探讨实现办公室行政管理精细化的思路与对策

齐斌斌

摘要：办公室具有服务职能，是单位中负责沟通协调各部门工作，推进企业平稳运行的重要组成部分。为使办公室的职能得到充分地发挥，推进办公室行政管理精细化十分必要。本文从办公室行政管理精细化问题着手，对推进办公室行政管理精细化的思路和执行对策进行了分析和探讨。

关键词：办公室;行政管理;精细化

在常規管理模式基础之上推进办公室行政管理精细化，可以使办公室行政工作分工更为精准细化，该部门为单位提供的服务质量也更趋向精细化，是实现高效管理的良好方法。提升办公室的行政管理能力以及部门服务职能，可以增强企业内部的协调性，促进企业长远发展。

一、实现办公室行政管理精细化的思路

办公室是企业施行行政管理工作的主要部门，其工作质量会对企业运行状况产生深远影响。推进办公室行政管理精细化，应以切实提升企业办公室行政管理工作质量为根本目的，实现分工精细化和责任精细化。

（一）强化协同化、经济化意识

日常办公中，办公室与企业的各部门之间都有工作往来。要实现办公室行政管理精细化，需要企业其他部门的通力配合。以文件签收工作为例。每一份文件在存档保存之前，会流经多个部门，各部门相互配合协调，才能保证文件完整地被传送至办公室人员手中，实现归档、留存。所以，推进办公室行政管理精细化应该强化办公室人员内的协同化意识，加强与企业其他部门的交流互动，为行政管理工作顺利开展奠定基础[1]。此外，工作人员还应该提高经济化意识，实现企业利益最大化。

（二）实现标准化管理

目前，办公室行政管理工作开展已经趋于流程化，有效地提升工作效率。为进一步推行精细化进程，企业应参照办公室的工作内容制定具有严格规范的标准化工作流程通过推行行政管理工作制度，提升行政管理工作的规范性，确保工作质量和工作效率的提升。

（三）量化、细化管理科目

办公室管理工作内容十分复杂且工作量庞大。以往，并没有实现办公室各人员权责分明，以至于模糊管理严重影响了办公室管理的质量和效率。为应对这种局面，应该将办公室的所有管理科目进行细化和量化。将管理工作按照内容和工作量进行分化，分摊到每一个工作人员身上，再由部门负责人实现统筹兼顾，推进工作效率的提升。

二、加强办公室行政管理精细化的方法

（一）细化权责分配，定岗定责

办公室行政管理工作应该趋向系统化。在工作当中，应该建立健全办公室行政管理工作责任体系，明确各岗位工作权责，实现责任分配制度，让所有的办公室人员都切实参与办公室行政管理工作，并肩负岗位职责，完成分内工作。首先，部门负责人应该根据办公室行政管理工作的内容和流程，合理地安置各工作岗位。杜绝出现岗位职责重叠现象，避免不必要的人力资源成本支出，也避免一事多管影响工作效率。其次，面对庞大的任务，办公室负责人应该实行任务细化和量化管理。在明确各岗位职责和工作内容的前提下，制定工作流程与顺序，全程加强监督把控，使各环节工作衔接流畅，部门内分工明确又相互配合。最后，制定严格的问责追责机制。办公室行政管理工作责任重大，为了避免出现工作疏漏，分派工作时也应该实行责任分摊。将各项工作的责任落实到个人，督促所有办公室工作人员安岗敬业。

（二）加强制度建设，推进精细化进程

建立健全办公室行政管理制度，是推进行政管理工作精细化，提高办公室工作质量、促进办公室职能发挥的有效方法。办公室工作量巨大且工作内容十分琐碎，必须实现精细化管理，才能够降低工作失误发生的几率，提升工作质量。

为此，企业应该制定严格的行政管理工作机制，推进精细化进程。比如，某企业为提升办公室行政管理工作效率，推进精细化，制定了具有强大执行力和应用性的工作机制。该企业办公室负责人将办公室内人员的工作职责进行了明确划分。使办公室的每一位员工负责固定部门，每一次需要办公室与该部门合作时，必须有该员工在场并且做好会议记录。此外，该企业办公室负责人将办公室的所有工作内容进行了重新划分，设置专岗专职有效地提升了管理效率。为了进一步激励员工，调动他们的工作积极性，办公室负责人还制定了严格的奖惩机制和晋升机制。以月为单次考评期限，对员工的工作质量、态度以及效率进行综合评价。如发现员工消极怠工、分内工作处理不完善则予以罚款处罚，严重者降职或辞退。反之，表现优异者会获得嘉奖，得到晋升。通过这样的方式，强化每一个员工的敬业意识，完善行政管理工作的每一个环节。

（三）加强文化建设，提高员工素养

实现企业办公室行政管理精细化，还需要工作人员的配合。企业应加强企业文化建设，将精细化管理观念融入于员工的思想中，提升他们的执行力以及配合度，推进精细化管理[2]通过加强宜传教育、推进制度建设，让企业员工养成精细化管理的工作习惯，为推进办公室行政管理精细化奠定基础。

此外，企业应该加强管理提升员工的综合水平。实现精细化管理对企业员工的能力有了更高标准的要求。所以，为了确保行政管理精细化能够实现，企业应该通过开展培训，转变员工的工作思维和理念，提升员工的实践能力，以满足工作所需。比如，企业可以在培训的过程中，添加与精细化管理相关的内容，让员工对此有更为系统化和具体化的理解。然后，在每一季度开始时，制定完整的季度行政管理工作计划。通过会议研讨，将内容按月、周、日进行细化，再实现各岗位权责分摊;然后在工作中，严格地按照计划实施。员工在按计划工作的过程中会逐步形成精细化管理意识和工作习惯，十分有助于办公室行政管理精细化推进。

三、结论

综上所述，实现精细化管理是促使办公室充分发挥行政职能的必然要求。办公室工作量巨大，是企业中极为关键的部门之一，对维持企业正常运转具有重要意义。所以，推进办公室行政管理精细化，提高行政管理的制度、人才使用标准，有助于提升办公室工作质量和效率，进而推进企业有序发展。

参考文献：

[1]王欣.办公室行政管理精细化的思路与对策研究[J].现代营销（创富信息版），2018（11）：163.

[2]袁昌莉.试论实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].东方企业文化，2015（09）：228-229.