高校馆藏档案数字化实现方式研究

车艳红

【摘要】随着社会的发展，现代社会进入信息化时代，高校是我国知识集聚的地方，开始向着信息化发展。因为高校有很多珍贵档案，因此可通过实现数据化方便对其进行统一管理，使其作用得到发挥。本文主要是从实现档案数字化管理入手，研究采用外包的方法实现档案数字化建设。

【关键词】高校;馆藏档案;数字化;实现方式;数据化建设

高校实现档案馆藏数字化的途径主要有三个方面：包括了学校独立完成建档、档案馆之间相互合作、馆藏档案数字化工作外包。文章探讨高校对档案数字化建设的管理，研究以外包的方法来建设档案数字化。

一、实现档案馆藏数字化的途径

高校纸质档案实现数字化的途径主要有三方面：

（一）学校独立完成建档。高校应独立完成档案数字化建设，根据高校的实际情况，比如高校的经济情况，人力情况等，制定合理的开展目标，完成高校档案的数字化转换工作。

（二）档案馆之间相互合作。相互合作可以在人才和技术方面解决问题，很多时候馆藏档案数字化的开展，不能够保证质量，主要因素是人才上的缺少，经过各个馆藏之间的相互合作，可以有效解决技术人才问题，实现馆藏档案数字化工作。

（三）馆藏档案数字化工作外包。外包工作能够很好地保证数字化质量问题，而且完成效率会更高。

二、高校馆藏档案数字化实施外包策略

随着现代科学技术的不断发展，高校馆藏档案实施数字化技术上的问题得到了逐步完善，实现数字化策略方面，主要存在的问题是数字化成本承受能力问题。出现的成本问题主要包括三个方面的成本，也就是在人力投入上出现的成本问题、时间投入上出现的成本问题和在资金投入上出现的成本问题。因此高校馆藏档案数据化建设时，要根据各自单位在时间、人力和财力上的具体情况，对高校馆藏档案开展数字化建设。本文关于实现馆藏档案数字化建设，主要是从外包数字化建设方面写作，以此来实现高校馆藏档案数字化。

（一）高校馆藏数字化建设内容。建设高校馆藏档案数字化，其主要建设内容有三个方面：1.档案专题建库，并且在建立的数据库要提供使用，而且在建库前要对档案专题信息化采集。2.建立档案目录信息化和数字化，而且要对该目录下的内容建立数据库。3.实施载体档案的数字化，这些方面的工作，主要是将一些纸质档案数字化，比如照片档案、纸质档案以及一些音频档案，要实现这些档案的数字化，档案在数据库建设方面，要对影像档案建立数据库，同时还要建立多媒体数据库。

（二）高校馆藏档案数字化数据库建设。高校馆藏档案数字化数据库建设主要包括四个方面的内容：1.目录数据库建设。高校要建立馆藏档案的数字化，首先要建立的是馆藏档案目录数字化，档案目录建立过程中，可以根据学校各个档案的基本情况，通过著录标引，建立以原始档案保存状态为编目录单位的各种档案基本目录数据库，这个方面的工作，主要是对以前保存的手工档案目录计算机化，这个目录的计算机化主要包括卷目录计算机化和卷内目录计算机化。2.专题档案内容数据库建设。对专题档案内容数据库建设方面，要根据学习实际情况，也就是档案信息化程度的实际情况和数字档案馆建设的实际情况，对现有的档案数据库进行深度挖掘，这种挖掘特指某一专题档案内容，对专题目录建立一种从目录到整个内容的数据库。比如在高校中的中医院、师范学校，这些高校本身就有着很强的特色，他们有很多档案信息资源，对这些高校档案做深度挖掘工作，并且建立数字化档案，再将数字化的档案上传到专题数据库中，能够实现这些资源的有效利用。3.声像档案数据库的建设。声音档案和图像档案能够更加直观地展示高校历史沿革，对高校声音和图像档案数据库建立，可以实行各类高校的声音和图像档案以统一标准收录到数据库中，统一管理可以实现资源的有效使用，还可以提高管理效率。4.馆藏档案全文数据库建设。全文档案数据库的建立，可以把高校的一些珍贵档案馆藏实现全文管理，这些珍贵的馆藏档案包括了人事档案实物和原件、声像档案实物和原件、党政档案实物和原件，对这些档案进行数字化的处理工作以后，要编订好相应的关键词索引、责任者索引和题名索引，把这些内容上传到管理系统中，可以实现档案的全文管理。

（三）馆藏档案数字化的实现方法。在流程上主要可以进行七个方面的工作：1.对档案的鉴定和整理流程。鉴定和整理工作要根据馆藏档案开展的实际情况进行，要根据档案的内容作筛选工作，确定需要实现数字化的范围，一定要分清轻重缓急、分阶段有序开展。开展中可以进行五个方面的工作内容：第一个是馆藏中有很多的珍贵档案，要对这些档案做数字化处理。第二个对于档案中，有的档案是有着永久管理权限，也有着永久使用权限，对这些档案做优先数字化处理。第三个是学校档案中有的档案能够体现学校的特色文化价值，要对这方面的档案做数字化处理。第四个是学校档案中有的能够代表高校特色，要对这些档案做数字化处理。第五个是高校档案有的利用价值高，而且利用率大，这些档案要做好数字化处理。使用编制确定馆藏目录，对需要馆藏的资料做数字化鉴定，使用文件目录来确定哪些档案需要优先数字化。可利用编纂好的档案资料来取代档案原件作为数字化内容，使用这种方法来鉴定档案数字化，可以在工作效率上提高，还可以在质量上提高。高校馆藏档案工作的开展，要根据上文中提出的几种方法，有机结合高校的实际情况，灵活使用这些方法，才可以在馆藏档案工作方面确保质量。2.档案交接。做档案交接工作方面要明确分工开展，当天借出的档案内容，使用的原则应该是当天要归还。如果高校档案数字化工程是外部其它公司进行，就需要注意档案在交接时的安全问题，交接过程中双方都需要指派相应的负责人做好交接清点工作，同时做好签字确认。3.档案拆卷、扫描。档案在做拆卷工作上，其原则是不能够破坏原有装订基准，数字化处理过程中对资料的扫描工作要符合相应标准，这个标准一般是《中华人民共和国行业标准纸质档案数字化技术规范》。开始的数字化处理工作要确保档案在拆卷、扫描图像这些方面和原有档案保持一致，还要保持其整洁性。4.图像处理工作。扫描的档案资料上，有很多是图片资料，扫描以后的档案图像，还需要做进一步的图像处理。有着同一编号的档案和这些档案的附件，要进行合并处理，使档案在合并以后形成一个档案，不能够出现乱序现象，更不能够出现混档情况，文件要以档案的编号进行命名工作，一般的次序是目录号、案卷号、档号，按照这些来进行储存工作，其目的是方便在挂靠工作时能够更好地融入系统。普通的文本扫描工作中是按照300DPI分页进行黑白二值扫描，使扫描以后形成一种整体PDF文档;老旧文档有着泛黄情况扫描过程中使用的技术是300DPIPGB真彩扫描，完成扫描以后形成一个整体PDF文档;扫描的档案资料中有着一些是打印资料文档，工作时要对其制作成为双层的PDF文档;使用扫描技术以后，文档中没有明显的墨迹出现;图像要求能够做到缩放的百分之一百，照片进行扫描技术方面，要求使用的像素是在600DPI以上，同时在扫描完成以后的图片还要做加工处理工作，一般是修边处理、去污处理，使图片没有暗影，也没有其它信息干扰。扫描完成以后的电子图片。倾斜度要保证在1度之内，不可以出现缺损现象和折叠现象，要确定图片的完整性。5.数据检查。数字化处理工作完成以后，还要做质量检查，这个检查主要使用抽查的方法进行，要求抽查的数量要达到8%，抽查数据合格率要在95%以上。数字化档案检查工作主要包括三个方面的内容：第一个质量抽查。抽查中如果发现有不合格的数据，要及时更改，一般采用重新返工扫描方法。第二个是数据监测。在数据检测工作方面，主要有三个方面的工作内容，也就是数据准确率核对工作、数据运行情况检测工作和数据库病毒检测工作。第三个是数据利用监测。这个工作开展时，是在档案资料数字化处理完成以后，在挂靠到系统运行时，对外使用过程中，是否有不合理的情况或者是出现错误的情况，对这些方面检测。6.数据整理。这个数据的整理工作主要是指在数据化处理完成以后，数据经过检查合格，对这些数据做备份整理工作和档案需要挂接在运行系统中提供利用作整理工作。数据在备份工作方面，主要是指可移动式备份，采用的主要方法是硬盘备份、光盘备份等。备份方面，为了保证其安全性，一般采用备份在两种方法以上。一般的备份方法，最为常用的方法是硬盘备份，数据生成以后，都是储存在计算机的硬盘上，使用直接备份的方法，可以生成两份数据，保存在两个硬盘上，并且做好标记，就可以实现备份要求，这种方法简单适用而且方便。光盘备份采用的是DVD刻录技术，选择光盘备份，一般情况下光盘的容量在4.5G左右，这种情况下，高校的档案资料完成数字化以后，其容量都会大于一张光盘的容量。因此使用光盘技术备份，要对大的数据库做化整为零处理，使数据均匀分配在各个光盘中。扫描完成以后的档案数据，检查确定没有错误的情况下，把这些数据挂靠在系统中进行运行。7.装订还原。档案扫描完成以后要做还原处理，在还原处理中的检查工作是保证还原质量的关键举措，这个是档案数字化以后的后续工作，在专业上叫做数字化后处理。还原处理要做好四个方面的工作：一是对照目录清点档案，看是否有未归还档案。二是档案是否有损坏情况。三是还原装订是否按照国家的标准进行。四是是否完成合同要求。档案检测工作，一般要求是全数检查法，要确保没有遗漏。

三、结束语

综上所述，馆藏档案数字化外包过程中主要包括七个方面的内容，这些是对档案的鉴定和整理流程、档案交接、档案拆卷扫描、图像处理工作、数据整理、数据检查、装订还原。完成好这七个方面的内容，可以实现馆藏档案的数字化处理，实现档案的数字和信息化，适应现在社会的发展。

【项目：2018年黑龙江省高等院校档案研究项目;项目名称：网络环境下高校馆藏档案数字信息化研究;项目编号：HGDK2018-9】

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