如何正确做好档案保密工作

赵成文

保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是每个档案管理人员的神圣职责，我们要认真履行这一职责，把档案保密工作中的每一个环节都做到万无一失。

一、做好档案保管过程中的保密工作

1、档案库房管理是档案保密的重点。从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层。库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止人内。

2、档案管理是档案保密的核心。首先，要提高档案管理人员的素质。档案管理人员对保守的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识。不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止 “无形”的储存在头脑中秘密的泄露。由子档案管理人员经常接触大量的秘密，这些秘密随着主人的活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，把保守秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。其次，要加强保密档案的日常管理。保密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。保密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密，应及时查明原因，进行补救。

3、做好档案的保管期限与保密期限的区分工作。确定保管期限的原则是，正确和鉴别档案的现实作用，根据本单位工作的需要和积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据本单位秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对本单位的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该单位秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密、法规的保护，产生法律效力的时限。

4、档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排列整齐规范，有规可循，有目寸查。档案保管工作的任务是艰巨的。也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案管理人员要持之以恒，时刻警惕。防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。

二、进一步做好档案开放前的准备工作

一成不变地看待档案的秘密牲，无视其秘密牲的时效和范围，是不对的。但如果缺乏保密观念，对保密档案无视其秘密牲，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案为社会各界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。

1、做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。

2、做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为 “绝密”、“机密”、秘密” 三级。确定档案的密级，就是为了让档案管理人員根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效牲。对外开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。

3、做好档案开放前的基础工作。开放档案首先要在利用原有基础，进行系统整理，达到分类科学 组卷合合理、编目清楚、排列系统的要求。

三、做好档案开放利用过程中的保密工作

1、档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：一是制度建设。档案利用规章制度一般有阅览、外借.复制等制度。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。二是队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题。从中掌握利用工作的规律。此外。还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。在利用中，要根据不同利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷盗或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。

四、正确处理好档案保密与利用的关系

在实际工作中，档案管理人员受传统保密观念影响，往往存在着“重保轻用”的现象。这种档案资源的利用不足，无疑也是我们档案工作的一个缺憾，由此而产生的一些弊端也值得我们作认真的反思。这些弊端包括：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。只有改变传统观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，提供好服务利用。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，保而不用只会失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要。

（作者单位：潍坊市奎文区招生考试研究院）