基于SPD模式下低值医用耗材信息管理系统的设计与开发

倪伟中，张瑜，杨静

太仓市第一人民医院（苏州大学附属医院） 采购中心，江苏 苏州 215400

引言

医疗消耗性材料（简称医用耗材）是指在诊疗活动中使用的消耗性器械和材料，是指除药品、医疗仪器设备以外的医用物质[1]。随着医疗事业飞速发展，医用耗材在临床中的应用日渐增多，各大医院的耗材支出占全院支出比已超过20%，对医院成本收益产生明显的影响[2]，因此需开发医院物流管理信息系统，实现耗材的信息化管理[3-4]。医用耗材根据价格水平分为高值医用耗材和低值医用耗材[5]，目前对于高值耗材的管理是制定统一条形码，建立高值耗材产品数据库，通过条形码的使用完成高值耗材的数据管理和追溯信息监管，建立可追溯的长效监管机制[6-7]。然而全面实行扫描收费工作量大，特别对低值易耗品而言，若要实现全面扫描收费，要付出大量的人力精力[8]，此外低值医用耗材种类繁多、规格复杂、供应商众多，医院在管理过程中存在难度大、效率低、医疗活动存在安全隐患等问题[9]。基于此，我院运用物流管理业务一元化[10]（Supply, Processing and Distribution，SPD）模式的理念和第三方公司合作研究开发一款基于SPD 模式的低值医用耗材信息管理系统，通过系统运用及时准确掌握低值医用耗材从采购、保管到使用的全过程，实现了低值医用耗材的全程可追溯从而保证耗材质量安全。

1 现状分析

我院原有低值医用耗材管理流程是：采购员根据工作经验人为判断中心库（一级库）剩余库存可使用天数制作采购计划，通过电话报供应商。供应商配送耗材、开具发票送至医院入库。科室日常根据科室库（二级库）库存盘点情况请领耗材，科室入库后即计入成本。库管员（库房会计）每月依据出库情况，结算部分发票。

该流程存在以下几个问题[11]：① 采购计划人为因素较强，采购员工作量大，采购模式传统；采购订单状态无法跟踪，重复电话报单，且无法考核供应商配送效率；② 低值耗材货票同行，结算依据为科室申领耗材数量，占用医院资金成本；③ 中心库验收模式传统，工作量大，效率低下；无法精确按照批号出库到科室，无法进行批号效期追溯；④ 科室盘点、请领工作量大，占用医护人员日常工作时间；无法精确掌握科室进、消、存数据，科室可能存在近效期、浪费等问题；⑤ 低值医用耗材无法追溯使用到哪些患者，无法追溯某个患者使用了哪些医用耗材。

2 SPD模式

SPD 是指一种以医院物流管理部门为主导、以物流信息化手段为工具，合理使用医疗物流供应链上的资源，对全院医用耗材进行统一管理的模式，包括S、P、D 三个环节[12]。其中，S 代表供应管理环节，主要通过对医用耗材进行分类，对供应商进行评价、整合，对医用耗材进行在线采购等措施实现医用耗材供应；P 代表加工／库存管理环节，主要通过建立医用耗材中心库、对医用耗材进行定数包加工、对定数加工后的医用耗材实行条码管理以及通过库存控制模型实现医用耗材库存管理；D 代表推送管理环节，主要通过在医用耗材消耗监测的基础上对使用科室实行主动定数推送模式实现院内医用耗材推送。

在SPD 模式下，医用耗材的物流运作一般涉及供应商、物流中心和消耗部门三者之间的协作。在实际运行中，供应商按订单按时配送医用耗材到中心库，医用耗材在中心库经过验货、入库上架、定数加工等操作后由专门人员定期推送到科室库（二级库），科室在取用耗材时通过扫码消耗，中心库获取消耗信息后根据反馈的消耗数量与供应商进行结算。

3 总体框架设计与功能实现

基于SPD 的运行模式建立医用低值耗材的信息管理系统，通过信息管理系统和医院HIS 系统的对接完成对医用低值耗材的全程追溯。

3.1 系统架构

低值医用耗材信息管理系统使用的服务器是DELL Intel(R) Xeon®CPU E5-2609 v2 2.9GHz(2 处 理 器)、8 核、64G 内存、硬盘1.5T；系统软件是Windows Server 2008 R2 Standard 64bit 6.1.7601 (Build 7601)、Microsoft.NET4；数据库是Oracle Database 11g Enterprise Edition Release 11.1.0.7.0 - Production；客户端使用的是中文Windows XP/2003/2008/Windows7 等，需安装Microsoft.Net4+Oracle9i 客户端。低值医用耗材信息管理系统架构图，见图1。

图1 低值医用耗材信息管理系统架构图

3.2 低值医用耗材管理流程设计

3.2.1 低值医用耗材消耗后结算

通过对科室医用耗材历史消耗数据分析并结合当前使用情况而将医用耗材进行打包管理，加工成定数包，一个定数包内耗材的数量通常为科室一天的消耗量。不同科室相同耗材的定数包内的耗材数量可以不同。定数包通常在中心库加工包装而成。各科室扫描定数包条形码进行消耗，中心库获取各科室消耗信息并达到科室“补货点”或“安全库存”后生成补货报警、运行波次、拣货、加工和推送，中心库库存持续消耗降到补货点，系统自动生成补货订单，经供采平台推送给各供应商，供应商在线进行订单接收及配送单制作，响应医院采购需求，供应商到货赋码，中心库进行扫码验收、上架，医院定期汇总各科室的定数包消耗数据与各供应商进行消耗结算。

各科室扫描定数包条形码进行消耗，低值医用耗材进入三级库管理，三级库库存相应增加，护理人员通过HIS按医嘱项或诊疗项目收费，与相应收费项或诊疗项目相对应的医用耗材的三级库库存相应减少，盘点确定三级库理论库存量与实际库存量的差异值来校验临床使用医用耗材与相对应收费是否准确，从而达到控制临床多收费、少收费、漏收费、套收费等不规范行为，同时通过无库存（每个科室有不同的科室医用物资配套目录表，目录表外的品种视为该科室未经过培训、不具备使用能力、同时SPD 系统在校验该科室的该医用耗材的HIS 收费时会提醒该收费人员无此医用耗材的库存，拒绝收费）、零库存（零库存是指科室三级库的某医用耗材的三级库库存经过HIS 收费扣减后库存到零后，科室在进行收费是系统会提示该医用耗材的库存为零，不能进行收费，防止多收费）校验HIS 收费，加强医院的医用耗材使用的安全建设和诚信建设。低值医用耗材管理流程，见图2。

3.2.2 低值医用耗材管理追溯流程

对于低值医用耗材的信息化追溯根据耗材的批次进行。低值医用耗材分为计价耗材和不计价耗材，因此追溯包括以下三情况：① 一个收费项目涉及一个计价耗材，在电子病历系统中输入收费医嘱项，在HIS 中出现相应的收费编码，反馈到低值医用耗材信息管理系统，完成该耗材的追溯和库存扣减；② 一个收费项目涉及多个计价耗材，在低值医用耗材信息管理系统进行收费编码与多种计价耗材一对多的维护，同样的在电子病历系统中输入收费医嘱项，当HIS 中出现相应收费编码，反馈到低值医用耗材信息管理系统，完成该耗材的追溯和库存扣减；③ 无收费项目的不计价耗材，使用结构化的诊疗项目医嘱，在低值医用耗材信息管理系统进行诊疗项目与多种不计价耗材一对多的维护，同样的在电子病历系统中输入诊疗项目医嘱，当HIS 中出现相应诊疗项目编码，反馈到低值医用耗材信息管理系统，完成该诊疗项目下对应的多种不计价耗材的追溯和库存消耗。

图2 低值医用耗材管理流程

3.3 功能模块实现

基于SPD 模式的低值医用耗材信息管理系统的功能模块按照使用人员来分，主要包括供应商、SPD 服务商、医院人员。见图3。

图3 低值医用耗材信息管理系统的功能模块体系图

3.3.1 供应商

（1）订单接收。供应商收到短信通知后，登录医院供采平台，接收订单。

（2）订单制作、配送。供应商在供采平台制作配送单，录入配送耗材的批号效期等信息，配送耗材

（3）到货赋码。供应商配送耗材到医院后，登录SPD院内物流管理系统，扫描配送单条码，系统自动打印院内码，张贴于商品外包装。

3.3.2 SPD服务商

3.3.2.1 SPD运维人员

（1）基础资料管理。资质证照管理模块包含供应商证照、代理商证照、生产厂家证照、商品注册证、授权书等，并建立之间的链路关系；SPD 物资档案管理模块：建立部门结构、中心库、二级库、三级库；维护物资基础信息、厂家信息、供应商信息、并建立之间的对照关系；建立SPD 物资档案与HIS 收费项之间对照关系；维护诊疗项目收费项及不同病区该收费项下对应的耗材明细、使用数量。

（2）信息系统运维。管理权限设置、使用权限设置。实时驻点运维人员，负责系统巡检、数据巡检、服务器巡检，接口服务巡检、保障系统、数据正常运行

3.3.2.2 SPD服务人员

（1）货物扫码上架。中心库上架员手持PDA，扫描验收通过的耗材赋码标签，系统按照商品及批号指示库位，耗材规整放置到对应库位，PDA 扫描库位标签，完成上架入库。

（2）波次。科室扫码消耗定数包到达补货点后，自动触发中心库补货报警。中心库波次员系统登录加工台后，系统自动波次，触发拣货任务，打印拣货标签。波次策略图，见图4。

图4 波次策略图

（3）拣货。拣货员扫描拣货标签，按照系统提示到货架上拣选货位，将所拣货物放到周装箱内，扫描货位标签，拣货完成。拣完同一科室的货物规整的码放到加工台边的指定区域。

（4）加工。加工员扫描空配送箱标签，再扫描拣完货后的拣货标签，系统显示加工明细，加工员按照加工明细进行加工包装，包装好后系统点击确认并自动打印标签，加工员将标签粘贴到定数包上，然后将包装结束的物品规整的放到配送箱中。

（5）科室推送。推送员推送耗材到指定科室后，扫描配送单条码，扫码定数包标签，系统指示库位，扫码库位标签完成上架操作。

（6）三级库盘点。三级库定期进行库存盘点工作，并进行库存初始化。盘点后生成差异率和差异化报表，可以统一一个病区的差异情况，也可进行不同病区之间的差异对比分析。

3.3.3 医院人员

3.3.3.1 工作人员

（1）耗材采购。中心库耗材系统设置安全库存、补货点、最大库存。中心库某种耗材消耗至补货点系统自动触发采购计划，经采购中心领导审批后生成采购订单通过供采平台发送给对应供应商，并短信通知供应商。供应商登录供采平台完成订单制作，耗材配送。中心库对外补货管理流程图，见图5。

图5 中心库对外补货管理流程图

（2）耗材验收。耗材验收员扫描配送单条码、产品赋码条码，系统提示所验耗材批号效期，核对无误后，查验合格证及质检报告，完成系统验收工作

（3）结算。结算管理全面线上化操作，无需传统结算对账管理工作。月末进行一键计算，并通过供采平台通知供应商。供应商在线接收结算单，在线进行发票登记并管理结算单，院方在线接收发票，实现全程的结算单、发票状态全程跟踪管理

3.3.3.2 临床使用人员

（1）接收确认。SPD 服务人员推送耗材至科室二级库完成上架后，科室在SPD 系统点击“接收确认”，完成入库。二级库上架确认流程图，见图6。

图6 二级库上架确认流程图

（2） 扫码消耗。临床科室在二级库取用低值医用耗材时，手持PDA 扫描定数包条码，系统提示“消耗成功”，完成二级库出库操作。二级库扫码消耗流程图，见图7。

图7 二级库扫码消耗流程图

（3）库存管理。科室二级库、三级库库存实时查询；科室可收费耗材收费、诊疗项目收费信息实时查询。二级库库存查询流程图，见图8。

图8 二级库库存查询流程图

3.3.3.3 医院管理人员

（1）财务管理。月底结算时，自动生成入出库单。可直接查询供应商入库及科室出库，并可以多维度统计分析，标内外耗材占比、可收费与不可收费耗材占比等。

（2） 三级库管理。三级库可收费耗材精确进、消、存管理，支持生成盘点表，生成差异率及差异化报表，并可对多科室进行对比分析；三级库不可收费耗材实现近似精确进、消、存管理，支持生成差异率及差异化报表；追溯每一件医用耗材的去向。

4 讨论

我院低值医用耗材信息管理系统已在我院推广运用并取得了一定的成效。

（1）消耗后结算。存放在二级库内的产品物权属于供应商，只有在医护人员扫码消耗后，物权才发生转移，医院定期与供应商进行结算，实现了医院医用耗材零库存资金占用。

（2）精细管理。朱家琦等[13]通过医用耗材精细化闭环管理系统的设计实现了耗材的“一物一码”管理，完成了医用耗材的全程追溯跟踪。我院的低值医用耗材信息管理系统对二级库进行定数包和定数管理，通过批号与医嘱项的关联，将三级库中的消耗的耗材与患者一一关联，实现低值医用耗材全面追溯管理，提升医用耗材精细化管理水平。

（3）自动推送服务。SPD 服务中心自动获取二级库消耗信息，服务中心完成拣货、定数包加工后，主动往二级消耗点进行推送上架服务。

（4）解放医护。SPD 管理模式，无需科室再进行手工请领、盘点、效期管理等，将临床医护人员从传统的科室二级库日程库存管理工作中完全解放出来。这与周阳[14]、杨柴等[15]的研究结果是一致的，通过对一次性高/低值耗材实施SPD 管理后，使耗材库存量明显减少，申领时间和次数降低，库房定期盘点时间与次数减少，解放了医护人员非必要的管理时间。

（5）全程追溯。通过三级库的报表开发，实现了三级库可收费耗材全程进、消、存精确查询，追溯管理。实现三级库不可收费耗材近似精确统一分析，并可以进行多病区之间的统计分析。

通过这套信息系统的使用，实现了低值医用耗材从采购到临床使用的全信息化管理，实现了二级库房零库存，降低了医院的耗材成本和管理成本，节约了医护人员的时间，完成了低值医用耗材的全程追溯，为医用耗材的精细化管理提供了有力的支持。