浅析竣工资料管理策略与运行方式

严峰 高华

【摘要】随着工程科学化管理水平的提高，工程竣工档案要求越来越高，我们与发达国家同行还存在很大的差距，自身的文档科学化水平需进一步提升，针对竣工资料管理中职责不明确、制度不健全，整编标准不统一等问题，提出了工程项目竣工资料管理策略。

【关键词】竣工资料;管理策略;运行方式

随着工程科学化管理水平的提高，工程竣工档案要求越来越高，我们与发达国家同行还存在很大的差距，自身的文档科学化水平需进一步提升，针对竣工资料管理中职责不明确、制度不健全，整编标准不统一、档案管理未纳入合同管理、档案工作与工程建设不同步、竣工资料的齐全、准确、及时性不够等问题，以及国际惯例不适应、当地标准法律规范不熟悉、竣工資料内控机制不健全、竣工资料提交滞后等差距，对工程项目竣工资料管理策略与运行方式进行了分析。

一、明确编制工作的意义，健全档案管理制度

工程竣工资料是工程建设项目全过程的最原始、最真实的记录，是进行工程维修、改建、扩建、组织生产的宝贵信息资源。工程竣工资料是各种隐蔽工程的眼睛，只有以工程档案为依据，才能对工程项目进行科学的改扩建和管理，才能克服盲目性，避免不必要的浪费和损失。要从项目全过程管控全局，整体筹划项目文档文控和资料工作，形成权责明确、科学高效、运行可控的文档工作体系。遵循公司档案管理规章制度要求，做好公司档案管理规章制度与项目生产实际的融合、对接工作。要明确工作流程、工作职责和管理方式，持续推进、完善归档范围确认制和备案制。把项目文控和档案管理纳入项目质量、HSE和内控管理体系中，规范、统一项目文档管理的记录表式和内容格式，加强项目执行过程中文档形成阶段的质量控制，提高项目文控和档案管理的标准化、规范化水平。

二、加强竣工资料与工程建设同步化管理

为使项目档案资料管理和控制与工程建设项目同步进行，从项目建设开始，就要制定明确的工作总体目标，然后围绕总体目标，制定不同阶段的工作进度计划，环环相扣，实行目标管理，一个阶段一个阶段有序推进。

三、推行档案信息化管理，提高档案管理效率

工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的周期性过程。从工程立项到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位和部门来实施的，协调工作量大、作业流程多，信息化管理可有效提高工程档案管理效率和效益。应用文档信息管理系统，实现文件与信息的全程管理，系统应具有兼容与开放性，能够通过网络与外界联通便于信息的分享与交流。实现设计、施工、采购、试运等运行在统一管理平台的全程管理。

四、加强业务指导培训，提高人员业务素质

项目单位是工程竣工档案移交工作的负责人，要组织参建单位项目管理人员、技术人员、档案人员参加业务培训，使工程人员了解档案的管理知识，档案人员了解工程建设程序和专业知识，学习档案业务、管理理论、工作方法、计算机使用等相关知识，掌握新设备或应用软件的操作技能，充分发挥新技术或应用软件在档案管理中的作用。同时深入施工现场，对建设项目实施过程中形成的文字材料、图纸等进行收集、整理、归档，确保档案资料的有效性、安全性、完整性。

五、做好事前控制，保障档案资料管理质量

项目单位是工程档案质量控制管理的主导单位，在工程准备阶段，项目单位要把档案方面的规定要求向参建方进行宣传贯彻。为了确保建设项目的档案资料能按时、按质、按要求收集齐全，在项目建设初期要对文控与档案管理进行精心策划，召开竣工资料专题会议，明确管理责任部门和归口部门，编制切实可行的程序文件等，以文件或正式通知的形式明确文档业务部门的日常管理职责和归档责任。

六、增强档案资料管理意识，加强过程管理

定期召开竣工资料汇报会，质量项目部对资料进行检查，加强协作与制约，赴厂家进行竣工资料宣讲与督促，加强资料日常管理与过程整改等，建立起有效的工程档案资料管理保证体系，制定可行的工程档案资料过程控制制度，保证工程档案资料控制措施落实到位;加强对现场技术人员、资料管理员档案知识培训和档案法律法规的宣传、提高档案理论素养，防止工程档案资料不真实、不准确、不规范，与工程进度不同步、资料记录不及时、出现“回忆录”等情况，避免因工程档案资料验收不合格，导致资料大量整改、返工，延误工程验收的现象发生，实现工程施工进度与档案资料收集整理的统一。

七、按约定规范办事程序，按时完成档案资料

工程档案资料是在工程建设的全过程中形成的。一个工程项目从立项到竣工验收，往往需要几个月、几年甚至十几年、几十年的时间。工程项目档案资料可按建设程序划分为：工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件和竣工图等部分。工程档案资料管理水平，实际是建设、监理、施工单位是否履行合同约定的程序，严格按照国家标准、规程、规范规定和国际惯例进行实际操作形成的结果。因此，只要认真履行合同约定的标准、严格按照控制程序办事，就必然形成高水平的过程档案资料。

八、结语

在综合研究中发现，无论是西方先进公司还是集团公司项下的工程项目，都将竣工资料提交列入合同要求，作为项目合同关闭的最后必备条件。总之，竣工资料的收集整理工作是一项系统工程，它涉及各专业、各部门，要保证工程竣工档案资料的齐全、完整、准确、系统，真实地记录和反映施工及竣工验收的全过程，须依靠档案管理部门、工程管理部门、建设单位及业主、监理单位齐抓共管，提升管理水平，严格按照档案法律法规办事，才能保证一流的竣工资料档案形成和提交。