加强社会保险档案管理的对策及建议

杨丽娟 程鹏

【摘要】现阶段，社会保险档案管理存在重视度不足、缺乏统一管理制度、缺少专业管理人员、管理设施配置不足等问题。要想提升社会保险档案管理水平，需提升对于这项工作的重视度，实现档案管理的规范化和制度化，建设专业的社会保险档案管理队伍，推动社会保险档案管理信息化建设。

【关键词】社会保险;档案管理;对策;建议

作为国家档案体系中的重要组成部分，社会保险档案中记录了机关单位、企事业单位、社会组织等为员工缴纳五大社会保险（包括养老、医疗、工伤、失业、生育）的具体信息，包括各项保险费用的缴纳基数、统筹时间、保险关系转移等，还准确记录了各单位退休档案审批、待遇计发、退休金发放的情况。一般来说，社会保险档案都是由各单位或托管机构保管的，为了确保档案信息的真实性、全面性、准确性，提升档案利用率，应跟随时代发展，优化社会保险档案管理。

一、社会保险档案管理存在的问题

目前，需归属于社会保险档案的，主要有以下几类文件资料：1.政策依据类。即国家和地方出台的各项有关社会保险的法律法规和政策性文件。2.业务凭证类。即在社会保险费用扣缴、汇缴、转接、报销、理赔等环节产生的凭证。3.结算账卡类。具体包括社会保险费用管理手册、养老保险手册、费用汇缴账册、参保人员花名册、保险关系转递清单、转接变更登记卡等。4.统计报表类。包括社会保险费用汇缴统计表、参保人员工资变动情况统计审核表等。5.离退休人员社会化管理类。具体包括退休人员待遇统计、生存调查表、遗属待遇审批表等。6.电子档案类。这是指社会保险工作实现网络化办公后形成的数字化档案。

现阶段，我国社会保险档案管理存在以下几个问题：1.重视程度欠缺。社保经办机构未正确认识到社会保险档案资料的价值，将工作重心放在社会保险的扩面征缴上，对于社会保险档案管理工作重视度不足。2.缺少统一规范的管理制度。国家为了规范社会保险档案的管理，发布了社会保险档案管理制度，但是各地社保经办机构在按照规范实施标准化档案管理的积极性及进度上存在较大差异，有些区域档案信息不全，不同区域归档范围不明确，导致档案信息无法实现高效利用。3.缺少专业的社会保险档案管理人员。部分社会保险部门缺乏专门的档案管理机构，档案管理人员业务水平过低，部分为兼职人员，没有专业知识背景。4.社会保险档案管理设施配置不足。随着社会保险制度的健全，社会保险档案资料增多，档案室库容量急需增大，而且最好能够做好防潮、防火工作，并且根据档案管理信息化建设进程，完善相关的硬件、软件设置配置，加强计算机网络通信安全管理。

二、加强社会保险档案管理的对策及建议

（一）提升社会保险档案管理重视度。在特色社会主义建设进程中，国家对于社会保险的重视度一直在提升，在这种情况下，社会保险经办机构应该充分重视对于社会保险档案的管理，将之纳入部门的发展规划中，在年度工作计划中，制定科学合理的社会保险档案管理改进计划，加大人力物力资源投入，将档案房扩建，配置现代化管理设备及专业人员，建立健全档案管理制度。

（二）实现档案管理的规范化和制度化。在大数据时代背景下，社会保险档案具有较高的价值，为了提升档案利用率，国家应该制定科学合理、标准统一的社会保险档案管理制度，明确规定各社会保险经办机构在档案管理上的人力物力配置要求，明确各类文件归档的要求及标准，明确档案信息在真实性、完整性、及时性上的要求，从而确保档案信息的参考价值。同时，健全社保档案管理落实考核机制，将社会保险档案管理工作任务细分到各个部门，并建立科室联动机制，相互监督，分工协作。

（三）建设专业的社会保险档案管理队伍。根据现代化社会保险档案管理需求，培养专业的管理人才，学习计算机技术、数字化技术相关软件、硬件设施的使用，为社会保险经办机构提供人才支持。而且，社会保险经办机构应该设立专门的档案管理部门，根据工作需求合理设置岗位，引进专业的档案管理人才，做好岗前培训考核工作，加强继续教育。比如说，现在很多社会保险档案管理人员存在信息素质不足的情况，机构在配置信息化档案管理设施后，应该组织管理人员学习，迅速掌握相关硬件、软件的使用流程及技术，帮助其树立网络安全防范意识，提升自己的责任心，保持高度警惕。

（四）推动社会保险档案管理信息化建设。用现代化信息技术，实现档案管理内容的数字化，并建立数据库，能够有效提高档案信息的共享效率，根据信息利用者的需求，输入关键词，即可快速查询找出所需资源，工作效率大大提高。因此，社会保险档案管理机构必须意识到档案管理信息化建设的意义，充分重视档案信息化建设工作，加大资金投入，选择合适的信息化模式，引进相关技术及设备，构建档案信息化管理平台，简化档案借用、查阅的手续，扩大档案的利用范畴。

三、结语

社会保险档案具有保存、查考、利用的价值，作为社保经办机构，应该保证档案资料的完整、真实，从而确保档案信息能够准确反映当地经济发展情况，作为当地发展规划的依據，为当地社会保险体系的构建与完善提供信息支持，促进和谐社会的构建。作为社会保险档案的管理机构，应该充分重视保险档案管理工作的重要性，积极履行岗位职责，提升办事效率，提升工作质量，为人民服务。现阶段，我国保险档案管理水平比较低，存在诸多问题，必须予以重视，及时解决。

【参考文献】

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