关于建立企业社会责任档案前端控制系统的研究

文/赵 清 王颢鸽

本文通过对企业社会责任档案重要性及其问题的研究，提出将前端控制的思想融入到企业社会责任档案管理中的做法

1.研究背景

20 世纪70年代以后，“企业的责任就是使利润最大化”的说法不再盛行，人们开始强调企业在生产、经营的社会活动中把社会和谐、全人类命运共同体的发展纳入其行为准则中。由于经济全球化，大型企业对社会价值导向与舆论有极大的影响，必须愈加注意自身的社会责任。此外，根据金蜜蜂企业社会责任中国网的2018 最新数据统计显示，2018年中国所有企业总共发布社会责任报告1676 次，远超十年前的158 次，社会责任报告数量的激增，也产生了更多的企业社会责任档案，反映了社会责任的实施在企业发展中的地位，同时对企业社会责任档案的管理需求也快速上升。

但是，我们目前对于企业社会责任档案的研究处于刚起步的阶段，成果大都集中于理论层面，因此企业社会责任档案的管理急需实践方针的指引。在电子信息化的时代，电子文件的应用已经十分普遍，若将其中较为成熟的前端控制理念引入到企业社会责任档案的管理工作中，建立一个对实践工作有实际作用的管理系统，也是当下提高企业社会责任管理能力可行的方法。

本文的创新点在于：（1）建立一个专门的CSRA前端控制系统，档案部门对文件运行进行全过程的监控，使企业社会责任档案的形成过程成为一个从记录到编制再到公开与永久保存的完整系统。（2）将“前端控制”的思想运用于企业社会责任档案管理之中，改变企业以往只关注最终归档的思想，将重点放到文件前端把控上。

2.CSRA前端控制系统的具体流程与依据

企业社会责任档案前端控制系统建立的依据来源于电子文件管理的“前端控制”理论，同时，前端控制系统又对企业社会责任档案的实际管理工作提供了方法与依托。系统遵循文件生命周期理论,将整个档案工作从形成到永久保存或销毁看做一个完整的过程，将档案的管理工作提前介入到文件的运行阶段，从文件形成时或之前就对文件运行的整个过程给予一个整体的规划。它分为企业社会责任管理系统以及档案管理系统两大分支，前者主要是对社会责任报告生成及之前的材料要求，后者主要是对社会责任报告归档之后形成档案的管理要求。

CSRA前端控制系统总共主要有五个大环节：

2.1 履行社会责任并收集材料

这属于企业社会责任报告准备阶段，CSR 报告资料采集涉及到企业多个运营部门，因此对于企业来说，能收集到最真实最高质量的材料的首要条件就是一个明确的组织管理体系。档案部门和行政部门可以设立CSR 项目小组，但必须确保其他部门的全力配合。对于收集的资料要求，必须是最真实有效的，可以通过对企业内部管理过程和业务流程的梳理、对利益相关方的访谈来搜集报告资料。此阶段的重点在于记录和访问，记录对象一般包括企业中高层管理者、供应商的活动；访问对象是企业基层员工、债权人、消费者、媒体和非政府组织等的评价。记录和访问的作用也在于全面了解企业社会责任实施的现状和问题，了解利益相关方的期待并做出回应，这是确保CSR 报告发挥沟通与监理作用的重要环节。

2.2 编撰企业社会责任报告

该环节的主要工作内容是根据预先记录并选定的CSR 报告编制材料来撰写报告内容，编写过程中，编写人员需要及时沟通和反馈，以免遗漏信息。

同时，社会责任报告必须参照已规定的标准格式来写，编制CSR 报告可参照的标准很多，国际上包括GRI（全球报告倡议组织）的G4 标准、ISO26000 标准和OECD 发布的相关标准；国内也有《上市公司企业社会责任编制指引》《中央企业履行企业社会责任的指导意见》，以及中国社科院发布的《中国企业社会责任报告编写指南》等可供参考。目前影响最大、应用最多的是GRI 标准3.1 版，截至2018年11月，GRI 官方网站数据库显示，全球累计报告数量已达50,477 份，其中有31,163 份报告基于GRI 标准的框架编制。

2.3 报告发布与利用

报告的发布既是社会责任报告的要求也是档案利用的要求，要依法公开、主动供大众利用。报告发布的基本要求是发布渠道要多样化，并及时地宣传和推广，企业可以将CSR 报告发布到官方网站，保证利益相关者能够及时接收。企业可以考虑将CSR 报告的发布和其他社会责任报告的活动结合起来，以达到沟通效果的最大化。

2.4 归档保存

企业社会责任报告的归档保存基本原则和一般文件的归档相一致，按照《中华人民共和国档案法》的要求，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。但CSR 的归档还有不同于其他的地方，档案部门必须将前期形成CSR 报告的所有材料全部收集起来，以作为保证企业社会责任档案真实性与完整性的证据，纸质版的和社会责任报告装订在一起，以“件”为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒等过程；电子版可以先做逻辑归档，然后定期完成物理归档，将电子报告的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。

2.5 档案利用

档案利用的功能在报告发布阶段同时产生。

3.CSRA前端控制系统建立的原则与方法

企业对社会责任档案缺乏整体与系统的管理机制，于是CSRA 前端系统引入了“文档一体化管理”、“档案职能前端控制”等系统管理的办法。但是，要真正发挥系统管理的作用，实现有效控制，还要遵循以下原则：

3.1 业务提前原则

业务提前原则是企业社会责任档案前端控制系统的核心，企业的思想也深深影响着前端系统能否发挥其应有的作用。因此，企业要以社会责任关系为纽带，企业责任延伸到哪里，前端控制就应引导到哪里。企业行政部门及档案部门必须遵照CSRA前端控制系统的要求，在责任报告形成之前就开始发挥作用，把之后的每个环节都放在前端的可控范围之内，使流转与归档的文件系统齐全、准确完整。

3.2 全程管理原则

全程管理就是要根据“文档一体化”原则，将社会责任档案从形成到永久保存的每一环节的工作，都纳入CSRA前端控制系统之中，实现责任的全覆盖，建立起一个网络结构的档案管理系统，使整个管理过程有序、和谐，前有依据、后有对策，如文件形成伊始，就交由其形成部门分别审核，做到前期形成的准确性及齐全性；流转期间要全程监控文件的办理状态，不可使文件被更改或丢失；最后归档由档案部门进行把控，将归档信息备份在系统当中，保证其完整及准确。

3.3 制度先行原则

一个企业内设的众多部门在每天都会产生出数以千计的文件，如果没有统一的制度，前期积累的文件就极有可能出现质量参差不齐，内容重复或者记录不完整等状况。因此在前期建设CSRA前端控制系统时，必须设立适用于合作完成项目期间文件的统一规章制度，规定统一的文件质量标准（内容格式、收集数量、保管区域、保管期限等），正式生成社会责任报告期间，与档案人员及时沟通，做出灵活的改动。

4.建设企业社会责任档案前端控制系统中的问题及建议

4.1 前端控制实施中的问题

4.1.1 制度与技术不健全导致前端控制系统设置不完善

一是制度的不完善，使得前期的文件管理工作无据可依。如CSR 文件的格式不符合标准、归档文件的完整、准确率达不到要求、形成社会责任材料的部门对归档文件整理所遵循的标准理解不统一等。二是档案人员的技术水平不够，系统设计不完善。在大部分企业当中，社会责任报告的撰写以及社会责任档案管理的工作都只是给予行政部门或者档案部门全权负责，而别的部门则事不关己，即使档案人员的专业管理素质再高超，也会有心有余而力不足的时候。

4.1.2 可操作性不强导致责任档案真实性、完整性不足

CSRA前端控制系统的设计环节十分繁杂，要求极其细致的编程技术，档案部门缺失此类人才，而进行外包工作就会增加成本，因此在企业不重视、不拨款的情况下外包可操作性不强。因此在建设初期，系统的设计难免会出现短时间内无法解决的漏洞，就使得文件质量得不到保障。并且，企业以往对社会责任档案就管理不善，所以设计阶段就相当于是在进行史无前例的摸索，需要大量的计算、分析、实验等工作，要经过无数个阶段才能达到较为细化的水准，稍有不慎，就会对各个环节产生巨大的影响，对人才、技术、资金的要求极高，要全部达到要求需要很大的努力。

4.2 对前端控制系统问题的配套建议

4.2.1 健全细化CSRA前端控制系统

社会责任的档案前端控制系统，分成企业社会责任控制系统与档案管理系统，实则为同一个前端管理系统下的两个阶段。在第一个阶段，系统必须囊括实施社会责任的主体与主题，进行记录、收集与整理、编撰；在档案管理阶段，使档案管理与文件形成阶段的工作有部分的交叉并行，使档案管理成为企业社会责任的后台，即使不能时刻保持与信息中心的高度融合，也必须对随项目进展而产生的文件有所了解，确保社会责任实施材料的真实以及最后形成的社会责任归档文件的完整与准确性。

4.2.2 CSRA前端控制系统把控文件质量

在缺乏企业社会责任法律法规以及规范的初创期，对社会责任文件进行质量控制的任务就只能落在前端控制系统中，如若前期企业社会责任档案的形成文件都无法保证真实有效，那之后的归档质量就更加无法保障。可以参考现有的标准如《文件归档与管理规范》等，尽快建立健全一个统一的标准，约束最初形成文件的质量、内容、格式等，其中内容的控制最为重要也最为困难，指标难以把控。但前端控制系统主要还是要以最广大利益相关者的诉求为准，对企业各种正面或负面社会责任的实际履行状况做出如实记载，对问题公开解决。

4.2.3 CSRA前端控制系统明确自身位置

CSRA前端控制系统在文件生成与流转中的作用固然重要，不能缺位，但作为一个企业所有生产活动中的一个部分，社会责任档案的前端控制工作也绝对不能越位，要明确系统的主要管辖范围限于文件和档案的监督控制与保管，应当全力做好对企业的日常生产活动与大型项目建设的协助工作。完整记录日常与社会责任相关的活动与工作，在大型项目进行的时候利用系统的专业性对合同进行完善，将项目进行时的实时文件第一时间补充到系统中，供生产部门工作人员的查看和调用，也为档案人员的归档提供检查依据与合理的顺序。