文书档案信息电子化探讨

张文佳

摘要：自古以来，文书档案一直是档案工作的核心，也是档案工作的重要组成部分。在目前的文书档案管理过程中，随着科学技术的持续发展和信息技术的进步，实行了电子档案管理在变革历程中的过程和模式。计算机管理技术和数字化管理模式用于实现档案管理的精准性和一致性。是实现档案系统管理的重要方法与策略。本篇文章通过文书档案管理过程中的电子技术，怎样提高管理过程的精准性与完善性，成为其重要的管理方向，讨论和解析文书档案在电子化管理中的优缺点，并概括它的解决方案。

关键词：文书档案 电子化

一、文书档案管理信息的电子化的优点

1.电子文件易于查找和应用，从而提升了办公效能，电子档案是保存在光盘或磁盘上的文件并由计算机查询，计算机具有巨大的信息处理功能，使文书档案管理更加便捷，愈加方便。同时，电子档案更改了传统纸质档案的操作方发，消除了手写不整齐，抄写不完整等，还节省了人力又提高了效率的问题，并且档案管理过程变得特别好操纵，只需在电脑上键入并单击鼠标，减少了大量时间。因此，与传统的管理方法相比，电子信息管理文书档案最方便，检索效率最高。

2.信息容易保存。电子档案是保存在盘和磁盘上的信息。它比传统的纸质载体更加容易存储，它不但可以预防虫蛀和潮湿，还能够多次运用，它节能环保，使用时间久，这与建设我国倡导的节俭型社会的思想相符。避免了在高温高湿环境下纸载体氧化或腐蚀的危险，另外光盘和磁盘的存储容量大，空间小，稳固性高，操作简便，成本低，备份方便，管理容易。因此，有关资源信息电子化能极大地提升档案管理的服务质量。

3.电子传输，实现资源的共享。在传统的人为操作中，单位和部门之间的信息不能及时传输和分发，大批文书档案像古董似的放置与存储，这样会在某些程度上形成了资源耗费，信息化技术和网络发展出现使大家更容易通过计算机实行信息沟通和通信，并使用电子网络传递资源。

4.提升文书档案传输的安全性。传统的档案传输是由人工执行的，这需要很长时间并且在传输过程中产生风险。例如，在传输过程中发生数据遗失，并且由于邮件传递所需的时间和精力，这也降低了安全性。电子传输的呈现解决了这个问题，互联网可用时，它就可以轻松传输，确保及时传输档案并确保其安全性，而不会造成档案的延迟或丢失，大大节约人力，物力和财力。

二、文书档案管理信息的电子化缺点

1.档案安全性很难保证。由于电子媒介是可读写的，人们能够屡次输入和改动电子档案，而且缺少改动过的异常记号，文书电子档案的管理在一定程度上失去了其固有的模式，人们无法通过区分字体大小来确定文书档案的原创性，电子档案无印章和署名，在这种情况下，难以保证电子文档的真实性。

2.随着互联网的普及，电子档案的安全性变得越来越严重，如今，通过网络系统阻挡电子信息的情况不时发生，或计算机病毒的出现可能导致档案管理員电脑出现问题并丢失信息，并伪造未经授权的用户侵犯了他人的合法权益，这些问题会对电子档案的安全造成挟制，人们装置防病毒软件以降低病毒的渗透，建立专门的职员来维护计算机和本地网络，这给管理带来了额外的成本，购买了防病毒软件和增加了人员开支。

3.文书档案管理信息的电子化使用极大地增加了对管理者的要求。文书档案的管理不但要求需要职员了解纸质文书档案管理的操作理论和方法，还要求人员具备使用电子计算机和了解数据传输技术的技能。这些管理职员必须具有超前的知识，可是我国的电子文档档案管理职员技能水平有限，无法适应电子化流程的需要，在电子化管理中，复合型人才稀缺是一种尴尬的局面。

三、加快推进档案信息化技术的基本原则

1.科学的标准化和细化原则。标准化和完善是加强电子档案管理的重要原则。由于文档管理自身就是一项谨慎周密的工作，因此有必要进一步完善档案工作的准则和规范，以提升档案管理的质量与效率要求。

2.快速和安全一致的原则。信息化在提升工作效率，质量和工作速度的同期，也在安全和保密工作带中产生了许多问题。因此必须保持快速和安全一致的原则，在保证安全的前提下提升工作效率，在信息化条件下持续提升档案管理的安全性，强调应用和管理的安全性。

3.效益与质量兼顾的原则。由于数字化档案信息的繁琐性和繁重性，有必要投入大量的人力，财力和物力资源，因此，我们必须坚持效率和质量相结合的原则，研究自己的力量，分析客户的需求，提高文档质量，考虑如何快速安全地创建文档。

四、改革措施和解决方法探讨

鉴于文书档案管理信息的电子化应用中遇到的实质问题，归纳了几点方案及相关信息：首先，对于安全问题，使用本地网络，使文书档案只可在局域网内传输，把文书档案传输限制在IP地址领域内，以防止文件流入外网，更常见的方法是安装隔离的路由器。路由器的用途是阻止不在领域内的lP位置，以便可以选择性地传输文件。二是加强人员管理，对低素质员工进行定期教育培训。通过正规教育和培训，档案管理人员可以控制所有的电子档案管理方式，建立强烈的责任感。同时要提高英语水平和计算机操作水平等综合文化水平，加强思想教育，从基本上防止管理职员私下透漏档案，实现文件管理的守密要求。

结束语：目前，科学技术日新月异，信息科学影响了人们的生活方式，电子档案已形成当代社会进步的重要档案管理工具，信息化文书档案的管理逐渐代替了旧式的档案管理，是档案管理过程明确划分与系统组织有力基础和前提。文书档案的存档，存储和使用是一项非常重要且复杂的任务。因此，电子化在其工作中的实施已变成其发展过程的必然成效，为电子化档案提供了理论依据，加强科学管理，保证电子档案安全牢靠地置于精确可用状态，使其在公共生活中发挥更重要作用。