PPT省时新技巧

顾伟

上班后就明白了，做PPT真的已经成为生活中的一部分，上班做下班做加班也在做。尤其是PPT里往往自带了很多重复性操作，这就让整个PPT制作起来极为耗时。

真正的PPT高手，往往不会这样。他们会巧妙利用PPT里的很多批量化功能，甚至安装一些插件，来专门完成这些费时费力又没多少技术含量的操作，1分钟的操作就顶别人的10分钟！接下来就给大家介紹几个。

批量加Logo

这项功能很多人都用过，其实就是幻灯片里的母版操作。何为“母版”？简单理解就是模版的意思，可以在母版中任意添加背景，也可以将Logo添加到母版中作为装饰。当后续幻灯片基于当前母版制作时，会自动加载上母版现存的所有元素。于是繁琐的手工加Logo操作，就这样借助母版一步完成了。

具体做法是：

1.点击“视图”→“幻灯片母版”进入母版视图；

2.点击“插入”→“图片”将Logo添加到母版页面中，并调整好位置及大小；

3.点击“幻灯片母版”→“关闭母版视图”返回正常编辑模式；

4.再次新建幻灯片时，会发现所有的幻灯片都被自动加上了Logo，且无需调整位置和大小。

PowerPoint的母版并非一张，而是由几个不同等级的版面组成的。换言之，可以为首页建立一种母版，也可以为空白页建立另一种母版。而制作好的幻灯片，也可以点击“开始”→“版式”快速更换母版样式。

批量新建页面

如何用最快方法建立幻灯片呢？右键“新建幻灯片”算一个，通过快捷键“Ctrl+M”也算一个。但是，这2个都不是最快的新建幻灯片方法。

具体做法是：

将光标放置到左侧幻灯片导航栏中，点击要插入新幻灯片的位置；连续地按下回车键。

批量更换字体

有时我们会下载到一些现成的模板，由于版权的问题，模版里的很多文字都要更改为无版权字体。更换字体并不是件很难的事，Ctrl+A全选，然后在字体框中直接点击新字体即可，但很显然，这个效率并不高。可以使用以下方法：

1.点击“开始”→“替换”→“替换字体”；

2.在替换字体面板中，通过下拉菜单找到你要修改的字体，然后在“替换为”中为PPT挑选一个新字体；

3.点击“替换”按钮，所有的文字就这样一键替换好了。

这个技巧还有一个优点，就是仅针对有争议的字体做替换，而其他的开源字体则不受影响。

批量添加图片

怎样将一大堆图片快速添加到PPT中，且每页只有一张？很多人都曾遭遇过这个难题，看似简单，可实际操作却极为费时。这次所使用的，则是PPT里一项很小众的功能———相册。

具体做法是：

1.点击“插入”→“图像”→“相册”→“新建相册”；

2.在相册面板中，点击“文件/磁盘”挑选要添加的图片；

3.在“相册版式”菜单，选择一种自己需要的相册版式，比如一张一页or几张一页；

4.点击“创建”按钮，片刻后图片就自动插入好了。

批量设置动画

动画设计其实是个挺苦的活儿，因为真的很繁琐。更郁闷的是做完一个后，发现后面还有二十多个在排队，这心情也就“无与伦比”了。其实就像我们平时所用的格式刷一样，在PowerPoint中也有一个专为动画设计的“动画刷”，能够快速复制动画设置。

具体做法是：

1.点击一个已经设置好动画的元素；

2.点击“动画”→“高级动画”→“动画刷”，和格式刷一样，动画刷也是单击一下生效一次，双击一下永久生效；

3.接下来，一个个点击要设置动画的元素。怎么样？是不是比以前快多了。

批量设置背景

这个技巧和前面介绍的幻灯片母版有些类似，在一些母版应用不方便的场景下，可以借助这个技巧快速设置背景。

具体做法是：

1.在幻灯片空白处右击，选择“设置背景格式”；

2.在“设置背景格式”面板点击“纯色填充”或者“图片或纹理填充”，为当前幻灯片设置背景；

3.点击“应用到全部”按钮，这时当前背景就会自动应用到所有的幻灯片中了。

批量修改色彩

将别人PPT里的图表复制过来，却发现和自己的幻灯片色彩格格不入，怎样快速调整呢？

具体做法是：

1.点击“设计”→“变体”→“颜色”；

2.这里PowerPoint已经内置好了很多色彩方案，点击一下，整个幻灯片便自动协调了。

批量设置切片时间

想让PPT自动播放，就需要设置自动切片时间。和其他功能一样，这里也有一个批量设置的小技巧。

具体做法是：

1.将光标定位到左侧导航栏，Ctrl+A，全选所有幻灯片；

2.点击“切换”→“计时”→“设置自动换片时间”，这时所有幻灯片就会按照既定的间隔，自动播放。

批量保存分页图

为幻灯片制作分页图，最笨的方法就是通过截屏软件一页页截取。其实在PowerPoint中，还有一项更隐蔽的技巧，可以一键完成这一操作。

具体做法是：

1.点击“文件”→“另存为”；

2.指定好分页图的名称及保存路径，然后将文件类型设置为“JPEG文件交换格式（*.jpg）”；

3.点击“保存”后，PowerPoint会弹出一个提示框，点击其中的“所有幻灯片”按钮。稍等片刻，每一张分页图就会以JPG的形式直接保存在当前路径。

其实这只是PowerPoint内置的几个批量化技巧，有时在实际工作中，还会借助一些PPT插件，来完成一些更高难度的操作。希望今天介绍的这些方法能对大家有所帮助。