OA办公系统的研究与分析

摘  要：OA办公系统是推行无纸化办公改革、提高行政办公效率的重要利器，也是近年来高职院校发展信息化建设的重要内容，但是在发展过程中大多会遇到一些具有共性、普遍性的问题，需要引起高度重视。本文结合无锡工艺职业技术学院OA办公系统的实际情况，概述了其建设方案、使用现状，详细分析了当前发展面临的挑战，并着重对后续推进OA办公系统发展提出一些思考与建议，以期抛砖引玉，供读者借鉴参考。

关键词：办公自动化;OA系统;协同办公

中图分类号：TP317.1      文献标识码：A 文章编号：2096-4706（2019）17-0181-03

Abstract：The OA office  system is an important tool to promote paperless office reform and improve the efficiency of handling official business. It is also an important part of the development of information technology in higher vocational colleges in recent years. However，in the process of development，most of them will encounter some common and universal problems that need to be highly valued. Based on the actual situation of the OA office  system of Wuxi Vocational Institute of Arts & Technology，this paper summarizes its construction plan and use status，analyzes the challenges of current development in detail，and puts forward some thoughts and suggestions for the subsequent development of the OA office  system，in order to attract readers for reference.

Keywords：office automation;OA system;cooperative office

0  引  言

無锡工艺职业技术学院（简称工艺学院）是隶属于江苏省教育厅的全日制普通高等学校，学院以紫砂陶为特色，以艺术设计专业群为重点，前身系创建于1958年的陶都工业大学。长期以来，学院办公一直沿用电话联系、跑腿审签的传统纸质化办公方式，费时费力、效率不高，逐渐跟不上时代。为此，学院投入资金人力建成OA办公系统，一方面极大地提高了办公效率，只需通过电脑、手机就可以在线完成办公业务;另一方面在OA系统使用、管理、维护和安全上也出现了一些新的问题。这些问题具有新颖性、普遍性、挑战性，值得深入分析研究，以期OA系统日臻完善，更好地满足实际办公需求。

1  无锡工艺学院OA办公系统建设方案

无锡工艺学院OA办公系统建成于2016年，由江苏金智教育信息股份有限公司开发建设。采用主流的基于Web标准的B/S模式，即浏览器、Web服务器、数据库服务器三层结构模式;同时采用双机热备方案，即两台服务器同时运行，保障OA系统的稳定性和数据安全性。目前，OA系统主要功能模块包括个人办公、公文管理、会议管理、日程安排、公共信息、日常办公、物资采购、业务导航、信息服务等，并支持自定义扩展。

1.1  设计要求

无锡工艺学院结合自身实际情况，统筹规划，以期建成一个以办公室为中心、工作流为导向、数据流为脉络、覆盖全校各院系部门、纵横结合的管理信息网络。工艺学院设计OA系统时主要考虑了三方面因素：

（1）顶层设计：由学院总体规划，党政办公室集中管理，全校各院系部门共同使用;

（2）可扩展性：可根据实际工作需要灵活配置表单流程，对工作流进行修改完善，对功能模块进行扩充变更;

（3）可集成性：支持统一身份认证，纳入学院信息门户，并可与其他业务系统对接，支持数据交换共享。

1.2  管理模式

无锡工艺学院OA系统采用党政办公室和信息中心共同管理的模式。党政办公室主要管理业务需求和功能设计，信息中心主要提供技术支持。

此外，学院也发布了正式通知，明确规定相关业务不再走传统纸质流程，统一走OA系统网上流程，从而有效保障了工作流程的规范化。

2  无锡工艺学院OA办公系统使用现状

2.1  简单易用，使用率高

由于采用了B/S模式，用户无需安装客户端软件，只需打开浏览器登录学院信息门户就可进入OA办公系统。

对于大部分教职工来说，只需稍加指导就能上手使用;即使是一些年龄大的老教师，对其多指导几次也能顺利上手。截至目前，OA系统已累计完成各类审批事项1500余条，配置工作流程30余例，极大地提高了办公效率。

2.2  业务使用分布不均衡

无锡工艺学院OA系统在建设之初考虑到系统整体的先进性、实用性与可扩展性，设计了诸多业务功能，初衷是好的，也是科学的。但在实际使用过程中，很多业务功能很少用到甚至用不到：比如用车、出差、公务接待、日程安排、周会表、合同协议签订、信访、值班、用章、一周计划备注等功能模块。

目前，业务使用量主要集中在“物资采购”功能模块，例如：招标立项、零星物资采购、工程维修、教学仪器维修、招标方式变更、招标文件送审、工程签证审批、合同审核确认、采购验收审批等，这块业务的使用量占到全部业务使用量的80%左右。

其次是机房使用、录播室使用、多媒体教室使用、车辆使用、公务接待等业务，使用量占全部业务使用量的10%左右。

其他业务使用量加起来占10%左右。

2.3  公文流转和会议管理未能广泛使用

公文流转（收文发文）和会议管理一直被视为OA系统极为重要的业务功能，也是高校无纸化办公的核心部分。无锡工艺学院针对这两块业务也早已设计好了相应功能，并都配置好了工作流程和表单。但遗憾的是，由于学院实际办公情况的特殊性，这两项功能一直未能广泛使用。从信息化程度上讲，不彻底，没有充分发挥OA系统的核心功能。

2.4  移动OA使用率低

无锡工艺学院在建设PC端OA系统时也考虑到了移动端应用的发展趋势，因此也开发了手机端的移动OA系统，本意是顺应时代、与时俱进。但在实际应用中，移动OA系统使用率很低，甚至不少人都不知有移动OA系统，大部分人只习惯且只使用PC端的OA系统。

3  无锡工艺学院OA办公系统发展面临的挑战

无锡工艺学院数字化校园建设起步于2014年，领导非常重视，投入大量资金人力，虽起步晚，但发展较快。同时也面临诸多挑战，具体到OA办公系统中有以下几个方面。

3.1  过渡阶段的不适应症

在传统纸质化办公时代向信息化办公时代转变的过程中，难免会出现暂时的不适应症甚至有排斥心理，这种病症源自人们对灵活性的向往与规范化带来的约束性之间的矛盾。具体来讲：

（1）传统纸质化办公方式惯性较大，十几年甚至几十年的使用习惯已形成较大依赖性;

（2）办公流程在OA系统管理后台设定后，人员就要按照流程步骤走，而一些人员随意性较大;

（3）OA系统对浏览器兼容性有一定要求，这也在一定程度上带来了不便。

3.2  功能设置不够实用科学

目前业务使用主要集中在“物资采购”功能模块，其他业务模块使用率很低，甚至很多在建设OA系统之初就设计好的功能模块几乎都没投入使用。另外，移动OA虽然基本解决了掌上办公的需求，但系统功能还不够完善，有些功能设置经不起推敲。

3.3  信息安全形势愈发严峻

随着近几年境外黑客组织对我国政府及教育界的网络攻击愈发猖獗，信息安全等级要求越来越高，信息安全已成为高校信息化建设的重中之重。具体到OA系统中，除了签发审批外，附件中还会涉及一些涉密性强的数据，比如财务、人事、合同、学生数据等。这些信息如不加以严格防范，很可能被不法分子窃取利用;并且一旦OA系统被攻破，不法分子就可以顺藤摸瓜逐个攻破其他业务系统，后果不堪设想。

4  后续推进OA办公系统建设的思考

4.1  以需求为主导，突出效率优先

坚持“又好又快”的原则完善OA系统。现行OA系统功能只是暂时满足目前办公需求，未来可能要根据实际工作需要发生变化。

首先，要进一步完善系统功能建设。详细调研学院对办公自动化的实际功能需求，听取各院系部门对OA系统的使用意见，研究分析，得出更贴合需求、顺应时代、着眼未来的完善方案。

其次，要进一步提升办公效率。综合借鉴兄弟院校经验，尝试在OA系统中对表单进行简化、对流程进行优化，力求在贴合办公需求的基础上进一步提高效率。

最后，要加紧升级移动OA系统客户端，推敲打磨，完善功能，使日常办公摆脱时间、空间、设备的束缚，进一步提高效率，顺应信息化发展的时代趋势。

4.2  加强应用推广，充分发挥作用

目前无锡工艺学院OA系统使用状况比较“偏科”，主要集中在“物资采购”功能模块上，其他功能模块则使用率较低。为了更广泛、更充分地发挥OA系统功能，可从以下两个方面入手：

（1）下发正式通知文件，从学院层面引导规范各院系部门使用OA系统，同时制定相关管理办法，指定责任人，落实责任制;

（2）详细调研各院系部门实际办公情况，把能搬到网上的办公流程都搬到网上，真正做到“让数据多跑路，让人们少跑腿”。

4.3  强化系统维护，保障数据安全

一方面，在OA系统使用过程中，难免会出现一些问题，因此系统维护也十分重要，这就需要由专业技术人员对这些故障问题进行分析和处理。因此，应重视专业技术人才队伍建设，各院系部门可设立各自的OA系统管理员，并通过强化培训提高其实际操作水平和解决问题能力，进一步提高处理问题效率。

另一方面，为了有效防止出现信息泄露、数据篡改等问题，还需要制定科学的访问权限等级，只有拥有相应权限才能够访问相应信息;并且对于机密文件、敏感信息需要做好加密处理，防止数据被恶意篡改。另外，还需要做好重要文件数据的备份工作，确保在极端情况下OA系统也能快速恢复、稳定运行。

4.4  注重用管结合，保障系统安全

坚持“用管结合”的原则全面保障OA系统安全性。系统操作人员保密意识弱、防护能力低下，安全隐患未排除，往往是造成OA系统安全事件的主要原因。要进一步加强OA系统安全性建设，应同时抓好系统管理者和使用者两个方面：

第一，OA系统管理者应从更可靠的制度保障、更完善的操作规则、更优化的工作流程等方面，提出系统安全性改进建议。同时，应定期扫描系统漏洞并打补丁，定期撰写系统安全性报告;加强整个校园网的信息安全监测，做好日常维护，为OA系统规避风险、安全稳定运行做好保障。

第二，OA系统的使用者应牢固树立信息安全意识，注重提高自身安全防范能力，对自己的身份认证信息进行改密、注意保密，对上传的数据文件做好备份（必要时进行加密），规范使用外接存储设备，科学合理上网等。

5  结  论

OA办公系统作为高校信息化建设的重要组成部分，越来越受到重视，在经历了多年的发展之后OA系统已日趋完善成熟。但需要注意的是，各高校还应根据自身实际情况，因地制宜、因校施策、统筹规划，研究制定契合自身办公需求的业务功能，优化表单流程，全面发挥OA系统核心功能，并同步开发移动OA。同时加强应用推广，强化系统维护，建设专业技术人才队伍，注重“用管结合”，做好信息安全工作，保障OA系统安全稳定运行，使OA系统真正成为高校提高办公效率的重要利器。

参考文献：

[1] 郭伟，余亚华.大数据时代地方高校OA协同办公系统发展策略研究 [J].江汉大学学报（社会科学版），2017，34（1）：103-108+128.

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[3] 赵万彬，孙淳.高校OA办公系统利用现状及功能开发阻力分析——以广州工商职业技术学院为例 [J].办公室业务，2014（13）：5-6.

[4] 杜静.新形势下高校办公自动化建设改进方向初探——以南京农业大学OA系统建设为例 [J].管理观察，2017（14）：143-144.

作者简介：杨程（1987-），男，汉族，江苏宜兴人，信息管理科员，助理工程师，本科，学士学位，研究方向：高校信息化应用。