关于高校人事档案管理信息化的几点思考

冯小芳

摘 要：随着20世纪计算机技术的兴起，计算机逐渐影响到人们的工作和生活，随着近些年网络及信息技术的进一步飞速发展，计算机信息技术已经深入到人们生活与工作的方方面面，因而人们将之称为第三次科技革命。这种颠覆性的变革，影响着我们的学习、影响着我们的工作、影响着我们的出行……高校人事档案管理是高校人事管理的一个重要组成部分，传统的高校人事档案材料多、查找难、管理繁，传统的人事档案管理已经严重落后于时代，人事档案管理信息化势在必行。而运用计算机技术将人事档案信息化则可以有效解决传统人事档案管理中的各种难题，让人事档案管理工作变得轻松、变得高效。

关键词：高校;人事档案;管理;信息化;计算机

一、人事档案概述

人事档案管理，离我们的生活很近，大家对此也并不陌生，它是指收集、整理、保存、鉴定、记录、查找人事档案的相关工作。高校人事档案记录了学校相关人员的工作、学习和生活情况，反应了他们的德育状况和能力水平。人事档案由人事部门、组织部门、档案管理部门以文件的形式收集、整理，是记录个人基本情况、社会关系、业务能力、知识水平、工作情况、思想道德、受奖励及受处罚情况的文件。

在人事档案管理中，由于高校人事档案是属于的高校重要的机密文件，因此，作为人事档案管理人员，首先要注意保守秘密，坚决杜绝信息泄露;其次，要注意档案材料的完整性，避免遗失或损坏;最后，在人事档案材料的查找及使用过程中，一定要注意顺序编排、用后归位，以便实现人事档案的高效利用和有序存放。

俗话说，“没有规矩，不成方圆”，对机密的人事档案材料进行管理更是如此。人事档案管理制度建设是人事档案妥善和有效管理的前提和保障，区域不同、单位各异，因而各地、各单位的人事档案管理相关制度也有所差异，但大致要包括以下几点：

1.归档制度。新转来的人事档案、新加的人事材料都要及时归档，在归档过程中，一要对相关材料认真检查，确认其满足归档要求;二要根据新材料的内容、性质、属性等确定其所应的存放位置;三要将材料名称及其相关说明记录在材料清单表中，以便于查找。

2.核对检查制度。核对、检查是确保档案准确、完整、安全、有序的基础。在核对过程中，要注意对档案保管的环境、材料本身进行在逐项核对，确保材料本身无损坏，存放档案的库房防火、防水、防盗措施到位。检查核对并不只是增加新档案时才做，而应将其作为一项例行工作定期进行，以便将问题及早发现、及时解决。

3.转递制度。我国经济快速增长、人员流动日趋频繁，档案转移也随之增加。因而，人事档案转递成为高校人事管理工作的一个重要组成部分。

4.保密制度。保密是人事档案工作的一项基本要求，在人事档案管理工作中，除了要对相关工作人员进行教育，让他们认识到人事档案管理工作的严肃性，提高他们的保密意识外，保密制度建设同样必不可少。对于违反规定的人员一定要严肃处理，违反法律规定的，还要依法追究其刑事责任。

5.统计制度。

二、传统高校人事档案管理的不足

传统的人事档案管理仍沿用以前手工书写、人工整理、实物存放的方法。由于缺乏标准化的文件内容及格式，档案管理人员出现变动时，工作交接时的工作内容庞杂，还容易出现错误。档案工作中出现的疏漏也很难查出根源、找到真正的责任人。由于传统档案都是纸质材料，在进行材料的查找时，就不得不翻箱倒柜，工作量大且效率低下。具体来说传统的人事档案管理有以下几点不足。

1.规格不统一。由于传统的档案全部由手工书写、人工整理，虽然有档案管理的相关规定，但由于单位及各单位具体情况的不同，各地的人事档案内容不统一、格式不一致。由于文件类型、文本内容及格式的不同，给文件的整理、查找、交接等带来诸多不便。

2.查找不方便。人事档案管理是记录高校内部相关人员工作、学习、生活的日常记录，当然要妥善保管。但花大力气整理、保存的这些档案是要使用的，是需要经常查找、核对相关资料的。传统的人事档案全部为纸质文件，当然不具备搜索功能，虽然有人事档案清单，可能通过清单找出相应的材料存放位置。但人事档案的资料很多，有时要从这个位置取出想要的文件也是需要点力气，用完后还要放回原位。有时核对一条信息就可能需要花掉一个小时的时间，而如果是电子档案，查找信息这样的工作，在电脑上几个简单的操作就可以轻松搞定。

3.保存不容易。档案是需要长期保存的，时间一长，档案量再不是一个柜子或几个柜子就能放下的。随着时间的增加，存放的空间也在与日俱增。传统档案的管理不仅浪费了空间，也给相关工作人员带来不少麻烦，如果遇到更换存放地点时，那工作量就更大了。而与增加工作量相比，更让人不安的是，搬运及运输过程中，档案的安全，是否会丢失、破损等。

4.交接有困难。高校人事档案管理是一个长期的工作，期间难免会有人事变动。虽然交接时会有交接清单、交接記录，也有相关的交接制度规定，但面对记录繁杂的档案清单，面对文件柜中的一大堆档案，短时间内根本无法核对清楚，档案中信息记录的准确性更是无法彻查。交接中的困难还体现在交接之后的后续工作中。需要的材料找不到，材料上的标注不清晰、有歧义等都给新人事档案管理人员的工作带来困难。

三、信息化背景下的人事档案管理建议

1.校领导牵头档案信息化。包括高校人事档案在内的各类档案管理信息化，是时代的要求，也是网络信息高速发展的必然结果。高校这一群体作为时代的引领者、社会进步的开拓者，理应顺应时代和社会发展的需要。人事档案管理的信息化，管理上需要学校领导的决策，制度上需要学校领导的审批，经济上需要学校领导的安排、实施上需要学校领导的支持。无论是电脑及网络的软硬件建设，相关制度的制订和实施，还是档案管理信息化的人员协调、人事高速都离不开学校相关领导的支持。因此，校领导重视、校领导牵头是实现人事档案信息化的基础和保障。

2.提高工作人员业务水平。传统的人事档案管理仅依靠相关人员的手工操作，业务繁琐，但操作难度不大，对档案管理人员的素质要求也不高，但档案信息化对相关人员的业务能力要求就不同了。档案信息化彻底改变了传统的档案管理模式，运用计算机技术、信息化技术、网络技术对档案管理模式进行彻底革新。档案信息化不只是简单地将文字材料录入电脑，也不只是为了实现档案信息材料的数字化、标准化，而是要通过网络与部分其他档案管理部门进行网络连接，使档案管理服务网络化、高效化、社会化。因而档案管理信息化需要安全完善的计算机网络通信设施、需要专业的人才队伍建设。

在高校人事档案管理信息化的过程中，高校应加强对人事档案管理相關人员的业务培训，提高其档案信息化的水平，使其能进行规范和标准的档案信息化处理操作，能熟练运用计算机相关技术进行文字、表格、图片、声音等档案材料的处理，从而实现人事档案的数字化存储。能够利用网络，在保障信息安全的基础上，实现档案材料的安全传送，全面提高档案管理工作的效率和水平。

3.制定标准化的档案内容。标准化的档案包括档案所含文件的标准化，及各文件内容的标准化。标准化的人事档案可以省去重复的文件设计，运用规范化的格式按顺序添加就可以了，再也不用面对五花八门的各种档案，既不方便录入，还非常容易出错。档案的信息化不但减轻了档案管理员的工作负担，还大大地降低出错几率。此外，随着我国经济的快速发展，特别是进入21世纪以来，人员流动频繁，人员的流动必然导致档案的转移。而标准化的档案格式，有利于各地人事档案管理的高效交接。

4.设置严格的操作权限。档案是重要的绝密材料，因而档案的保密工作至关重要，对高校人事档案来说，首先要对相关人员的操作权限进行合理设置，明确各类人员的查询、修改、添加、删除等权限。为了进一步强化管理，还可以对每项权限进行进一步细化，比如查询，各院系相关人员只可以查询本院系学生及老师的人事档案，对其他院系的老师和学生档案则没有查询权限。操作权限的合理设置，既可以有效保护档案内容，又便于明确责任，增强相关人员的责任心和责任感。

5.构筑安全的网络环境。网络及信息化的飞速发展确实方便了我们的生活、简化了我们的工作、改变了我们的生活方式……网络给我们带来的影响已经深入到我们生活中的每个角落。就高校的人事档案来说，档案的信息化确实简化了工作流程、减轻了档案人员的工作负担，还大大地提高了档案的检索及修改效率。但事情总是一分为二的，档案信息化给我们带来各种便利的同事，也增加了安全的风险。为此高校档案信息管理部分，要从软硬件两个方面入手，让专业人员对网络进行安全配置、文件加密、构筑防火墙、安装杀毒软件并定期更新。此外，还要结合本校实际情况，就档案管理部门的网络及计算机使用制订相关规范，多管齐下，以确保档案的安全。

四、结束语

档案管理工作既是各类高等院校工作的一部分，也是各类行政企事业单位的一项基本工作。档案管理工作的性质决定了其必须具有高度的保密性、条理性和复杂性，而信息化技术的迅猛发展，让档案管理工作变得轻松、高效成为可能，也让档案保密工作变得更加简单。高校人事档案管理信息化，不仅是时代的需要，也是高校自身建设的需要，有效利用人事档案信息可以为高校的科学决策提供依据。本文从人事档案的性质、日常工作、相关制度入手介绍了人事档案管理的基本情况，然后结合人事档案管理实际，指出了传统人事档案管理的不足，并结合当前中国高校情况，提出了实现人事档案管理信息化的几点建议。学无止境，人事档案管理工作同样如此，生活在信息时代，更要学会运用信息技术进一步完善档案管理工作。

参考文献：

[1]郑晨.论高校档案数字化建设的内容和步骤[J].赤峰学院学报（自然科学版），2008