机关档案管理的新思路、新要求

贾立松

摘  要：作为我国档案事业的重要部分，机关档案是机关公务活动的历史记录资料，其本身就具有参考、凭证及资政等作用，对机关单位的发展有着较大的影响作用。近几年，机关单位的档案管理意识逐渐提高，所采取的档案管理手段也越来越先进，但是整个档案管理过程依旧存在各种各样的问题，这就必须要采取有效对策进行处理，使机关档案管理更具有全面性及有效性，为机关单位的发展提供更加可靠的信息服务。

关键词：机关;档案管理;新思路;新要求

1機关档案管理中存在的薄弱环节

1.1档案管理人员的变动过于频繁

在以往机关档案管理过程中，常常都是由办公室文书人员兼职档案管理，这些档案管理人员的素质水平参差不齐，且工作经验也不够丰富，在实行轮岗制度的情况下，机关档案工作带来较大的负面影响。同时，部分档案工作人员的能力及素质较低，在档案管理上不够严格，以致文件材料的整理缺乏规范性，常常出现档案过于散乱的情况，难以实现对机关档案的集中和统一管理。

1.2档案整理不够规范

部分单位在进行档案管理工作的时候，存在档案收集不完整的情况，整个过程以收集业务上级来文及单位发文为主，在收集统计报表、行政介绍信、重大活动的音像及照片、实物档案等各方面存在一定的疏忽，以致档案质量无法得到保障。同时，部分档案管理人员在整理文件过程中存在不规范的操作，进而出现文件录入不全、文件缺号、文件数字化水平不高等情况，严重影响到机关档案管理的规范性，不利于机关档案的有效利用。

2加强机关档案管理的具体对策

2.1固本强基，深化体制机制安排

《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）规定“档案工作实行统一领导、分级管理的原则”，这是我国档案工作的组织原则与基本管理体制。在此基础上，《机关档案工作条例》赋予专业主管机关档案部门按照本专业管理体制对本系统和直属单位档案工作进行指导、监督与检查职责，成为“统一领导，分级管理”的有效补充。《规定》在严格遵循上述法律法规基础上，重申了统一领导、分级管理的体制要求，明确提出中央、地方专业主管机关应当在档案行政管理部门指导下对本系统和直属单位档案工作进行监督、指导，并且监督、指导时“应当遵循统一领导、分级管理原则”。这对中央和地方专业主管机关的行业管理职责进行了准确定位。

在组织架构上，《规定》要求各单位建立档案工作协调机制、确定机关档案部门、组成机关档案工作网络，分别承担机关档案工作的组织协调、统一归口和具体管理职责，形成了较为合理的三级组织架构。其中，档案工作协调机制的建立是《规定》提出的新要求，由分管档案工作的单位负责人、办公厅（室）（或承担该职能的其他综合办事机构）及相关部门负责人组成。

在内部工作机制上，机关应当配备与工作量相匹配的专职档案工作人员，机关文书或业务部门应当指定人员，分别承担机关档案业务工作和相应部门文件材料的收集、整理和归档工作。为了保证工作取得成效，《规定》要求档案工作人员为正式在编人员，并且通过限定知识背景和明确培训要求等方式，对专业素质和职业素养提出了要求。

2.2着眼发展，提出基础设施定制方案

档案用房要求。在用房类型上，《规定》将传统要求中档案办公、阅览、库房“三分开”调整为办公、整理、阅览、库房“四分开”，以更好地满足档案管理功能分区的需要。在库房面积上，《规定》“定标不定额”，确定了60m2/万卷（或10万件）的计算指标，要求按照档案数量准确计算所需库房面积。在承重问题上，由于机关库房一般基于办公用房改造，《规定》将采用密集架的楼面均布活荷载标准值调整为不小于8kN/m2，并根据档案装载情况予以相应增加。

档案库房的温湿度检测调控系统、消防系统、安防系统要求。为保证档案妥善、安全保管，《规定》将库房温湿度检测调控等三大系统纳入必备项，要求库房必须安装漏水报警设备、甲级防火门、全封闭防盗门窗等。

档案信息化基础设施设备要求。《规定》将之分为智能库房管理基础设施设备和档案数字化、电子文件归档及电子档案管理设施设备两大类型，并提出了原则要求，提醒机关进行基础设施建设时应统筹考虑、协调推进，避免顾此失彼。

2.3着眼创新，提升监督指导业务

监督、指导与检查是档案行政管理部门主管档案工作、履行《档案法》赋予职责的重要形式。《规定》对档案行政管理部门的监督检查和业务指导职责进行了强化。

界定档案行政管理部门的检查职权。规定“以进入相关场所检查，询问有关人员，查阅、复制有关档案资料等方式开展”，保证检查职责的履行。

创设年度报告制度。要求机关汇总分析当年档案工作情况形成年度报告，报送同级档案行政管理部门、上级档案部门，解决业务指导周期长、覆盖面不足等问题。

增加规章制度备案要求。要求机关将本单位档案管理的基本制度报档案行政管理部门备案，将档案行政管理部门的监督检查和业务指导要求前置，保证机关基本制度符合法律法规和方针政策要求。

2.4着眼转型，提出全新管理要求

增加了形成流程。《规定》提出，要按照职责形成文件材料或为形成文件材料创造条件;要采用适当的文件材料记录载体和方式;归档文件材料应当真实、准确、系统，文件材料组件齐全、内容完整，从根源上保证档案资源建设质量。

提出收集新要求。《规定》要求编制包括各门类的文件档案材料的归档范围和保管期限表来指导收集工作。《规定》给出了各个门类档案的参照规范或管理办法。

提出整理新观念。《规定》提出逐步推进卷件融合管理，合理简化、规范档案整理要求。

细化鉴定销毁流程。鉴定销毁工作关系到档案的汰旧换新和档案工作的长远发展，《规定》明确了销毁人员、程序、场所安排，增强了可操作性。

此外，《规定》在对外利用批准、档案开发方式、统计结果可视化显示等方面也提出了创新要求。

结论

综上所述，虽然我国在机关档案管理上已经积累了一定的经验，但是整个过程依旧存在诸多薄弱环节，不利于机关档案管理的持续发展。为促进机关档案管理水平的提升，需要深入了解机关档案管理的现状及相关问题，积极加强宣传工作、提高对档案工作的认识，建章立制、提高档案管理的规范性，合理增加投入成本、夯实档案管理基础，提高指导力度、加强档案管理队伍建设，通过各种方式提高机关档案管理工作的质量，使其能够更好的服务于我国人民及机关单位的发展。

参考文献

[1]  宫潇倩.机关档案管理存在的薄弱环节与解决对策[J].办公室业务，2019（01）：91.

[2]  林秀清.新形势下的机关档案管理探索[J].产业与科技论坛，2018，17（20）：271-272.