制约人事档案管理的因素及其改进

张海军

事业单位人事档案管理工作十分复杂，给相关研究人员提出了新的工作要求，如今传统管理方式已经无法满足时代发展，人事档案管理更需要进行自动化与信息化结合发展，在进行档案管理时，把传统形式进行创新是发展的需要，当然在发展过程中，必须要注意档案管理工作的问题，并对应的给予解决处理。

一、事业单位人事档案管理的现状

事业单位开展档案管理工作是发展的需要，也是社会进步的体现，对于事业单位来说，档案管理工作仍然存在一些问题，若不对这些问题进行总结整理，必然会影响以后档案工作的有效进行与发展。例如工作中对于档案管理工作不重视，对于这些不足现状来说，都是我们需要进行一一分析的，只有找出问题存在的核心，才能够有效处理，并提出解决办法。这也是避免这些问题对档案管理工作造成影响的最好办法，在档案管理中，最主要是工作中积极的、从容乐观的态度，当然这些都需要我们进行深入探析。

二、.事业单位档案管理工作中存在的几点问题分析

（一）档案管理工作意识淡薄、素质不高

从目前的事业单位档案管理总体情况了解到，一部分单位领导忽视档案管理工作，对于相关的档案管理意識淡漠，这些工作意识上的影响直接反映了事业单位中档案管理问题的根源所在，从意识方面就可以看出事业单位档案管理存在部分缺陷，无论是在工作中，还是后期存档处理都容易出现问题，并且这些问题也会影响日后档案查询与借鉴。严重的也会影响事业单位健康发展。对于其整体工作效率的提升也有阻碍。同时档案管理人员素质参差不齐也是问题之一，在事业单位中，由于工作人员趋于饱和状态，高素质的专业性人才无法引入，导致这类人员不多。部分单位中在职的档案管理工作人员基本都存在知识结构老化、不合理的问题，新技术新制度等执行力度不够，也无法满足新技术、新设备对人才的要求。这些问题的存在必然影响其发展。

（二）事业单位中档案管理制度不健全

对于管理制度来说，制度的确立是在各项工作中总结的，也是基础工作。作为基础工作必须要不断完善和提高。但是在事业单位中，档案管理制度已经无法与当今发展进度同步，制度存在不完善情况，档案管理制度不仅包括事业单位内部的管理制度，同时也应该制定符合发展的工作人员的责任制度，通过依照国家制度规章制定符合本单位发展的小制度。通常在事业单位中只针对本单位的情况制订了相关的档案管理与监督制度，对于全面制度考虑上欠缺，进而忽视了我国宏观制度的落实和执行。若这样进行制度制定必然导致档案管理工作漏洞百出，进而影响每个档案管理工作人员职位作用，不利于长期稳定发展。

三、应对这些问题的具体解决方法

（一）加强队伍建设，加大培训力度，提高人员的素质。由于人事档案管理具有比较强的业务性、保密性和政策性，再加上各项改革以及制度的深入，档案管理工作急需要高素质的复合型人才。首先，我们要注重挑选那些作风正派并具有较强的责任心的工作的人员。其次，档案管理工作人员应该加强自身学习。主管部门应定期组织培训业务知识，让他们掌握前沿的知识和先进的管理经验，跟上信息时代经济发展水平的要求，有效的提升档案管理的技术水平。

（二）注重人事档案材料有效内容的收集。收集人事档案材料是人事档案管理工作的基础，档案管理人员必须要做到及时收集与档案有关的各种材料，并且认真整理，细致鉴别，做到取之有据。另一方面由于事业单位人员的调整，个人信息会发生一定的变化，所以要重视资料收集工作，工作人员要有高度的主动工作性。在这个过程中还可以适当采用一些定量指标考核作为对个人工作业绩的记录，这样做会更加有助于提高人事档案信息的价值。

（三）提高档案的网络化管理如今事业单位发展过程需迎合信息化时代发展，档案管理工作也是如此，把传统形式向现代化信息化转变也是历史发展的要求，我们必须要合理进行网络化管理，这种网络化管理模式需要进行进一步实施，而不是单一的说，在档案管理过程中由于受到人力资源流动性的制约，这样从另一方面一定程度上增加了事业单位人事档案管理的难度，为了能够更加有效、并且通过迅速准确的方式完成档案的处理工作，必须要采用网络技术，通过设计好的网络管理平台把人员变动等情况进行录入调动等，这种网络化方式即方便了档案管理人员使用，也节约了时间和成本，这样必然对事业单位管理部门的档案工作起到有效便捷的监督管理途径。

（四）加强人事档案管理现代化和信息化建设。现代社会中科学技术的发展，尤其是信息技术的发展给各行各业的管理带来了很多的便利。因此信息化是当今社会发展的趋势，它对人事档案管理工作提出了新的要求。众所周知，人事档案是人才信息资源库，合理地利用这个资源库里面的信息资源，使其最大限度的发挥作用，就需要我们尽可能的运用现代新技术以及管理新手段，提高人事档案管理的时效性，尽快实现人事档案现代化管理。档案管理人员要使用计算机网络来收集档案资料，并且将档案信息输入管理系统中，对于新增的信息要及时在系统中增加，将原来的文字资料转化成计算机网络材料。为了保证人事档案信息的安全性，事业单位还需要加强对管理系统的维护，同时建立相应的纸质材料，在计算机网络出现问题的时候可以查询纸质材料。

四、结束语

总之，事业单位在发展过程中，档案管理工作的建设与完善都必须受到我们重视，这些问题的解决需要我们耐心调节，通过总结我们发现问题的发生与发展都是在社会经济发展与信息化的大背景下，企业单位中档案管理模式的建立已经成为了一个不可逆转的趋势，所以说对于档案人员的培养更要注重于培养计算机能力，把握每个细节，实现事业单位档案进一步发展。