强化档案规范管理 推动企业转型发展

朱春燕

中建钢构有限公司华东大区隶

属于世界500强中国建筑股份有限公司旗下的中建钢构有限公司，是华东地区最大的钢结构企业、国家高新技术企业，市场区域覆盖上海、江苏、浙江、山东四个省市。华东大区聚焦以钢结构为主体结构的工程业务，为客户提供“投资+建造+运营”整体解决方案。公司成立以来，在坚持发展传统高端钢结构业务的同时，逐步加大对慢行系统、车库、装配式建筑等新业务的拓展。先后荣获了中国建设工程鲁班奖、中国土木工程詹夭佑奖、全国工人先锋号、全国五一劳动奖状等80多项重大荣誉，赢得客户与社会各界广泛好评。

多年来，中建钢构华东大区始终将档案工作作为企业发展的一项重要环节，不断完善管理体制，优化管理方式，充分发挥档案工作的保障和服务作用，在档案基础业务、信息化建设以及档案开发利用等多个方面狠下功夫，取得了新突破，档案管理水平再上台阶。2015年通过江苏省档案工作三星级规范测评，2018年通过五星级测评。

一、加强组织领导，优化档案管理环境

中建钢构华东大区领导十分重视档案工作，把档案工作纳入公司年度工作计划和分管领导、各部门年度工作考核责任状，全面加强档案工作的统筹规划和日常管理。建立档案工作领导体系和档案工作管理网络，明确档案工作分管领导，配备3名责任心强、专业素养高的专职档案员，并确立各部门、项目兼职档案员20余人，确保组织领导有力，横向到边，纵向到底，为档案工作提供坚强的组织保障。

为加强各种门类、载体档案的收集、整理、保管、统计、利用工作，根据档案工作相关规定，结合公司行业特点，先后制定和完善了《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》《工程档案归档管理办法》《科技档案管理实施细则》《档案整理归档制度》《档案库房管理制度》《档案保管制度》《档案查借阅制度》《档案保密制度》等规章制度，明确了档案管理各个环节的操作规程和具体要求，确保档案工作有章可循，有据可依。

采用内外培训相结合的方式，大力实施“能力提升”工程。一是固定每年6月作为档案工作的集中宣传月。举办档案业务培训班，邀请档案管理部门专家授课，讲解档案整理归档工作要点。在档案宣传月启动仪式上，为优秀档案工作者颁发表彰证书及兼职档案人员聘书，让公司员工及时知晓档案工作动态，强化档案意识，形成人人了解档案、人人参与档案的良好氛围。二是组织部门、项目兼职档案员参加中国建筑档案工作培训等，累计培训100余人次。选派档案员前往其他公司进行学习观摩，找差距、补短板，准确把握各项管理要求和操作要领，切实提高公司档案员业务能力。

二、狠抓基础建设，提升档案管理水平

扎实推进档案基础业务建设，多措并举，着力推动档案工作管理规范化、现代化。按照档案库房、工作人员办公室、阅档室“三分开”的要求，公司不断加大投入力度，档案室配备了档案密集架、防磁柜、除湿机、气体灭火器、空调、视频监控等现代化档案库房管理设备。目前，档案室已成为公司各门类、载体档案的安全保管基地和利用服务中心。

为加强企业档案的收集整理，避免档案资料丢失，中建钢构华东大区结合公司实际，针对各门类、载体档案制定了相应的《中建钢构华东大区档案分类方案》《归档范围和保管期限表》以及《工程档案整理操作手册》。每年3月份，召开公司档案移交交底会，并印发《关于企业管理类档案移交的通知》文件，列明各部门需移交的文件清单及移交期限。明确工程项目档案必须在项目竣工验收后6个月内完成移交，移交与项目兑现挂钩。每年6月底前，档案室根据各部门移交的文件，进行分类、整理、编目，集中统一归档并作数字化处理，挂接至档案信息管理系统。目前，中建钢构华东大区室藏文书档案、声像档案、工程项目档案、设备档案、产品档案、会计档案、人事档案等各门类档案共计7301件，7251卷。

为方便查阅利用，档案室完善了各种检索工具和台账资料，建立了较为齐全、系统的检索体系。编制了《中建钢构华东大区全宗指南》、归档文件目录、案卷目录、发文汇编等10余种检索工具，同时完善了检索工具索引和库房存放位置索引，做到条目清楚、存放有序。建立了查借阅登记簿、档案利用效果登记簿、档案库房检查记录登记表、档案收进移出登记表、库房温湿度登记等台账资料，做到清晰规范、管理有序。

积极加快档案信息化建设。建立起公司内网公文处理平台与中国建筑数字档案馆系统之间的数据接口，实现电子公文实时在线归档。同时采用服务器定期备份、VPN网络加密、企业正版杀毒软件定时定期全面杀毒等方式，实时监控网络运行情况，确保档案数据的安全。现已建成目录数据库、文书档案全文数据库、多媒体数据库三大数据库，从而实现对档案信息资源的集中统一管理、安全存储和综合利用。

三、注重开发利用，发挥档案服务功能

坚持以档案服务企业发展的理念，根据工作需要和利用者的需求，对档案进行多渠道、多层次的开发利用。

积极开展档案编研工作，先后编写了《鲁班奖汇编》《钢构人》《档案利用效果实例选编》《历年重点工程项目汇编》《企业制度汇编》《企业荣誉汇编》《历年行政工作报告汇编》《历年党委工作报告汇编》《领导班子會议纪要汇编》《企业重要议案汇编》等20多种编研资料。制作了企业文化宣传片、工程项目宣传片、钢结构制作宣传片、科研成果宣传片、档案工作宣传片、企业年度先进个人宣传片、十周年功勋职工宣传片等备类宣传片26个。

建成企业文化成果展示厅。展示厅分为企业简介、企业产品类型、企业发展历史、历任领导、企业荣誉等五个板块，陈列了公司所建的重大工程项目、经典作品的模型，荣获的中国建设工程鲁班奖、中国土木工程詹天佑奖、钢结构金奖、全国工人先锋号、全国五一劳动奖状、上海市文明单位等奖牌奖杯。近年来，展示厅累计接待参观人员12000余人次，成为企业服务市场经营，展现市场实力、制作实力，推广企业品牌的重要宣传窗口。

围绕公司中心工作，服务大局，采取现场调阅、电话预约等方式，主动提供档案利用服务，为公司承建的天津117大厦、阿尔及尔机场、武汉站、深圳机场等工程项目在投标竞争中取胜提供了有力支持。近年来，共接待利用者10000余人次，查借阅档案达13500余件（卷）次。

档案反映公司发展的脉络，是公司发展的缩影，承载着公司的历史，作为企业信息资源的一部分，在企业管理中发挥着重要作用。中建钢构华东大区将进一步推动公司档案工作向科学化、规范化、制度化、信息化的方向发展，为企业转型升级高质量发展作出积极贡献。