广东省民政厅广东省档案局关于印发《社会组织档案工作的指引》的通知

2019-09-10

大社会 2019年2期

各地级以上市民政局、档案局，佛山市顺德区民政和人力资源保障局、档案局，各省级社会组织：

为贯彻落实省委省政府关于规范管理社会组织的相关要求，加强我省社会组织档案工作规范化管理，引导社会组织重视档案，帮助社会组织建立和规范档案工作，促进社会组织各项建设，广东省民政厅、广东省档案局制定了《社会组织档案工作的指引》。现予以印发，请遵照执行。

广东省民政厅

广东省档案局

2015年9月23日

第一条为加强我省社会组织档案工作规范化管理，根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》《广东省档案条例》，结合社会组织工作实际，制定本指引。

第二条本指引所称社会组织是指经本省各级民政部门登记的社会组织。

第三条本指引所称社会组织档案是指社会组织在登记、变更、注销以及运营、社会服务等活动中形成，具有凭证和查考价值的各种形式和载体的文件材料。

第四条档案是社会组织知识资产与信息资源的重要组成部分。档案工作是社会组织运营与服务等活动的基础性管理工作。社会组织应维护档案的完整、准确、系统与安全。

第五条社会组织应加强对档案工作的重视和保障，明确社会组织法定代表人或负责人的领导责任，指定专人开展档案业务工作。规模较大的社会组织应配备专职人员管理档案。

第六条社会组织档案工作应以满足社会组织各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，积极开展各类档案的收集整理、保管保护和开发利用等活动，为社会组织可持续发展提供有效服务。

第七条社会组织应根据本组织业务范围与特点，建立健全档案工作体制与机制，积极将档案工作纳入本组织发展规划、年度或专项工作（活动）计划，纳入本组织运营管理议事日程，纳入有关部门和人员的岗位责任制。

第八条社会组织的档案宜实行综合管理，也可对本组织内不同形式和形成规律的档案进行分类分部门保管，并于一定时间后按规定向档案人员移交。有下属经济实体或分支（代表）机构的，社会组织还应加强对其档案工作的指导和监督。

第九条社会组织在换届选举过程中，应积极稳妥做好各类档案的交接管理，保持档案工作连续性，保障本组织会员或理事、股东等方面查阅档案的权益。

第十条各级登记管理机关、业务指导单位、有关职能部门在对社会组织的监督检查、等级评估、服务采购评审等活动中，应鼓励、引导社会组织建立档案工作制度、留存完整记录。

第十一条各级档案行政管理部门应支持、服务社会组织档案工作，帮助和指导社会组织开展档案业务建设。

第十二条社会组织在文件办理过程中，应考虑和确保满足归档质量要求。归档的文件应为原件，文件制成材料应符合耐久性要求。永久及30年保管期限的电子文件，应有相应的纸质文件一并归档。

第十三条社会组织应根据本组织实际，明确文件归档范围、归档时间、归档份数、归档要求。文件形成者向档案人员归档时，应编制移交清册，办理交接手续。

第十四条社会组织文件材料归档范围与保管期限内容参见附件。民办非企业单位根据所从事社会服务的事业或行业特点，进一步参考教育、卫生、文化、体育、科研等同行业或专业档案工作标准或规范的要求。

第十五条社会组织档案的分类和编号方案可参考本地区机关、企业或者学校档案综合管理分类方案，根据本组织业务范围和档案形成特点实际制定，以合理实用为原则，具有相对的稳定性和可扩充性。

第十六条社会组织档案的收集整理，以达到收集方面的完整、准确性要求为主要目标，兼顾整理方面的系统性要求。文书档案可参考《归档文件整理规则》（DA/T22）或《文书档案案卷格式》（GB/T9705）的要求;会计档案整理可参考《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）《会计档案案卷格式》（DA/T39）的要求;照片档案整理可参考《照片档案管理规范》（GB/T11821）《数码照片归档与管理规范》CDA/T50的要求;荣誉档案可按实物材质特点，进行分类整理。

社会组织的科技类（基本建设、设备仪器等类）档案整理可参考《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822）的要求。

社会组织具有保存价值的电子文件归档整理可参考《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894）等标准的要求。

第十七条社会团体应结合会员业务类型特点，按入会时间先后排序，建立会员档案，会员档案内容应及时补充更新。

第十八条除在文书档案中归档保存有关工作人员人事管理的材料外，社会组织还应参照《企业职工档案管理工作规定》要求，建立起每人一套的工作人员档案。

第十九条社会组织应切实保障档案安全，配备适合各类档案载体保管的库房或专柜，采取措施，满足温湿度控制、防火、防盗和防有害生物等档案保管技术要求（可参照JGJ25、GB/T18894和DA/T15）。重要档案宜异地异质备份。

第二十条社会组织应对保管期满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案，可登记造册，社会团体经会员大会、基金会经理事会、民办非企业单位经理事（董事）会审议批准后进行销毁。

第二十一条社会组织档案除依法应當保密外，应当向社会开放，满足利用者需求。社会组织公布的档案不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。

第二十二条与本组织信息化同步，社会组织应逐步开展档案信息化建设，加强电子文件归档管理和档案数据库建设，保证电子档案真实、完整、可用和安全。

第二十三条社会组织保管的档案涉及国家秘密内容的，应严格执行国家有关保密规定的要求。

第二十四条社会组织注销时，应根据国家有关规定进行档案处置。经协商同意，各级国家档案馆可以接收或代为保管同级社会组织形成的对国家和社会有利用价值的档案。

第二十五条对于保管条件恶劣或者因其他原因被认为可能导致珍贵档案损毁和涉密档案不安全的，各级档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整与安全的措施;必要时，各级档案行政管理部门可以收购或者征购。

第二十六条社会组织所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，社会组织可以向国家档案馆寄存、捐赠或者出卖。向各级国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖、转让、交换或者赠送的，必须报经县级以上人民政府档案行政管理部门批准;严禁向国外、境外机构、组织或者个人出卖或者赠送。