浅谈如何做好公路工程竣工文件的编制归档工作

邹建前

摘 要：随着我国基础建设的发展，公路工程也得到了快速的发展，竣工资料是公路工程竣工验收的重要凭证，也对公路工程竣工后改建、扩建、投入运营、资料查阅等方面提供着非常重要的参考依据。要做好竣工文件的立卷归档工作，就要从工程立项审批到项目实施建设、再到竣工验收投入运营等阶段做好每一环节的资料的编制整理。本文主要对公路工程竣工文件及工程档案归档工作进行研讨总结，对公路档案形成提出浅显的建议。

关键词：公路工程;竣工文件;编制归档

中图分类号：U415.1 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2019）13-0077-02

0 引言

公路工程竣工资料是公路工程建设施工的重要组成部分，也是客观、真实评价工程建设质量和建设内容的核心，对于公路建设各参建单位来说，竣工资料的收集、编制、整理、归档、移交等程序是一个项相当繁杂和系统的工作。因此，要做好公路工程竣工档案编制归档工作是不断完善公路工程项目建设项目基建程序的必要前提，也是客观反映项目管理水平和验收评定的重要内容，对建设工程的完整性、系统性、科学性将有着深远的影响。

1 公路工程竣工文件的内容

公路项目竣工档案收集整理的主要内容包括：项目综合文件主要含交竣工阶段验收文件、工程立项、审批、招投标、合同管理、征地拆迁及工程管理资料，竣工决算和审计文件，科研资料等;监理资料主要包括监理规划、实施细则、质量管理措施及来往文件、监理抽检资料、建立总结评价等;施工资料主要包含施工技术管理资料、质量控制资料、质量验收资料、竣工图纸等建设过程中形成的一系列文件。

2 公路竣工档案的特点

2.1 资料形成周期较长，参与单位多

公路建设从开工建设到投入运营时期较长，一般至少需要三年到五年的时间，而竣工文件是随着工程建设活动形成的，周期相对也较长。如：前期项目立项审批文件，到勘察设计、招投标、施工，再到竣工、验收评价、投入运营等，前后建设周期内形成一整套具有交通主管行业部门及建设、设计、施工、监理、检测、养护、运营等多个单位参与的资料组成。

2.2 整体性

竣工文件归档整理形成具有整体性的特点，由不同的单位在建设过程中不断地进行资料的整理归档，从而组成一个较有整体的竣工文件，这些文件材料记录和反映了不同阶段的公路建设项目活动的过程，也是客观反映建设工程质量和工作质量状况的重要依据，是评定质量等级和竣工验收的基础，项目建设工作程序与专业内容相互连接，各类文件的组卷形成又是一个密不可分的整体。

2.3 综合性

公路工程竣工文件有建设前期有行业主管部门下发项目立项审批文件，建设业主招投标资料，参建单位的质量、安全、进度、合同方面的管理文件，而且还有监理、施工等方面的专业技术文件和质量检验材料，同时还有沿线征迁、环保等政府部门形成的文件，从资料形成内容上又具有综合性。

2.4 系统性

资料归档涉及到工程的特点、工序的先后、质量控制的内容等，以及具体的资料分类方法，分卷归档，分级目录，科学组卷等系统性的要求，这就要求在归档整理过程中有明确分工、分类，系统的管理成型。

3 如何做好公路工程竣工文件的编制归档工作

3.1 文件材料的初始形成

文件材料要记录真实、与建设期同步开展，记录数据和内容要与《公路工程质量检验评定标准》的检验频率和质量要求;文件材料形成的初始资料严格按照通用的表格规范填写;文件时效要与工程形象进度统计、工作量完成情况一致，做到工程资料能真实的反映工程的实际施工情况。竣工图编制规范，要和图物相符。

3.2 竣工文件的收集管理

3.2.1 重视档案收集整理

加强对档案工作的领导，将档案工作纳入整体发展计划，档案主管部门和建设单位、从业单位从开始就要重视档案管理工作，加强和提升档案管理人员整行业水平，做好阶段性的培训，为档案管理工作顺利完成奠定基础。

3.2.2 建立科学的文档管理制度

随着今年电子科技的快速发展，文件资料原有的管理模式较为落后，建立科学的档案管理势在必行，档案主管部门应根据统一领导、分级管理的原则对公路工程从业单位的竣工资料编制出台系统的指导意见，主要在资料的形成过程管理、技术档案的电子化管理、档案移交、借阅管理等方面建立完善相应的管理制度，提高档案管理有效、完整、准确。

3.2.3 注重建设期间文件资料归档指导和抽查

公路工程项目业主作为档案管理的初级单位，应积极参与项目准备阶段、实施阶段、收尾阶段形成的管理性文件，并建立档案抽查和监督机制，對管理性文件按照重要程度排序，对技术文件管理依据、施工记录、检测实验、评定、证明顺利排列，对设备材料按照依据、设备验收、安装调试、设备运行等排序等，并在建设过程中不断的抽查和完善，确保归档资料一次成型，避免重复工作。

3.2.4 建立文件材料收集系统

档案的系统性是指按其形成周期、形成规律、形成部门等，依据立卷归档的划分，科学分类，合理组卷，对于装订的厚度、封面、卷内文件、标题和备查表等要编写清晰规范，便于后期建档查阅。

3.3 制定科学合理的编制方法

竣工文档的编制，要结合各项目实际情况，明确求分工和职责，要在项目准备阶段制定详细的分工计划，成立专人负责。竣工文件资料要清晰准确、真实;对竣工文件组卷中卷、册、分册、本册的编制内容要做出明确的要求;对数据字体填写，竣工图图框和图纸尺寸、装订要求，保存年限和厚度等规定具体要求;对封面的填写格式、案卷名称提取、档案的组卷明确要求。以避免在资料归档中要求不清、不细造成重复工作。

3.4 切实做好竣工文件档案的保管工作

建立档案查阅、借阅、复印登记制度，所有形成的工程档案要归入档案室，档案管理人员按照柜号、档案盒号及时登记，做好入框上架、科学排列，建立档案的电子查询系统，便于查找。档案室要做好清洁、整洁工作，要定对档案室进行移交后档案的入档工作，定期期检查、经常核对文件档案借阅和归还情况，及时发现存在的不足，做到档案管理实时更新，提高管理水平和工作效率。

3.5 对竣工档案管理人员进行相关培训

开展档案培训的目的，就是把理论知识、系统规范用于实践，也是当前应面对和解决的首要问题，也是今后档案管理的重中之重。只有通过系统性的培训，提升档案管理人员的综合水平，对建设中形成的档案有条理的分类，才能保证竣工文件资料准确、有效的收集整理和利用。

4 结语

公路工程竣工文件是是工程建设过程中不可或缺主要内容，档案管理也是近年建设项目中要求较多、不断完善的主要工作。提升竣工档案的管理水平，能够完善建设项目过程中涉前期审批，实施过程中质量、进度、安全、合同管理、评定，后期运营、养护等多方面的不足，奠定建设工程的基础。

参考文献

[1] 张广，辛国树.高等级公路竣工文件立卷归档编制范本[M].人民交通出版社，2005.

[2] 胡保存.公路工程竣（交）工验收指南[M].人民交通出版社，2011.

[3] 中华人民共和国交通部发布.公路工程竣（交）工验收办法[J].交通标准化，2004（8）：17-19.