疾风御舟信息浪 鲜衣怒马纵兰台

顾书缘

“以信息化培育新动能，用新动能推动新发展，以新发展创造新辉煌”是习近平主席提出的数字中国建设的理念，也是我们档案信息化建设的发展方向。推进档案工作的信息化转型，逐步实现以信息化为核心的档案管理现代化，已成为档案工作的时代任务。档案信息化经过十多年的发展，面临从辅助管理功能向主流管理范式转型的时代任务。近年来常熟市档案局对标国家示范数字档案馆样本，对接数字中国发展战略，制定县域档案信息化发展规划，以档案馆新馆信息化建设为核心，通过理念更新、管理模式重塑、信息平台再造、运维管理升级、探索智能技术融入等系列建设，县域档案信息化系统建设成果初显，远景渐近。

常熟市县域档案信息化系统，是以常熟市档案馆为主体，覆盖全市数字档案馆室，关联常熟政务云平台，衔接智慧城市的综合体系，核心目标是实现档案资源的集约、智能化管理和开发利用，从而建设具有档案信息来源多元化、档案实体管理物联化、电子文件归档和电子档案接收网络化、档案数据存储集约化、档案信息开发智能化、档案信息服务移动化等特点的智能档案馆系统，提高档案收集、管理、利用效率，提升档案管理与服务水平，实现档案管理模式的转型。

一、硬件升级，技术提升，数字档案馆系统展现活力

现代数字档案馆系统是不拘囿于实体档案管理边际的虚拟信息系统，是从馆内到馆外形成县域范围的档案应用网络系统。准确把握现代数字档案馆格局，建立技术平台系统形成强劲支撑和控制是基础和前提。常熟市数字档案馆建设重在先行的系统化设计，邀请三家业内公司进行设计，组织专家评审比对，选出最优方案进行优化设计。方案对照国家、省数字档案馆技术标准，积极汲取信息技术最新发展成果，充分利用原有数字化成果，目标是围绕档案业务全过程，通过对档案“收、管、存、用”流程各环节进行衔接，实现业务跨互联网、政务网和局域网等不同网域的整合。并应用云计算、物联网、大数据等新技术，提升业务服务平台系统的智慧管理。系统设计格局与业务技术的准确定位为数字档案馆建设奠定了基础。从2016年开始，工程经过设计、招标、建设三个阶段，目前临近尾声，新型数字档案馆已渐具雏形。

软件系统充分汲取和利用先进成熟的、富有生命力的技术成果，使其成为一个高起点并有良好伸缩性的系统。全面采用了先进成熟的信息采集、处理、存储、管理、发布与安全技术、数据库技术等作为软件集成环境，建立了基于OAIS模型、文本挖掘技术、虚拟现实等技术的架构，并融合四性检测工具、通用文件浏览器、元数据捕获工具和全文检索引擎工具。新系统迅速展现出技术稳定性和操作便捷性，初显智能智慧之光。

为满足常熟市智慧档案馆业务服务平台系统高性能、高可用性指标需求，即百万级目录在网络环境下能5秒内响应，遵守“三网四库”部署原则，系统核心硬件采购目前IT领域中稳定高效、应用广泛的计算机、网络、存储等设备，采用超融合应用服务器，实现数据分层、虚拟一体化存储管理。虚拟化存储池可接管旧存储，形成共计80T的双活存储结构的硬件配置，可满足未来20年的数据存储需求。根据绿色生态发展理念，选用一体化机柜，将基础设施产品进行深度整合，包含UPS、配电、制冷、机柜、加湿除湿等多个子系统，通过监控系统对全部系统进行统筹管理。一体化机柜只需对机柜内部进行环控，缩小了控制面积，提高了工作效率，降低了能源消耗。

二、放眼全市，依法管理，实现档案信息资源共享

实现档案信息化全面转型，主动地参与电子文件管理，探索单套制、双套制管理，以政务云为核心，实现信息共享共管，这是档案信息资源建设的积极策略。新系统的建设目标是通过规范电子文件归档、管理和利用过程，解决电子政务建设中与日俱增的电子文件收集、积累、归档管理和机关档案室电子档案移交接收进馆渠道问题，防止国家档案信息资源的流失，实现归档电子文件的集中统一管理和质量的前端控制，保证电子档案真实、完整、有效与安全。主要通过优化原有多个平台，实现功能全面提升，更顺畅地实现市档案局馆内部各业务科室之间、各级立档单位之间的档案资源交换和无缝连接，有效消除信息孤岛，支持深度开发信息资源，实现档案管理全流程信息化。既能满足政務信息资源共享的需求，又可节约政务管理成本，促进依法管理档案。

优化政务网档案管理平台，增强与全市政务平台OA系统衔接的稳定性，使常熟市政府网内各级档案室进行各类档案的收集、整理、管理、利用和在线移交进馆工作的性能稳定，效率更高。同时增加了档案室数据集中进行备份的功能，加强了电子档案归档功能，实现了“资源共享、工作互济、优势互补”的目的。2018年应用平台助力6家单位通过江苏省3A、4A级数字档案室的评估。

升级“民生档案共享利用平台”，提高乡镇档案馆查档效率。民生档案专题库，是对婚姻登记档案、建房档案、独生子女档案、退伍军人档案等专题档案实现全市一站式服务的共享平台，为社会公众提供“就近查档、就近出证”的便捷化服务。新系统注重界面可操作性的提升，结合电子签章技术实现在民生档案原件上加盖电子签章，确保了档案数据的安全性，增强了系统的稳定性。新平台在市档案馆搬迁闭馆期间很好地承担了档案馆查档分流任务。

完善“档案行政监管系统”，改进数据采集方式。档案行政监管系统是常熟市档案局在依法行政实践中创新发展的平台，为全市基层单位建立了档案工作电子登记台账，全面记录各级档案管理部门的有关工作数据，档案局通过直通交互式平台实时、动态地采集、分析基层档案工作信息，发布有关工作信息。经过多年实践，系统不断改进提升，增加了档案行政执法“双随机”抽取功能，重点解决了与政务网档案管理平台对接中相关数据的自动生成和推送的问题，调整了交互式页面的设计。

三、数据治理，智能检索，内涵发展让智慧之光初显

常熟市档案信息化已有良好基础，馆藏档案全部实现数字化，基层档案室数字化也达到较高程度，但也暴露出数字档案质量低、电子档案流程管理不严、长久安全保管存在风险等问题，与地方政府“智慧常熟”建设的需要存在错位。近年来常熟市档案局秉承创新发展理念，在新馆信息化工程建设方案中特设数据治理项目，升级信息安全模块，探索“智慧档案”管理体系建设，注重内涵发展成为新一轮信息化建设的主旋律。目标有对馆藏数据进行治理校验与标准封装，对非结构化数据（文本、照片、音视频等对象）进行挖掘分析，在大数据技术辅助下建立馆藏特色知识库，生成有明显效果的文字图片集成展示成果，用于展览或以网页方式发布，形成档案文化产品输出的良性循环。

数据治理已初见成效。对馆藏500余万条目录数据全面普查，检出数据结构类型不规范不完整条目，对照标准进行治理。如完善独生子女信息28万余条，原来数据只有父母名字，重新补录子女姓名、独生子女证号，领证时间等信息，丰富检索路径入口，提高了工作效率与查询准确率。计划数据治理条目300余万条，对档案数据也进行了检测，将不标准的数据文件全部转换为标准格式，提高馆藏数据规范化程度。

探索智能检索技术，提升查档效能。计划在采用全文检索技术的基础上，探索智能检索技术领域，分别为局域网、政务网和互联网用户提供三个前台门户，三个门户的主体功能相似，但实际展示内容、查询内容、页面风格各不相同，为不同类型、不同操作习惯的用户提供不同的智能检索体验，从而适应不同的检索需求，实现数据的快速检索。

常熟市档案信息化工作紧跟信息化浪潮，从数字化奠定基础、网络化构造平台，走到了智能化展现能力的时代。加快数字档案建设，就是要适应我国发展新的历史方位，把握时代脉搏，抓住发展机遇，用智能化推进档案利用进入新时代。常熟市档案人以新成就致敬新时代，前景可待，未来可期！