新时期提高档案管理科学化策略初探

刘国辉

摘要：创新是事业进步的灵魂，新时期提升档案管理工作的科学化也是新时代工作创新的需要。只有不斷创新才能够更好地进步，才能够更好地发挥档案的作用和功能。本文从档案管理入手，探索提高档案管理科学化思路，寻找创新途径，促进档案管理工作跟上信息化的步伐。

关键词：信息化;管理标准;科学技术;人员素质

档案是指在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着时代的发展与改革的深化，档案管理也显得十分重要，因为档案是企事业信息的重要载体，它记载着在过去期间运行留下的痕迹，它可以为今天的人力、物力、财力的管理上助上一臂之力。档案管理工作如何主动顺应时代发展的要求，更新档案管理的内容、范围，档案收集的方式、方法以及档案服务的对象等，是我们档案管理者需要面对和认真思考的问题。现就提高档案管理科学化策略进行初步探析。

一、提高档案管理科学化水平的的必要性分析

提高档案管理科学化水平是落实科学发展观的重要途径。档案管理构成了我国精神文明建设的重要内容之一，其所涵盖的内容也涉及到政治、经济和文化等多个层面的内容，档案是对过去一段时间工作的总结，同时也是各个单位和组织借鉴过去的工作经验来应对未来工作挑战的重要环节，档案管理能够提供未来一段时间详细规划的重要数据资源和基础。在新时期档案管理水平的科学化水平提升是档案管理价值提升的重要途径，是和谐社会构建的必然环节，是实现人的全面发展的必经之路，档案管理科学化水平的提升本身也是我国综合实力提升的重要体现。

二、企事业单位档案管理现状分析

1、对档案管理重要性认识不足

不够重视档案。长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。

2、档案管理的信息化程度不高

随着技术的进步和科技的发展，计算机网络技术已经在各行各业得到了广泛的利用，但是计算机水平的提高并没有改变档案管理手工操作的现象，无论是企事业单位的领导人员还是档案的专门管理人员都对档案的信息管理系统的安全性和全面性存在怀疑。一些事业单位只是简单的将个人的信息和档案的目录存放在电脑里以方便查阅，而档案的检索和最终的出借都还只是凭借手工操作，档案管理的信息化水平整体不高。

3、档案人员业务素质还相对薄弱

档案管理工作不仅要求政策性很强，还要求专业性技术性很强，档案人员必须具备较好的专业素质，才能胜任档案管理工作。部分单位档案人员因业务不精，导致归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够精确，出现档案不能按时立卷归档或未及时移交综合档案室等情况。同时个别档案人员对档案的责任性认识还不够，存在随意应付了事现象，其原因是各科室对整理归档监督指导力度不够，思想上存在着为难情绪。

三、提高档案管理科学化具体策略

1、促进档案管理标准化建设

在档案管理过程中，为了实现科学的档案管理工作，就应该将档案管理资料进行标准化的管理，改善档案管理和保存的环境和条件，加强档案管理设施的保养和维修。在档案管理中应该摆脱传统管理模式的束缚，改变过去陈旧的管理思想观念，不断提升档案的监督力度，同时，在监督过程中应该在第一时间将档案的开发与管理工作进行有针对性的审核，在保证正确进行档案管理工作的同时努力做到最好。除此之外，档案管理部门还应该相应的构建一个健全的档案评估机制，积极引用比较先进的档案管理硬件设施，采用现代化的管理模式，从而实现档案管理的科学化，保证今后档案管理工作的质量和水平。

2、运用先进的科学技术进行管理

首先，运用现代科技手段和先进管理方法。明确归档资料的归档范围，合理划分保管期限。做好档案的收集、整理、分类、装订、归档等工作，完善档案保管、借阅、保密、统计、鉴定、销毁等管理制度，确保档案管理的规范化和标准化。其次，档案管理科学化水平的提升离不开现金的信息技术和科学技术，使得电子档案在档案管理中的比重在逐步提升，将档案管理工作脱离纸质载体的限制，使得档案在变得信息化和电子化，从而提升档案查阅和调取的效率，节省档案存储的空间和费用，信息技术的引用不仅可以降低档案管理的成本还可以提升档案管理工作的价值。

3、对档案管理工作人员进行职业技能培训

目前档案管理中存在的诸多问题，大多数与档案管理工作人员的职业水平有关，很多档案工作人员档案管理工作水平不高，对档案管理工作认识不足，在工作中也提不起“收集和管理资料”的兴趣，因此，对档案管理工作人员进行职业技能培训是必要的。首先应针对年龄偏大的档案管理工作人员进行计算机类的职业技能培训，使他们能够熟练使用计算机进行网上档案管理和文件传输，以提高工作效率;其次，应重视优秀的人才的引进，以保证先进的档案管理模式能够有效推行;最后，应根据档案管理使用的新技术、新软件的特点，对在岗档案管理人员的技术培训，让工作人员掌握基本的操作技能。档案管理工作人员还必须提高保密意识，维护档案的安全稳定。

综上所述，随着我国社会的不断进步，采用有效的方法提高档案管理的科学化，对企事业单位都有很大的好处，尤其是提升事业单位的服务水平有很大的影响。当下档案管理工作一定要随着时代共同发展，更好的推动我国经济社会的发展。

（作者单位：河北省石家庄市灵寿县市场监督综合执法大队）