关于Word的小技巧

郭光园

Word是一款神奇的工具，很多看似复杂的小功能，其背后都有着简单又高效的深层次逻辑。日常工作中常常会有很多与之相关的小技巧，比如下面要介绍的这些。

1.快速随机文本

有时我们会用到大段的文字做测试，很多小伙伴的做法都是用键盘随便打上一气。不过由于文笔不通，实际出来的效果并不理想。其实在Word中，只要输入“=rand（）”并回车，就能随机生成一大段文字。利用这段文字进行排版练习，就显得很方便了。

2.快速插入日期

在Word中，有2个快捷键能够直接生成当前日期与时间。和直接录入不同，这样生成的时间和日期，是以域的形式出现的，最大好处是可以随时保持最新。

当前日期：Alt+Shift+D

当前时间：Alt+Shift+T

3.纵向选择文字

传统的鼠标选择只能是横向，想实现纵向选取又该怎么办呢？很简单，只要在Word中按住了Alt键，然后向下拖动鼠标，即可快速完成纵向区域的选取。

4.自动输入单位地址

输入“公司地址”自动弹出地址全名，输入“电子落款”自动弹出E-mail、公司名称、联系电话等信息，这就是Word中的自动图文集。使用前，先将这些内容写好，然后选中并点击“插入”→“文本”→“文档部件”→“自动图文集”，接下来根据提示创建好词条即可。其中“名称”指的是你要输入的“公司地址”，而“XX省XX市XX区XXX路XXX号”则是地址全名。

5.快速生成表格

Word中，除了可以使用“插入”菜单→“表格”工具快速创建表格外，还可以输入以下快捷键“+-+”。回车后，Word将自动生成一个单元格，输入内容就可以了。

6.快速转为中文大写

有时我们会需要将数字快速转换为中文，很多小伙伴都是通过输入法完成。但其实一个最简单操作，是首先选中数字然后点击“插入”→“符号”→“编号”。在这里，Word会提供很多中文数字形式，比方有“一二三”、“壹贰叁”、“子丑寅”、“甲乙丙”……，挑选一个合适的双击一下，转换就一下完成了。

7.快速删除空格

从网上下载的文档常会包含很多空格，传统的手工清除是很麻烦的，其实这里有一个比较简单的方法。首先，打开“查找与替换”对话框（低版本Word直接用Ctrl+F打开，高版本Word用“开始”→“编辑”→“替换”打开），然后在“替换→特殊格式”中选择“空白区域”，点击“全部替换”后这些多余的空格就全部删除了。

8.快速讀生僻字

除了可以排版之外，Word也可以用来识别一下生僻字。这项功能位于“开始”面板→“字体”标签。首先将要识读的生僻字选中，然后点击其中的“拼音指南”。这时Word就会自动给出这个字的拼音与声调，妥妥的识读神器。

9.乱格式一键归位

很多下载回来的文档，都会夹杂混乱的格式，甚至想重新编辑一下都是一件麻烦事。其实在Word中，有一项功能可以快速清除所有格式。方法如下：首先选中所有文字，然后点击“开始”→“字体”→“清除所有格式”。好了，接下来再去设置格式就显得方便多了。

10.选择格式相近的文字

如果你为某个标题设置了一组特殊格式，那么当你想选中所有同级别标题时，最简单一个方法，就是选中这个标题，然后点击“开始”→“编辑”→“选择”→“选择格式相似的文本”……剩下的操作就不用多说了吧。

11.快速实现网页输出

这是Office新版包含的一项功能，如果已经打入大段文字，想把内容发给对方时，除了借助QQ、微信一类的在线传递工具，还可以点击“文件”菜单→“转换”将文件转换为网页形式。Word提供了若干美观大方的设计模板，点击即可完成匹配。网页会以微软Sway组件传递，可以直接发给对方。

成为职场高手，就要了解很多Word技巧。因为同一件工作，别人要花1小时完成，而你只要10分钟，这就是高手的体现，希望今天介绍的这些小技巧对大家有所帮助。