信息化条件下做好城建档案开发利用的策略研究

王保洋　王萃

摘 要：城建档案是一种重要信息资源，做好城建档案工作的最终目的在于利用城建档案信息服务于城乡规划、建设和管理。其重要性正在得到实践，只有搞活城建档案工作，提高城建档案信息资源利用率，将服务的重点放在社会各方面的需求上来，才能满足城市建设发展的需求。本文首先概述了当前我国利用城建档案的状况，进而提出了信息化条件下做好城建档案开发利用的几条有效策略。

關键词：城建档案;利用;信息化

城建档案记录着城市建设发展的全过程，是进行城乡规划、建设和管理工作的重要基础资料。随着社会的进步和经济的发展，城市建设日新月异，形成的城建档案不断增多，社会各界利用城建档案的也越来越多，这给城建档案馆的工作带来了新的挑战。如何在新形势下应用现代科学技术管理和利用好城建档案，让城建档案有效地为社会服务，这就是摆在档案工作者面前的新课题。

一、当前我国利用城建档案的状况

（一）利用城建档案已由单一化向多样化延伸

目前，社会各界利用城建档案已呈多样化、多层次化趋势，一是为城市建设、规划提供详细数据、为领导决策提供可靠依据。二是为工程项目中的建设、施工、监理提供质量保障的查询。三是为城市地下管线开挖单位提供原始数据。四是为施工企业申报资质提交资料查询。五是为业主进行房屋买卖、房屋装修、房屋维权等提供原始图纸或数据等。

（二）城建档案开发利用中存在的主要问题

城建档案馆原接收的建设用地、规划审批、工程设计方案和报建、工程验收等档案资料还停留在原始的整理、保管上，缺乏信息观，在管理体制和工作机制方面未能适应快速发展的城市建设需要，面对城建档案利用现状工作存在诸多不利因素。

一是公民对于利用城建档案解决问题的认识比较淡薄，对城建档案馆的性质、工作不十分清楚，档案的价值作用了解甚少。因此，公民缺乏利用城建档案解决问题的积极性。二是城建档案馆的馆藏档案不够丰富，类型目录不齐全，建设工程档案类量多，市政设施、道路、桥梁方面的档案较少，地下管线档案就更缺乏。档案载体以纸质为主，声像档案甚少。这些都直接影响了当今城建档案利用者的需求。三是服务的质量和方式也影响着城建档案的利用。如传统的手工检索方法，缺乏用现代信息技术管理档案，就会直接影响着城建档案的利用率。缺乏高素质和掌握现代信息技术的档案管理员，也对档案利用有一定的制约。

二、信息化条件下做好城建档案开发利用的策略

（一）要加强城建档案利用工作的基础建设

一是加快电子档案收集管理步伐。随着信息技术和电子政务的发展，电子档案将是馆藏数字城建档案信息新的主要来源。根据电子档案管理要求，实现电子档案管理的高效化，设计开发或改造原有办公自动化系统，为电子档案形成、积累、整理、归档提供平台。二是加快现有馆藏城建档案目录数据库和部分全文数据库的建设，积极推进对一些重要内容、利用频率高的档案资源的数字化进程，加强对重要档案的保护，以提高城建档案利用效率。

（二）规范城建档案的管理

一是做好城建档案资料的收集工作。收集资料是开展城建档案管理工作的首要环节，收集工作做得好坏直接影响着城建档案的开发与利用，收集工作的一个基本要求就是必须做到档案资料完整齐全。另一个是多精得当。所谓多，是指档案名称类型齐全、载体多样;所谓精，是指室藏档案要有保存价值，皆是精品。二是做好城建档案的整理、鉴定工作。整理工作具有承上启下的作用，在此项工作中，档案人员必须要熟练地掌握和运用城建档案的分类方法和分类原则，鉴定准确，统计全面，做到仔细认真、精益求精，以便保证今后档案利用工作中的查全率、查准率。三是做好城建档案的保管工作。城建档案的保管工作是档案收集、整理（鉴定、统计）和利用工作的桥梁和纽带，档案资料保管的质量直接影响到城建档案的寿命及利用效率和效益，保管工作中的一点点疏忽和粗心大意都将给经营管理和经济建设带来不可估量的损失，反之会给单位和部门增加效益。

（三）分析和掌握利用者的心理做好城建档案利用工作

利用是城建档案工作的根本目的和主要任务，更是服务于社会的直接体现。要搞好城建档案的利用工作，除了档案人员的努力工作外，在很大程度上取决于对利用者的了解。如果档案人员不了解利用者，特别是不了解他们的心理状况，档案利用工作就很难取得好的成效。所谓利用者的心理状况，就是利用者在利用档案的全过程所产生的情感、意志和表现出的心理特征，它是因时而易、因事而变、因人而异的复杂的心理状态。针对利用者不同的心理，档案管理人员必须深入细致地了解查档者的心理需求，掌握利用者的心理，才能使城建档案利用工作满足利用者的需求，收到事半功倍的效果。

（四）变被动为主动，积极创造条件为各方面提供服务

城建档案的利用率越高，就越体现其价值，发挥的作用也就越大，人们对城建档案的认识就会加强，从而促进档案资源的开发利用。因此，档案工作人员要跳出以往保守的思维，积极创造条件，主动提供服务。在新的形势下档案工作者应迅速实现转型，不能仅仅满足于开发原始档案，要将综合整理的城建档案信息加工成“产品”为社会服务。

（五）做好城建档案利用的信息反馈工作

信息反馈的收集是提高城建档案利用效率的一项非常重要的工作。档案工作人员可以对利用者采用书面或电话等方式收集反馈信息，或与有关单位和人员建立信息互动关系，及时掌握利用工作中出现的新问题新动向、需要充实完善的馆藏资料和馆藏资料利用价值挖掘开发等信息内容，借以进行研究和探索城建档案利用工作的规律，以便更好地改进城建档案利用工作，不断提高档案利用效率。

三、结语

城建档案利用，是档案工作中的立足点和最终归宿，是档案工作的根本目的。城建档案的收集和整理、鉴定、编目、保管等各项基础工作都要体现和贯穿利用这一思想，善于运用利用观点来处理各项基础业务工作，充分发挥城建档案的经济效益和社会效益，勇于探索，让城建档案有效地为社会服务。

参考文献

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