件归档制度。

将头绪如此之多的的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度。并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件的归档工作，与纸质文档相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，依靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。

三、归档的必要性与适时简化合一的可能性。

鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要將重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具，档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存地址，同时，在电子文件归档目录 “备注” 项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。但从长远看，在电文件的存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大，情报价值高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一，要经过审慎印证，在万无一失的情况下实行，最好以简报、情况报道类，以及信息的实质内容已被其他档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。

四、加强电子文件档案管理工作应采取的措施。

1.推动电子文件归档工作的着眼点要高。立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息、管理的工作程序，建立归档制度。

2.由于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，电子文件的制作者、管理者和档案工作者都应积极采用有关技术措施，提高电子文件的可靠性。

3.建立电子文件全过程管理制度，明确各方面的职责要求，就显得非常重要。因此，一开始就明确由谁进行收集、整理，如何归档等制度，这是保证电子档案原始性、真实性和完整性的重要措施。

4.做好电子文件档案管理工作，全面行使“历史记录” 和“社会记忆”功能，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可修改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

5.归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门，应在每一卷卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项目中，注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。

6.加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养档案管理人才，要让档案管理人员不断”充电” 不断补充，“能量”，以求适应。要使档案人员适应信息技术和档案事业的发展，就需采取积极措施，抓好知识更新，引进、消化，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。

（作者单位：奎文区档案馆）