事业单位文书档案的规范化管理研究

郭文君

摘要：随着我国社会发展的不断完善与进步，国内事业单位的发展和管理必须顺应时代的趋势，紧密结合现代化的科学管理手段，有效地保证管理过程中的效率和质量。档案管理工作是事业单位日常运营中涉及部门较多，对专业化程度要求较高的一项内容。

关键词：事业单位 文书档案 规范化管理

引言：档案管理工作具有重要的经济意义与社会价值，是单位发展的真实记录，是单位工作的重要组成部分，事业单位是国家为满足人民群众卫生、文化、教育等公共服务而设立的社会组织，因此做好事业单位档案工作，对服务和保障群众权益，促进精神文明建设，推动经济持续发展有着重要的作用。

一、事业单位档案管理规范化管理的特点

1.全员化。事业单位档案管理不仅需要主管领导、专兼职档案员的不懈努力，而且依赖于各部门的通力配合。档案的形成、收集、整理、鉴定需要全员参与，要树立“大档案”管理思路，营造“档案管理人人有责”的文化氛围，做到“应收尽收、应归尽归、应交尽交、应接尽接”，从源头上保障档案资料齐全完整。

2.标准化。标准化是现代化生产的重要手段。没有标准化，就没有高质量、高效率。事业单位工作涉及方方面面，档案种类繁多，妥善管理利用这些档案，需要有科学统一的标准，在《中华人民共和国档案法》的指导下，结合工作实际建立标准化的管理制度是提高事业单位档案工作水平的重要手段。

3.先进性。随着经济体制改革的不断深入，给事业单位档案管理提出了新的挑战，要求事业单位档案工作者当好“领头羊”，变被动为主动，充分利用新科技、新手段服务档案工作，逐步走出一条与我国国情相适应，与社会主义市场经济相适应的新道路。

4.变化性。我国事业单位改革的不断深入为档案管理工作带来新的挑战，通过对改革试点的事业单位档案资料的归属与流向作了明确的规范，以确保档案资料完整和安全。将新单位的建档工作与原单位的档案处置工作及本单位职能调整实施同步进行，涉及改革的单位在当地事业单位登记管理局办理事业单位变更和注销手续的同时，应向该地区档案部门或主管部门办理文件材料和档案移交手续。

二、事业单位档案规范化管理工作中存在的不足

1.缺少专业高效的档案管理队伍。一是工作积极性不高。档案管理是一个长期、量大、繁琐的工作过程，从文件的收集、归档、整理、装订、编目、保管、利用等环节都需要付出大量的心力劳力，付出与收益不对等，导致档案管理人员缺乏工作热情。二是业务水平不高。许多高校档案专业毕业生不愿从事档案工作，档案部门新鲜血液流入不足，无法提高管理水平。部分事业单位档案管理人员年龄偏大，没有经过系统的档案知识学习，不熟悉档案工作程序，计算机水平较低，不能满足工作要求。

2.归档立卷制度不能落实到位。一是事业单位工作人员未能全体参与档案工作，档案管理人员不是文件形成者，不能恰当确定档案保管期限，不利于提高档案工作质量。二是文件资料交到档案室，交接部門每次查找文件资料都需要履行档案借阅手续，导致有关部门不愿将文件资料按时上交档案室。三是不利于规范工作程序，造成档案管理部门与档案形成科室相互推诿，造成档案丢失，收集不全。

3.档案管理重视程度不够。一是领导忽视档案工作。多数领导将资金与精力投入一线业务工作，认为档案工作不能直接创造经济效益，只要不丢失、不泄密就可以，没有将档案工作纳入绩效管理体系。二是档案管理秩序混乱。逾期归档、滞留不交、档案不全现象时有发生，未形成统一管理、运转高效的档案工作机制。三是人员配置不到位，兼职人员多，专职人员少，人员流动频繁。

三、加强事业单位文书档案规范化管理的策略

1.完善档案管理制度。因事业单位职责繁多、涉及面广，所以事业单位档案涵盖了文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、执法案卷、电子档案、声像档案、实物档案等各种档案类型，其中科技档案又包含基建档案、设备档案、科研项目档案等分支。做好事业单位档案管理工作，就要建立健全各类型档案管理制度，使档案管理有章可依，有据可行，从制度上保证事业单位档案工作程序化、规范化。

2.重视文书档案的保密工作。管理人员在进行文书档案保管和储存的过程中，必须依照我国“保密法”中的相关制度规定，不仅要严格保密存储可能涉及重要机密的文书档案，而且对于管理人员不得私自复制抄录或者拍摄文书档案。管理人员在确定文书档案保密程度的时候，可以根据文书档案具体的利用对象，文书档案的实际保密时间和保密范围，而且管理人员应该按照这些文书档案不同的保密级别进行依次分类处理，在另外一个层次上有助于确保国家的稳定和安全。

3.提高文书档案管理信息化水平。运用信息技术和新型的管理模式是提高文书档案管理水平和工作质量的主要途径，档案管理信息化水平的应用，为管理人员的实际资料手机和整理工作提供了极大的帮助，管理人员可以借助一些辅助设备将文书档案通过文字图像等方式进行录入存储，使文书档案更具规范性，而且信息技术的应用也是符合当前时代发展的需求，文书档案在管理中应用信息化技术也是事业单位进行改革提升的一个支点，良好的文书档案服务对于档案资源的利用概率来说是一个重要的前提条件。

结语：为了促进文书档案工作水平的进一步提高，事业单位应该对当前的设备进行全面的检查，一些功能不佳较为陈旧的设备要进行适当的淘汰，而且还要注重计算机系统应用的定期更新，保证设备性能在一定程度上，为提升文书档案管理工作打下基础，单位领导应该在经济花费和单位发展上做出明确的决断，同时挑选监督能力较强的工作人员，对文书档案的管理工作、日常财政档案、档案的整理和修改等进行必要的检查和监督。