商务英语信函写作中的礼貌原则分析

石朋朋 韩雨

摘要：作为运用于商务交际的一种特殊用途英语，商务英语具有其特有的礼貌特征。而商务英语信函写作则是以书面形式体现商务英语会话礼貌的重要形式，因此，商务英语信函写作应当遵循礼貌用语原则。基于此，本文从态度和语气，以及语言选用这三个角度对商务英语信函写作中所需要注意的礼貌原则和策略进行了分析。

关键词：信函写作;商务英语;礼貌;策略

一、引言

商务英语是一门专门应用于各类商务交际活动的专门用途英语，这就决定了商务英语信函写作与其他文体相比，要在遣词造句、语篇布局上有着其独特的特征。在学术领域，许多的学者将商务英语信函的礼貌原则作为了重要的研究对象，指出商务英语信函写作应当站在一个“您为重”，即“You-attitude”的角度来考虑问题、解决问题。由此，本文将从商务英语信函写作中所表现出的态度、语气、语言的使用这三个层面，来对商务英语信函写作中的礼貌原则进行了分析。

二、商务英语信函写作中的几种礼貌原则

（一）写作态度上所应遵循的礼貌原则

在商务英语信函的写作中，大多采用“other attitude”，即对方态度，而很少使用“self attitude”，即自我态度。在这样的原则下，能够适应西方阅读者的文化习惯，从而在尽量减少对自己受益的表达下，不断获取阅读对方的信任和支持。因此，写信的时候要做到“目中有人”，要阅读者时刻放在心上，从对方的思维角度和实际情况来分析问题，并站在对方的立场上指出信中事件的处理办法，尽量扩大对方的受益范围。为此，在写作方式上，要求写信人在充分理解读信人的难处或面临的问题的基础上，通过积极的关心、建议等来表明写信人对读信人的诚意，要使读信人认识到写信人对他/她的真诚关心.那样，读信人则更易于接受信中所述的内容。例如：

例1：Call me in the evening between 7 and 9.

例2：I’d be glad to have you call me any evening between 7 and 9.

例句1完全是从利己的角度写出的，往往会给人一种“我每天只有早上7点到9点有空接你电话，其他时间都没有空”，给接受者一种自私的感觉。而例句2的表达则通过减少自己的受益而大大地了接受者的对与虽最终结果和前一句一样，但它却大大地提高了接受者的舒适感受。

（二）写作语气所应遵循的礼貌原则

在语气选择方面，商务信函写作也十分注重礼貌原则。在实际的商务活动中，同样的内容，用不同的语气去表达往往会收获完全不同的效果。因此，在进行商务英语信函写作时，应当注重合适语气的选取。

1.多使用积极肯定的语气，避免使用消极否定的语气。

对于商务信函的写作者来说，他也许无法控制信件的内容，但他却能控制表述内容时的语气，通过友好、肯定的语气显示出对读信人的礼貌，进而表达自己对读信人的良好愿望，而这是建立业务往来的良好基础。积极的措辞是指不用那些有否定、消极意义的含义的表达，这样的表述会向读信人传达“不利的信念”。而积极的措辞令人感到愉悦和舒适，会增加与读信人建立良好人际关系的可能。例如：

例3：We cannot understand why you have had trouble with this article.

例4：We presume that there must be some reasons for your having trouble with this article.

在例句3中的表达方式，表露的是一种“不愉快”，“抱怨”的情绪，而例句4则运用积极肯定语气，使表达效果有了很大不同。

2.多采用虚拟语气

陈述语气、祈使语气和虚拟语气是英语中较为主要的三种语气，这其中，虚拟语气能够使语言的表达得更加委婉和含蓄，因而，在商务英语写作中应当多采用虚拟语气来体现礼貌。即使在表达不好的消息的情况下，运用虚拟语气来表达也更显得礼貌和得体。此外，使用虚拟语气的形式，也更利于商务活动双方陈述和表达观点、要求和条件等，有利于彼此间建立良好地贸易关系和进行业务往来。

3.采用疑问的语气

我们在向对方提出要求时，可有三种语气：肯定语气、祈使语气和疑问语气。其中肯定语气会显得生硬、刻板;祈使语气有强迫和命令的意思，不宜使用过多;疑问语气会给对方留有余地，并能表示出客气和礼貌。例如：

Would you please send us a copy of catalogue？

May I know what kind of items you are interested in？

有些英语语感的人都能体会出这些疑问句的使用表现出更多的礼貌和客气。

（三）语言使用所应遵循的礼貌原则

1.注重使用模糊语言

模糊限制语就是一些有意用来把事物弄得模模糊糊的词语。模糊限制语不仅能被交际双方完全理解，而且能实现一定的交际目标。在商务英语中，恰当使用模糊限制语可以表达礼貌之辞。其在商务交际中有两点好处：一方面，在合作愉快的场合，对别人的合作表示赞许、致谢时适当使用;另一方面，如果贸易一方发生了拖延付款等令人不愉快的事情时，贸易另一方可以运用诸如 sort of，kind of，somewhat 之类的程度模糊限制语，缓和语气，避免粗鲁地斥责对方，伤及对方面子，影响双方的贸易往来。例如：

I’m afraid I cannot agree with the price you set.

如果分别去掉例句中的模糊限制语，则为：

I cannot agree with the price you set.

顯然，变动后的两句过于武断，没有给对方留下回旋的余地，而使用了模糊词语的语句则语气谦和、婉转。因此，在国际商务交际中，运用模糊语言可以把话说得含蓄婉转，对商务交往的双方都是有益的。

2.注重使用委婉语

所谓委婉语，指的是用一种不明说的，能使人感到愉快的或含糊的说法，代替具有令人不悦的含义或不够尊敬的表达方法。委婉语在商务交际中的应用十分广泛，几乎渗透到商务交际的各个环节。商务人员在商务函电写作中常借助于委婉语和委婉表达方式这一重要的修辞手段，礼貌、含蓄、委婉、得体地表达自己的观点或愿望，提出请求或建议，以利于创设良好的商务环境，达到交易双方各自预期的目的。

三、结束语

注重礼貌原则是开展国际商务活动的一个重要基础。在跨国商务活动中，我们应当既要尊重国际贸易习惯，又要维护本国的利益。在商务函电往来的过程中，我们要不断研究商务英语的表达手段方法，不断使之发挥出重要的作用，帮助企业实现更好地业务发展。

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作者简介：石朋朋（1997--），男，汉族，籍贯：山西省长治市，山西农业大学信息学院，经贸英语专业，在读本科生。韩雨，华北理工大学艺术学院，河北省唐山市曹妃甸区，油画专业，在读本科生。

（作者单位：山西农业大学信息学院;华北理工大学艺术学院）