如何加强高校秘书工作的办公自动化

邢莺芳

摘要：随着科学技术和社会经济的迅猛发展，特别是计算机软硬件技术、多媒体技术的发展和广泛应用，办公自动化已经越来越成为高等院校日常管理工作不可或缺的条件。高校秘书工作要积极适应办公自动化发展要求，运用现代化的技术设备和科学管理手段来提高工作质量和效率，实现管理现代化和决策科学化，这也对高校办公室秘书人员提出了新的任务和要求，只有积极主动地学习并熟练掌握运用办公自动化，才能适应自动化环境下的高校秘书工作。文章重点就如何加强高校秘书工作的办公自动化进行研究分析，以供参考。

关键词：高校;秘书工作;办公自动化;研究

引言

秘书这个职业是实现领导与外界人士沟通的最佳途径，是人员沟通的桥梁和领导的左膀右臂，各类信息都与秘书的工作息息相关。从某种程度上讲，秘书的工作看似简单，但却远不只是接收、整理、交换和传输信息的工作。秘书开展工作的方式有很多，例如收集资料、研究政策、反映问题和提供咨询等。正因秘书的工作不可小觑，而且办公自动化可以提高秘书工作的办公效率，所以现代化的办公进程得以如此迅猛地发展。

1办公自动化对秘书工作的作用

1.1有利于提高办公室秘书人员办理公文的效率

传递和办理公文是高校办公室秘书人员的常规工作，秘书人员要将办公室收到的来自上级不同单位的文件整理分类，及时准确地传给不同的领导批阅，并遵照领导指示向学校各部门传达文件精神。在应用办公自动化之前，高校通常采取人工的方式完成这一过程，登记收文时间、收文编号后，再按时间先后、紧急程度等次序分别传到领导手中。有时一份文件需要经过多个校级领导传阅后才能作出决策，这样文件就得在传阅途中逗留较长的时间，容易耽误工作进度，甚至有的文件在领导还未传阅时就过了文件规定的办理时限，直接造成严重影响。应用办公自动化后，办公室秘书人员可以在第一时间将收到的文件扫描，通过学校的办公自动化系统分别或同时发送给不同的领导批阅。领导可以随时随地对文件进行浏览批示，即使领导在外出差开会，也能充分利用网络处理学校事务，不会影响工作进展。

1.2有利于提高办公室秘书人员的业务素质

办公自动化需要以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的网络通信技术，广泛迅速地收集整理、加工存储和提取使用信息，使办公室秘书人员方便快捷地共享信息，但同时它也对办公室秘书人员的业务素质提出了更高的要求，不仅要求秘书人员具备秘书专业知识，还要熟练掌握应用自动化办公设备和技术的能力。办公室秘书人员要有针对性地参加办公室业务知识的进修和培训，提高自身业务水平，掌握现代化科学管理技术，这样才能更好地适应现代办公自动化的需要。

1.3有利于办公室秘书人员之间的协同合作

办公室工作涉及到多个环节，常常需要多个办公室秘书之间相互协作才能完成。比如紧急通知或文件，需要多个秘书人员共同处理，如果采用传统的模式，就需要传递多个环节，耽误处理的时间。应用办公自动化后，可以直接在学校内部的办公自动化系统上进行文件的群发和共享，在最快的时间内传递到相关部门和人员，为秘书工作的及时性提供有力保证。

2如何加强高校秘书工作的办公自动化

2.1积极转变思想观念

提高对办公自动化的重视程度，从思想观念上充分认识到办公自动化实现的必要性和长远功效办公自动化是一个全新的概念，是信息社会的重要标志之一。高校秘书人员必须尽快转变思想观念，跟上形势和时代的发展步伐。在高校办公自动化大发展的新形势下，过去那种不合时宜的旧观念、旧框框和习惯做法已不能适应办公室秘书工作的需要。在新的历史发展阶段，秘书人员只有更新观念，转变工作方法，高度重视，积极学习先进的办公自动化思想，使办公自动化意识成为一种“自觉”，才能确保不被时代发展、科技发展的大潮抛弃，才能保证秘书工作高效有序地运作。

2.2强化学习意识

提升自身能力办公自动化是一个高效的人机交互系统，在这个系统中，具有现代思想和技能的人始终是活动的主体。作为秘书工作人员，不仅要学习秘书工作的业务知识在实际工作中加以运用，更要加强办公自动化理论学习，接触尽可能多的新技术，完善自己的知识结构。要积极参加办公自动化方面的培训，掌握一定计算机软硬件知识。秘书工作千头万绪，不仅要掌握电脑、传真机、复印机等现代办公手段，尤其要掌握计算机信息处理技术和网络技术，熟练使用办公自动化软件，有能力和有条件的甚至可以向系统开发等高级应用技巧发展，以适应新环境对高校秘书的新要求，充分发挥高校秘书职能。

2.3认真实践秘书工作的规范化操作

科学有效地建立办公自动化条件下的秘书工作规范，严格规范秘书工作制度和程序，逐漸地在日常工作中，把传统工作环节和先进的自动化手段相结合，真正提高工作效率。办公自动化的实现对日常性的事务处理有极大的帮助，但是像公文办理、档案管理等工作虽然运用了自动化软件，由于这类工作有传统的规范程序，例如公文办理中的拟办、批办、承办等核心环节，档案管理中的鉴定、分类、整理等核心环节，即使在办公自动化环境下仍要坚持规范处理，使OA与传统秘书工作真正相结合。

2.4强化责任意识

办公自动化配备了诸多设备，如没有强烈的责任心。用完了就拉倒，很容易造成设备的人为损坏或者不必要的浪费，甚至造成泄密。要强化责任意识，精心维护，确保OA正常运转，延长设备使用寿命，实现“可持续使用”。认真分析工作中所需要的信息处理功能，分清轻重缓急，把有限的办公自动化设备与软件用在刀刃上。

结束语

综上所述，办公自动化有利也有弊，但利大于弊就有发展的意义所在，办公自动化仍处在秘书工作中的重要一环，尤其是在市场竞争力如此迅猛和信息传播速度极快的现今。构筑企业内部网，实现办公自动化，成为许多企事业单位领导和信息主管部门的主要工作。办公自动化作为新事物已逐渐普及，它将推动秘书工作的进一步发展，使其逐步走向自动化和现代化的新局面。

参考文献：

[1] 林燕婷.办公自动化在高校秘书工作中的应用[J].科技展望，2016，26（23）：344.

[2] 朱金娟.关于高校推行无纸化办公的探索[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2014（10）：44.

[3] 林晓丹.办公自动化对高校秘书工作的利弊分析[J].海峡科学，2011（07）：50-52.

（作者单位：昆山登云科技职业学院）