加强房产档案管理措施

摘 要：近些年，房地产行业发展迅速，相应地对房产档案管理提出了更高的要求。房产档案资料庞大且具有动态性，加上房产档案管理水平不仅关乎着城市发展水平还能够直接每个人的利益所以我们需要更加重视房产档案管理工作。本文结合房产档案管理现状，具体分析了房产档案管理工作的意义，并提出了加强房产档案管理的具体措施，希望能给今后的房产档案管理工作提供一定指导，共同促进房产档案管理质量的提高。

关键词：房产;档案;管理措施

一、房产档案管理现状

根据定义，房地产档案是指房地产行政管理部门在房地产发证登记、房地产交易买卖、房屋动拆迁、建设用地及批租用地活动中，经过收集、整理、鉴定，按一定的手段形成的反映产权人、房屋自然状况及使用土地状况，应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、录像带、录音带、磁介质软盘等各种载体内容的文件材料，而房产档案管理就是要对这些材料进行归档保存。近几年，我国房产档案管理较以前已经完善了很多，但总体来看，仍存在许多问题，有些地区的房产档案管理甚至还处于混乱状态。因此我们有必要重视房产档案管理工作，并努力在最短的时间内解决这些问题。

二、房产档案管理工作的意义

1.促进城市建筑群的管理。中国已经成为世界第一大发展中国家，社会发展水平、人们生活水平有了显著提高。特别是自2008年北京奥运会以来，中国向世界展示了全新的面貌。为了举辦北京奥运会，我国在城市改造上投入了大量资金、人力。其实，改造旧城区的工作是非常艰难复杂的，因为其中不仅涉及巨大的工程量，还关系着复杂的档案管理工作。只有高水平的房产档案管理才能促进城市建筑群管理工作的顺利开展。房产档案对各个城市建筑来说就好比身份证对我们的意义。身份证记录有我们个人的姓名、住址信息，而房产档案则记录这房产所有详细信息，而房产档案信息不仅重要，还比较庞大复杂，所以我们需要对房产档案进行科学的、系统的管理，帮助当地政府部门做好城市建筑群的管理工作，这样才能促进城市的进一步发展。

2.促进法治社会建设。我国现在很重视法治社会的建设，很多人没有意识到一点，其实高质量的房产档案管理工作是可以促进法治社会建设的。随着科技的发展，交通工具也越来越先进，给人们出行带来了极大的便利，因而人口流动频率也大大提升。通过统计我国每年春运量的数据，发现我国流动人口逐年增加，且不断创新高。流动人口增加的数据说明人们的居住地也在变化，随之而来的房产问题也不断发生。新闻经常报道，有些务工人员在外地工作却被一些房产不法分子欺骗，这个时候，房产档案管理工作的意义就更加凸显。因为房产档案管理可以一定程度上帮助有关部门处理此类房产案件，保障合法人的合法权益。再涉及房产交易、抵押、交换等手续的过程中，房产档案管理工作人员更加需要谨慎，确保相关资料的准确记录，这些都可以为解决后面的房产纠纷案件提供重要依据。因此高质量的房产档案管理工作是可以促进法治社会建设。

3.促进城市健康发展。当前，我国许多城市都在进行城区改造，但不少新闻报道“空城”现象越来越严重，原本是为了促进城市更好发展的改造工程却导致了如此结果，不得不让人反思。总所周知，房产档案管理工作本来就是一项非常复杂的工作，随着城区改造步伐的加快，房产档案管理工作也面临着越来越大的压力。那么，城区哪些地方是需要改造的？具体的、最合适的改造力度又是怎样呢？只有把这些问题弄清楚了，才能有序地推进区改造工作。这个时候，房产档案资料可以为人们提供有用的资料信息，让人们在做选择时有据可依。例如，我们可以根据房产档案资料判断不同建筑的价值，并不是所有“旧建筑”都需要被清理。依据房产档案资料来规划城市发展将有助于城市的健康发展。

三、加强房产档案管理的措施

1.重视基础工作。随着大数据时代的到来，数字化档案管理将是房产档案管理的主流趋势。数字化档案管理对技术水平的要求比较高，同时对相关工作人员的工作能力、专业素养也提出了新的要求。即使数字化档案管理很大程度上提高了工作人员的工作效率、一定程度上减轻了管理人员的体力劳动，但是档案管理工作人员不能因此懈怠，仍然要做好并重视收集、整理、归纳房产档案材料等基础工作，谨慎对待房产档案检查、鉴定工作，确保房产档案材料的完整性、真实性。虽然房产档案材料内容复杂，数量庞大，但档案管理工作人员要在确保资料内容准确无误的同时尽力保证房产档案材料的简洁，并将之有序整理，方便后面的归纳查找工作。数字化档案管理的实现不仅取决于科技的发展，更需要各个档案管理工作人员的努力配合，只有重视了这些基础工作，才能为提高房产档案管理工作质量打好基础。

2.规范标准。数字化档案管理的发展给房产档案管理工作带来机遇的同时也带来了挑战。国家档案局现对数字化档案管理工作提出了明确的制度规定。这一规定的推广实施给房产档案管理工作的进行提供了强有力的支持。房产档案管理工作需要顺应时代发展潮流，符合时代发展要求，房产档案管理工作规范标准应该根据房产行业的特点来制定，这样才能切实促进产档案管理水平的提高，推动数字化档案管理的发展。

3.保留双份档案。在房产档案管理工作过程中，相关档案资料数字化是非常重要的内容，意义重大，但是档案资料数字化的过程中有很多细节问题需要我们格外注意，比如，档案资料数字化中的信息归属问题、档案信息储存是否规范、档案资料访问安全问题等，对于这些问题，相关档案管理工作人员要结合工作实际与具体要求，从现实出发，保留双份档案，也就是做好双份保险工作，确保房产档案资料的绝对安全，使得房产档案发挥自身最大作用，实现最大价值。为了适应档案资料数字化的发展需要相应地建立方便、快捷、发达的房产档案信息搜索系统，为人们提供便利的搜索服务，同时提高档案管理工作人员效率与工作质量。另外还要注意对房产档案资料进行扫描，将所有信息都储存到计算机系统里。随着科技时代的到来，房产档案管理工作也要引进先进的科技系统，以此促进房产档案管理工作质量的提升、效率的提高，这些新兴技术的运用还有利于保障房产档案资料的安全。总之，我们要注意在房产档案管理中保留双份档案，做好最充足的准备。

4.完善前期控制。涉及档案的工作都要求做到万无一失。档案材料涉及的数据、信息多种多样，且都非常重要。我国根据我国法律规章制度也明确规定，档案资料的记录不能出现与实际情况不符的问题，也不能出现漏记、错记等问题，这些问题都会直接影响房产档案的可信度、法律效力和价值，甚至会使该房产档案无法被使用。为了避免上述问题的出现，就需要完善前期控制。所谓前期控制，就是要在房产档案归档前，严谨地审核、检验好房产档案资料的真实性和准确性等，及时发现并解决问题，防止后续严重问题的出现。在搜集、记录房产档案资料时，严格审查房产人的所有材料，确保这些材料都是真实的、完善的、符合要求的，保证房产档案资料的法律效力。在房产申请人进行产权登记时，相关工作人员要监督房产申请人是按照真实情况填写的信息，保证等级信息的真实性与准确性。同时，要严格遵守流程，完成所有步驟，例如，要确保房产申请人在核对信息后在身份证复印件上签名按手印。如果该产申请人不是自然人，而是法人，那么需要请他的法定代表人填写委托书，并在委托书上盖上单位的印章，所有流程缺一不可。因为只有做好前期控制才能防范于未然，才能真正落实好所有的事前审查，这样才有利于后续房产档案有关工作的顺利开展。所有这些房产资料的移交管理是整个房产档案管理工作中的重中之重，在这些房产资料的移交管理过程中，档案管理工作人员一定要谨慎对待，认真检查、核对所有房产资料的真实性、准确性，一旦发现房产资料上有错误或资料不全等问题，可以拒绝接收该房产资料，并标明具体原因，体现申请人在最快的时间里采取补救措施。完善前期控制可以帮助房产档案管理后续工作提供保障，有利于提高房产档案管理工作水平。

5.培养专业人才。及时房产档案管理工作中引进了许多高科技技术，房产档案资料数字化也发展迅速，但对房产档案管理工作起决定作用的还是房产档案管理工作人员。所以着眼于房产档案管理工作的长远发展来看，培养专业人才、提高房产档案管理工作人员的工作能力与专业素养具有非常重要的意义。传统的房产档案管理工作人员只需要会简单的计算机知识并且更多的是与纸质的房产档案资料打交道，但是社会的进步、房产行业的迅猛发展对房产档案管理工作人员带来了巨大的挑战，提出了更高的要求。所以我们迫切需要建立一支高水平的房产档案管理工作人员队伍，培养一批专业型人才。这样才能长久的推动房产档案管理工作水平的提高，也只有这样才能满足社会发展，为人们提供满意的服务。所以，房产档案管理部门要把握社会发展机会，尽可能多地为员工提供培训平台，不断完善房产档案管理制度，提高房产档案管理工作人员专业知识，结合先进档案管理技术，实现房产档案管理工作水平质的飞跃。

四、结束语

近些年我国房产行业发展迅速，对房产档案管理的需求也不断增加，同时对房产档案管理工作要求也越来越高。鉴于房产档案资料的重要性，我们必须重视房产档案管理工作，结合我国当前房产档案管理工作的实际情况，根据房产档案管理工作的特点，积极采取措施提高房产档案管理工作水平，以促进我国房产行业的发展。

参考文献：

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[2]冯 杰.房产档案规范化管理实践探析[J].黑龙江史志，2014（7）：154.

[3]王明昕.房产档案管理规范化研究[J].黑龙江科技信息，2013（2）：115.

作者简介：朱智斌（1982-），男，汉族，单位：漳州市房产交易中心，职称：馆员，籍贯：福建漳州，学历：本科，研究方向：档案管理。