城市建设档案安全问题研究

周冰灵　朱小根

摘 要：档案安全是档案工作的重要内容。本文结合城市建设档案的特点，分析了城市建设档案现阶段在安全管理问题上存在的意识不强、信息安全存在隐患、管理不规范、保障不到位等问题，针对性的提出一些了加强风险管理，保障城市建设档案安全等方面的对策与措施。

关键词：城市建设档案;档案安全管理;问题域对策

城市建设档案馆是城市重要的工程档案、城市建设档案存放保管的重要基地，馆内存放的文献资料丰富多样，在保管档案资料工作的同时，还承担着为城市规划、建设、管理部门提供服务的工作职责，另外，还要向社会和公众承担提供信息利用服务的工作。随着城市建设工作的快速发展，馆藏档案数量迅速增加，馆藏档案对外开放利用的程度越来越高，在此情况下，城市建设档案的安全问题越来越突出，如何保障城建档案的安全成为重要的研究课题。为了全方位的做到城市建设档案的安全保障，需要综合考虑城市建设档案自身的特点，分析现阶段城市建设档案安全管理中遇到的问题，有针对性的建立城市建设档案的安全保障体系，确保城市建设档案的安全。

一、城市建设档案的特点

（一）综合性与专业性强。综合性和专业性是城市建设档案最大的特点。城市建设档案包括各种工民建建筑工程和市政建设工程的工程档案以及城市规划建设管理等政府主管部门的业务档案，还有城市测绘地理信息、水文与地质条件信息、气象与环境信息等基础资料。

（二）形式、载体的多样性。对于建筑工程竣工档案来说，一套完整的建筑工程檔案包括前期中的可研性文件、审批文件、设计文件、施工技术文件、监理资料、节能资料（纸质）、设计图纸、竣工图纸（有纸质和电子两种类型）、照片（底片、银盐、电子）、摄像等声像资料。对于一个城市来说，还有航测形成的航拍胶片。

（三）档案保管格式的多样性。对于涉及各门类的档案，又由于专业的不同，呈现不同的保管或表现形式。

二、城市建设档案工作目前存在的安全问题

（一）建设工程档案资料文件多，存在易遗漏的隐患，收集管理难度较大

部分大型工程建设工期比较长，部分主体工程和一些配套工程是由不同的施工单位承担施工建设任务，这样一来，建设档案相对分散，集中归档的难度较大耗时较长，这就使得建设档案存在着遗漏丢失的安全隐患。还有一些小的施工单位，对工程档案工作重视不足，只看中工程建设进度，甚至对专职的档案管理人员都没有配套，很少制定档案汇编的计划与制度，多采用滞后于工程的事后补充的工作方式，对档案的真实性有不利的影响。还有一些施工单位，施工现场疏于管理，杂乱无序，往来人员复杂，档案存在易丢失的风险。

（二）部分城市工作的建设单位对档案工作重视不足

一是有些建设单位的档案管理队伍不健全，为应付检查，表面上专门设置了专职档案管理人员，但这些人员的综合素质不高，没有档案管理的专业知识，有些甚至只是兼职的档案管理人员，这样以来，档案管理工作仅仅是将工程建设资料收集起来，并没有按照规范要求归档整理，档案安全得不到保障;二是有些政府相关部门对档案管理工作的资金才入不足，档案保管库房建设不标准不专业不规范，安全设施比较落后，存在着安全漏洞;三是施工单位的相关检查和管理工作往往对工程质量和工程进度比较看重，对工程资料收集、汇编忽视，不进行检查监督，甚至一些单位没有建立相应档案管理制度，没有明确相关责任;四是档案安全保障制度不完善不健全，对工程档案管理权责不清，借阅管理不规范，档案原件随意外借，容易导致受损或者遗失。

（三）网络环境下，档案信息安全受到考验

信息技术的发展促使档案的提供利用发生新的变化。一是需求面的扩大;二是利用的系统性要求提高，许多利用者要求系统查阅有关某一专题、地区的全部档案;三是追求利用时效性;四是出现了远距离利用档案信息的需要。如果要提供网络利用服务的需要，则信息监督控制能力和安全保障机制必将受到极大的挑战。病毒侵袭、黑客攻击等威胁着信息的安全。

三、改进和加强城建档案安全保障工作的建议

（一）提高认识，加强领导

一要充分认识到做好城建档案工作的重要性，加强对工程档案的管理;二要充分认识到城建档案安全保障建设，是一项直接反映本单位（企业）管理水平和形象的基础性工作;三要充分认识到城建档案安全保障没有做好的严重后果。在提高认识的基础上，采取有效措施加强对城建档案的安全管理。

（二）建设一支综合素质高、责任意识和安全意识强的档案管理队伍。一是要配齐人员，除了档案室要有专职管理人员，与城建工程经营管理监督有关的内设部门都应配备兼职档案员，同时加强专兼职档案人员的岗位培训，增强档案业务能力。二是城建工程主管单位要指导和督促施工单位与工程建设同步做好工程档案管理工作。

（三）加强档案安全基础设施建设在档案管理工作中，绝不能有“亡羊补牢”的思想，搞好库房及其安防设施建设，这是确保档案安全的重要基础。首先要按照要求，配置标准规范的档案库房。其次，针对本市温湿度偏高的特点，库房内要对温湿度进行控制，放置必要的化学药物，做好防高温、防潮、防霉、防虫、防蛀工作。要安装烟感探测器、红外探测器、闭路视频监控等。

（四）加强城建档案的信息化管理，确保数字化档案的安全。一是要对照实体 档案管理，对应建立数字化档案的归档分类、目录和检索体系。二是要规范数字化档案存储格式、存储介质。城建档案有多种类型，建设主管部门应事先规范数字化档案技术与标准，明确要求各业务部门和有关承建单位必须按要求统一存储格式、存储介质。三是要做好数字化档案的安全备份。在进行集中保存的基础上，要采用安全可靠的存储介质对数字化档案进行集中备份，同时，要采用另一种安全可靠的存储介质对数字化档案再进行集中备份，并实行异地保存。对所有永久保存的重要数字化文件，都要转换成纸质档案或缩微胶卷保存。四是要加强档案信息化系统的安全保护。做好对信息化系统各种硬件、软件的安全检测、保密与安全防护。按照要求定期升级软件硬件、定期更新存储介质。五是要严格规范数字化档案调阅利用审批程序，防止不对外公开档案外泄。

参考文献

[1]汪春芬.浅谈城建档案安全管理的问题与对策[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集，2017（00）：87-90.

[2]汪春芬.浅谈城建档案安全管理的问题与对策[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集，2017（00）：87-90.

[3]周耿妹.城市建设档案安全问题研究[J].中国档案，2017（10）：62-63.

[4]于勃.城建档案管理中存在的安全问题及解决对策[J].黑龙江档案，2012（04）：106.

[5]章培新.城建档案安全体系建设若干问题的思考[J].城建档案，2012（04）：13-15.

[6]张兵.关于城建档案安全体系建设的思考[J].城建档案，2012（01）：13-15.

[7]丁琳，邓敏.城建档案安全保护工作的新认识[J].城建档案，2010（07）：41-42.