网络办公自动化系统开发分析

何卫

摘  要：目前计算机技术已经被广泛应用于各个领域，并且均获得了良好的反响。在当前每个人的工作量不断提升的背景下，利用计算机可以很有效地将工作变得简单，间接地提高了使用者完成自己工作的速度，并且可以避免一些人为因素导致工作中出现的错误。因此，在工作中应用这项技术可以起到很好的辅助作用，在减少人力资源投入方面有着很好的效果，而网络办公自动化就是其在实际办公中的一种应用，并且目前已经成为了一个热门的话题。

关键词：网络办公自动化;网络协同;单机型办公

中图分类号：TP317.1      文献标识码：A 文章编号：2096-4706（2019）01-0133-03

Development and Analysis of Network Office Automation System

HE Wei

（Jiangsu Provincial Government Office，Nanjing  210024，China）

Abstract：At present，computer technology has been widely used in various fields，and has received good response. In the current environment where everyone’s workload is constantly increasing，the use of computers can effectively simplify the work，indirectly improve the speed of users to complete their work，and can avoid some human factors leading to errors in the work. Therefore，the application of this technology in the work can play a very good supporting role，in reducing human resources investment has a very good effect，and network office automation is one of its applications in the actual office and has become a hot topic.

Keywords：network office automation;network collaboration;stand-alone office

0  引  言

网络办公自动化系统是一种将计算机技术与办公相结合的办公模式，主要的特点就是通过计算机将许多复杂的工作简化。顾名思义，这种办公模式就是通过控制网络来将一些办公时会占用大量时间的工作自动完成。如果可以在企业中实行这种办公模式，那么就可以很大程度上减少办公的压力，提高办公人员在完成日常工作时需要消耗的时间。

1  网络办公自动化概述

1.1  传统办公模式

办公自动化已经成为热门话题很久，但是始终不见相关方面的技术性突破成果，因此这种办公方式依然只是停留在理论阶段，虽然通过技术的进步有望在以后被成功应用，但是仍需要有关人员对此进行不断努力。目前办公过程中许多工作还是需要使用人工控制设备的方式来进行文字与表格处理，部分工作虽然用到了一些自动化技术来减少工作的总量，但是这只能说明目前仍处于办公自动化的起步阶段。在信息传递以及办公人员之间合作完成工作等方面都不能达到不出差错的效果，使得无法对于整体的工作质量进行保证。随着当前计算机技术的飞速发展，计算机被应用于各个领域来辅助完成各项工作，这就为信息交流以及信息共享提供了一个良好的平台，办公人员之间的合作也能因此变得更加良好。这些变化代表着网络在办公中起到了越来越重要的作用，网络化办公模式的实现很可能在日后成为现实。

1.2  网络化办公模式

通常来讲，办公过程就是一个将文件或者信息进行加工并传递的过程，这些工作本身带有一定重复性，因此可以将这些工作轉化为相应的数据来通过计算机储存下来，并通过计算机来系统地对其进行完成，这样可以很大程度上节省人工，同时也能提高完成工作的速度，避免工作中出现各种错误。目前最为理想的办公模式就是将这些数据通过网络来进行统一管理，将一些工作通过网络来直接完成，目前由于一些技术方面的限制而仍然没有良好地实现，但是已经有了一个较为完整的雏形。目前应用的信息管理系统以及办公系统都能完成这项工作，虽然其系统在应用时存在着许多不合理的地方，但是已经可以作为办公系统开发的一种参考。

2  办公自动化系统概况

2.1  单机型办公自动化系统

这种系统主要是以各种基础办公软件和当前较为常用的信息管理系统为主要的应用对象。其作用在于通过使用数据库系统来自动将一些文件进行处理，其中包括将对文字与表格的处理、对相关数据的处理以及将信息进行统一处理等。这种办公系统应用的意义在于成功将计算机技术应用在了办公方面，并且有效提高了办公效率，开启了现代化办公的大门。这种系统的缺陷也是比较明显，缺乏对协同工作的辅助能力使得其在面对类似工作时会出现无法完成的现象，因此其自动化依然没有达到自动化办公所需求的标准。

2.2  网络协同工作型办公自动化系统

这种系统主要是通过对信息流进行分析与处理来完成工作，起到自动化效果的。随着计算机技术在办公中的应用越发常见，软件方面的开发也受到了极大的重视，不断有功能强大的软件被开发出来，这对于提高办公效率有着很好的推动作用。通过对电子邮件、数据库管理工具、群组协同工作软件等比较先进的功能型软件进行应用，将对信息流进行分析与处理作为工作的核心，实现了对各种需要协同完成的工作进行自动化管理。对于信息的相关操作可以被更高效地完成，使办公效果得以提高。

2.3  知识管理型办公自动化系统

顾名思义，这是一种以知识管理为突出特点的系统，同时这种系统也是目前企业最为需要的。由于目前信息更新的速度十分迅速，网络作为一个功能广泛的平台，为人们提供了一种限制比较低的信息交流与共享的平台。由于信息交流变得更加简便，这就使许多单位对各种相关方面的信息以及自身在运营过程中总结出的知识有了更多的需求，并希望通过二者的不断结合来达到知识的不断更新。这种办公系统通常需要建立在网络平台上，这样是为了更加方便地进行应用，也是为了实现对知识的有效管理，让单位中的办公人员能够在工作中不断吸取知识来达到自身的进步，进而提高整体的竞争力。

3  网络办公自动化系统功能模块设计

3.1  公文管理模块

公文对于一个单位的办公是十分重要的，几乎所有工作都会伴随着公文的传递来进行，在管理公文时需要避免出现各种错误，否则很可能使整个单位的工作都受到不同程度的影响，因此在实现自动化时需要考虑到对公文的管理。这个功能模块主要是控制公文进行发送与接收，并在必要的情况下对一些公文进行存储来方便再次浏览，需要保证整个流程都是按照系统中对其进行的设计来完成。对流程进行设计也是需要通过系统这项功能来控制完成的，这也是最难以通过简单地编程来实现的地方，因为其具有较高的可变动性，在设计时需要考虑各方面因素来完成对其各项功能的设计，同时其起到的作用也是最重要的，决定了系统的具体功能以及工作能力。发送、接受和存储公文方便再次浏览这三项工作是网络办公自动化系统的重点，在进行模块设计时需要将工作重心放在实现这些功能方面。

3.2  邮件管理模块

这个功能模块设计的目的在于实现对邮件更加合理地管理，由于许多单位在工作时都会接收到大量的邮件，同时也有发送各种邮件的需求。处理数量庞大的邮件在操作时很可能出现错误，出现错误就很可能使单位因此而面临着不小的损失，所以对这些邮件进行妥善地管理就成为了目前迫切需要的。系统的这项功能可以使各种邮件都能够有序地被存放，这样可以使发送邮件时不会出现内容错误的现象，同时接收到的邮件也可以在需要时被提取并阅读，极大地方便了办公人员对于邮件管理的需求。

3.3  表单管理

这个模块对于一些工作的进行有着很好的辅助作用，同时一些其它功能的模块在实现功能时也需要其参与来完成一些相应的操作。这个模块主要是对表单进行设计、存储以及提取等，这些功能在其它模块中都有一定的应用。对于某一个企业或者单位来说，对表单的管理是十分重要的，其在一些工作中的重要性几乎与公文一致，因此对该模块进行设计也就显得尤为重要。需要注意的是该模块中需要实现的表单设计以及提取等功能在实现方面都具有很大的难度，虽然这项功能有人工来完成本身不难，但是很难达到自动化的要求，因此更加需要有关人员在这方面付出更多努力。

3.4  档案管理

这个模块主要负责对设计单位各项工作的文件进行存储，并确保在需要用到某个文件时能够第一时间从数据库中调出。由于文件的分类有很多，例如：公文，表单等都属于文件范畴，因此在通过对模块进行设计来实现对其的管理时就具有一定的难度，这种难度主要来自于文件分类多和查阅权限很难进行统一。在设计时需要明确文件的各种分类，同时确保文件存储时每个分类都有特定的存储空间，避免存储时出现错误，一些文件的名称比较相似，需要通过特定的标识来进行区分。

3.5  人事管理

这个模块主要是对人员资料、薪资、权限等信息进行管理，同时也负责对员工进行工作分配、任用、辞退等功能，因此可以说这个模块包含了所有与人事管理相关的功能，对其进行设计是为了以更高的效率来完成这项工作。该模块将系统地对人员进行统一管理，确保管理的合理性以及准确性。避免人工完成这项工作时会受到个人感情的影响。同时该模块还需要根据员工的各项属性来确定具体的管理方案，这样可以使管理过程不会出现差错。

3.6  日程安排

这个模块的功能虽然比较简单，但是其起到的作用却是十分重要的，其主要是将日程信息进行最基本的管理。日程的安排决定了单位应当在什么时间段进行什么工作，同时也约束了办公人员的各项工作，因此正确地对其进行安排对于工作的合理性有着重要意义。这个模块的设计并不复杂，需要注意的是将单位与个人的日程进行分别存储，以此确保存储的准确性。在设计时也需要为其添加综合各种因素来安排日程的功能，使日程之间不会相互冲突，同时也可以使其具有较高的合理性。

3.7  会议管理

会议是每一个单位都会进行的，并且其也具有较高的重要性。当前的会议已经不再拘泥于传统的面对面的开会形式，慢慢地趋向于多样化。除了面对面的形式外，还可以通过各种具有交流功能的软件或平台来进行网络会议、视频会议等现代化的会议形式，使信息可以更直观地进行传达。一般来讲，视频会议取得的效果要比非视频形式的好，但是这会受到网速的影响，因此要根据具体情况来选择适合的形式，这也是进行会议管理时的核心理念。

4  结  论

由此我们可以看出，自动化这一概念可以被套用在各个领域，这对于提高工作效率有着很好的效果。在办公方面，目前存在的主要问题就是工作流程较为繁琐，一些日常的工作需要反复进行，这就使许多办公人员对工作感到十分乏味。网络办公自動化的应用可以很好地解决这个问题，将一些需要在日常反复进行的工作通过网络控制来自动完成，这样可以有效提高办公的效率，减少办公人员的压力，也可以减少在办公过程中出现的错误。

参考文献：

[1] 张大斌，李玉海，陈绪君.数字化校园的办公自动化系统开发研究 [J].现代教育技术，2005，15（1）：69-72+66.

[2] 张新长，杨大勇.基于集成技术的办公自动化信息系统开发与研究 [J].中山大学学报（自然科学版），2002（S1）：138-140.