建设项目档案标准化管理路径探析

张弘毅

在建设项目实施过程中，档案管理的重要性不容忽视，只有做好档案管理工作才能保证项目的各个环节得到严格管控，各类风险隐患也会被扼杀在萌芽之中。本文将探讨和分析建设项目档案标准化管理的重要意义，并针对当前实践工作中存在的主要问题提出行之有效的改进对策，以期能够全面推动建设项目档案管理标准化进程，确保档案资料的作用得到最大化的展现，从而提高企业管理水平，为企业的可持续发展提供有力的支持和保障。

建设项目档案是在项目整个实施阶段产生的珍贵文件和资料，真实客观的记录了项目建设施工情况，对于工程的改建、扩建和维修提供了可靠依据，使得相关工作的开展更为顺利高效。然而在当前的建设项目档案管理工作中普遍存在着归档资料不完整、管理制度不健全、信息化手段应用匮乏等诸多问题，导致档案管理工作的成效不佳，档案资料无法发挥应有效用。对此，企業必须要加强档案管理标准化建设，通过完善管理制度，优化管理方法等举措来提高档案管理工作质量，进一步扩大建设项目的综合效益。

建设项目档案管理标准化建设的重要性

首先，对于企业而言可能要同时管理多个项目，倘若没有严谨的档案管理制度和章程，将会有较大的概率会自档案管理工作中出现各类问题，增加企业的成本支出。通过加强档案管理的标准化建设，促使建设项目档案资料的收集、整理、归档更加系统化、规范化，企业资源将得到高效配置与科学利用，管理能力和管理效益也会有不同程度的提升。

其次，由于建设项目的参与方众多，在档案管理工作上可能会采用不同的标准，不利于信息的共享和利用，信息资源的浪费现象十分严重。通过开展档案管理标准化建设工作，将档案管理标准予以统一，给各个参建单位的档案管理工作提供了完整依据，档案信息也能够得到充分合理的利用。

最后，档案管理是项目管理的重要组成部分，其实际工作效果将会对工程进度和工程质量产生巨大影响。通过加强档案的标准化管理，对项目施工状况进行实时监督和管控，确保项目能够在规定日期内完工，项目质量可以达到既定标准，有利于精品项目的建成，企业也能在社会上树立良好的形象。

项目建设档案管理中存在的一些问题

归档资料不完整

部分企业将主要精力放在工程建设上，没有认识到建设项目档案管理的重要性，尤其体现在档案资料的归档方面，未能够保持工程建设与档案收集的协同性，在档案资料的收集期间对其进行严格的检查，通常只是后期将档案进行补充，难免会有所遗漏，导致档案资料的完整性和准确性都有所欠缺，其在实践工作中的使用价值也会大打折扣。

档案管理方法落后

信息化手段在各行各业中的应用给相关管理工作的开展注入了新的活力，在建设项目档案管理工作中也要积极运用现代信息技术，积极实施档案的信息化管理，以此来保证管理工作成效，提高档案资料利用率。然而企业对于档案管理信息化系统的构建缺乏足够关注，资金、技术、人才等投入不足，不能实施对项目档案的信息化管理，传统管理方法的运用使得档案管理效率难以得到有效提升。

建设项目档案标准化管理的有效路径

建立健全的组织制度

一般来说，组织机构和管理制度越健全完善，建设项目档案管理取得的效果也会越好，因此企业必须要着重做好两方面的工作：一是委派专业素质较高、业务能力较强的员工负责档案管理工作，通过对他们进行培训和教育，使之充分认识到档案管理工作要点以及自身肩负的重大职责;二是要不断完善档案管理制度，将相关工作职责落实到人头上，以便在出现问题时能够迅速找到责任人，唤醒档案管理人员的危机意识，督促他们将档案管理工作执行到位。

统一编制标准

第一，建设项目正式施工之前，相关职能部门应该要求施工单位提交施工组织计划和工程进度计划，还要检查其是否制定了档案编制计划，这将在一定程度上影响到档案管理标准化建设的成败。第二，建设项目涵盖了多个分部工程和分项工程，对于各项工程的划分方案需要全体施工单位讨论解决，确保各标段划分标准统一，档案资料的收集标准也会趋于一致。第三，近年来，我国陆续推出了有关建设项目档案管理的法律法规，但是涉及内容较为广泛，针对性不强，需要建设项目全体参建单位能够结合项目实际情况编制档案收集范围表，促使项目实施过程中各类档案资料的收集管理更加简单易行。

创新档案管理思路

档案管理要注重细节

伴随着项目建设施工的进行会持续不断的产生档案资料，为了将这些档案资料加以及时收集和整理，要求相关部门和人员严格遵守档案管理制度，不能有丝毫的懈怠，对于档案资料的产生时间、具体内容、文件数量做到心中有数，还要将档案管理职责科学分配给档案管理人员。通常情况下档案资料要经过项目负责人、技术负责人或者是监理工程师的审批，在规定时限以内交由档案室保管。

档案检查有时限

项目部每月要组织一次资料检查，包括开工报审、施工组织设计和施工方案、分项和检验批资料、材料报验、试验报验、测量报验、设备报验以及开工报审等，单位工程开工前或每道工序完成后，相关报验资料三天内必须报至档案人员，档案人员负责追踪资料返回情况，请监理或业主单位在七天之内将上报资料签字盖章并由项目部归档，没有按照规定开展档案资料归档和整理的人员则要接受严厉的惩罚，对于资料上报及时、准确的档案管理人员给予一定金额的物质奖励。

图纸管理有复核

接到施工图纸五天内，项目总工程师组织图纸复核，必要时邀请全体参建单位参加。复核后三天内将复核结果填入项目图纸核对审查记录上报，需要澄清解决的问题需填写工程联系单报业主和监理。图纸复核重点为图纸是否齐全，是否满足开工要求;坐标、高程、尺度、工艺与专业衔接是否矛盾;技术与质量标准是否超出现行规范;是否方便施工;有无降低成本的变更设计可能。复审后的图纸应移交给档案室，档案人员对接收到的图纸进行登记、发放，技术人员要妥善保管施工图，对变更的地方及时标记，并将变更依据文件成套保存。

信息管理有标准

档案管理信息化系统的构建可以大大提高档案管理工作效率和工作质量，施工项目以项目管理系统为主，采取以合同段为管理单位，在档案管理信息化系统中录入信息，明确项目档案收集计划、管理标准、质量要求、创优目标等信息;档案收集框架的构建，将项目档案细化分类，明确录入项目文件材料内容、需录入卷、格式要求等信息;卷内目录的录入按照卷内目录标准格式著录相关信息;电子文档的引入按标准引入相关电子文件信息，完成整个项目档案系统的录入工作。

加强竣工环节的管理

这项工作的开展就是要求对竣工图的出图时间和质量进行有效明确，实施关键在于将全体信息技术人员加以整合，使其结合工程建设完整信息制定管理表格，相关部门经过对表格的审核和检验将会直观地掌握工程实际情况，可以说工程竣工阶段是建设项目档案标准化管理的重要环节，做好相关工作将会促使档案管理工作水平迈上新的台阶。

要想实现建设项目档案的标准化管理就要健全组织制度，统一编制标准，创新档案管理思路，相信这些举措的落实必然会让档案管理工作取得突出成效，项目风险也会得到严格控制，项目建设将获得丰厚利益回报，给企业的可持续健康发展注入勃勃生机。

（作者单位：中国船舶重工集团公司第七〇三研究所）