新形势下医院人事档案管理工作应对措施探讨

王楠

【摘要】本文对新形势下医院人事档案管理工作的问题进行分析，并结合工作实际提出基本应对措施。

【关键词】医院;人事档案管理;问题;应对措施

当前社会背景下，加强医院人事档案管理是医院推进人力资源管理的有效方式之一，现阶段，医院要加强对人事档案管理工作的重视，本文结合医院实际发展情况以及医院人事档案管理中出现的问题，对管理工作的创新发展措施加以研究，提出相关管理建议，促进医院人事档案管理的科学性提升。

一、新形势下医院人事档案管理工作问题分析

（一）传统纸质档案管理的缺陷性。对于医院的人事档案来讲，医院基本上都是采用最传统的纸质档案保存，从性质上讲，纸质档案固然方便，但是其自身存在的缺陷（如：易受潮发霉、出现虫蛀、不防水不防火等）却成为人事档案保存的难题。这样的人事档案管理方式，很容易使很多重要的人事信息出现不同程度的损伤、缺失，甚至出现很严重的管理人员信息泄露等状况。

（二）人事档案信息更新出现滞后性。医院人事变动较为稳定，一般的人事变动都是遵循的“人档不分离”“档随人走”，但是人事档案的信息理论上是应该随着医院的发展及时更新的，有的人事出现调动，但是却未对基本情况进行更新登记，导致人事信息出现了一定程度的断层，使得很多的原始人事档案没有跟上医院发展的进程，出现了很严重的滞后性，导致了新时期医院档案管理无法掌握医院工作人员的基本情况，对档案管理工作产生一定的影响。

（三）电子档案系统的管理安全性得不到有效保障。随着新时代的进步与发展，很多医院对于人事管理也基本上都是采用电子信息库进行现代化管理，但是信息化带来便利的同时，也存在一定的风险性。比如说：电子档案管理系统时常会受到病毒的侵犯，很容易使得一部分人事信息出现泄露甚至是丢失，这会对医院工作人员带来很多的困扰（如：推销电话、贷款介绍等电话骚扰）。

（四）档案调阅、归还存在的问题。对于很多的人事档案，在很多情况下也是避免不了调阅和查阅的，如果是电子档案还好一点，一般不会出现损坏或者丢失等现象，但是，对于纸质档案来讲，由于缺乏完善的调阅、归还流程规定，使得檔案在流转过程中缺乏必要的监督，使得人事档案很容易在调阅、归还的过程中产生缺页、破损等情况，对档案信息的安全产生重大威胁。

二、医院人事档案管理工作问题的应对措施

（一）加强对纸质档案的保存完整性措施。1.防火。对于医院纸质版的人事档案库房管理上，要重视灯具、线路等其它电器的安装安全性，选取相对较好的材料，消除这几方面出现的火灾隐患，保证纸质档案库的安全性。2.防水、防潮、防霉、防虫。对医院的纸质人事档案库房管理，要注重做好库房的温湿控制，及时对库房进行温湿度调整，积极做好防潮、防霉、防虫，潮易生虫，档案易霉变，因此，档案库房中需要时刻备着防霉、防虫药品。3.防盗。人事档案关系到很多工作人员隐私等情况，做好基本的防盗也很容易理解，就是档案管理时，档案存放地闲人免进，安装防盗报警装置，假时安排工作人员值班，检查库房状况。

（二）提升人事档案的信息更新及时性。在医院的人事变动中，基本上都是“人档不分离”“档随人走”，这就要求在很多情况下，医院要注重人事档案信息的及时更新，例如家庭住址、手机号码、人事履历记录或者是一些培训总结等情况都需要在发生人事变动是及时对这些信息进行补充，重点关注那些常变动的信息。在这一方面还要注意的是就是那些已经退休离职的干部档案问题，对于这些档案管理人员不能忽视，虽然已经保存了很长时间，也不能对这些档案进行实质性的处理，需要档案管理人员对这些档案进行整理，装订成册进行密封，如发现问题及时联系本人及时修正。

（三）推进电子信息化进行档案管理。档案现代化管理就是利用现代技术对以往的、现有的档案进行科学、合理的管制、利用。加深计算机电子档案管理，减少档案的储存空间，操作简便，易于保存，也能很大程度上节约人力、物力、财力，提高档案管理的工作效率。用现代化电子信息对档案进行精细化管理模式，将人事档案管理工作按照职位、类型、科室等进行划分，针对每个划分进行管理，扩大档案的存储内容和范围，节省档案管理时间，提高管理效率。与此同时还需要加强电子档案管理系统更新，及时做好系统网络安全的防护措施，以避免网络病毒或者黑客对系统的侵害和人事信息的保密性。

（四）优化档案调阅、归还流程。档案的调阅、归还工作单靠人去监督是万万不行的，必须要有程序上和证据的保障。首先，档案调阅、归还时都必须走正规手续，不能出现人来了就拿，拿了就走，归还无定期，他人代替归还等情况。其次，档案调阅、归还都必须有录像取证，确保责任到人，不留纰漏。

三、结束语

医院人事档案管理工作是医院人力资源管理的重要组成部分，在新时期，医院对于人事档案管理要引入科学的管理理念和现代化的管理技术进行管理创新，提升人事档案管理水平，促进医院良好发展。

【参考文献】

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