农业科研档案规范管理探讨

马鑫

摘要：介绍农业科研档案的特点，总结在农业科研档案管理中存在的主要问题，根据农业科研档案的主要作用，提出规范农业科研档案管理的具体措施，为充分利用农业科研档案的信息资源提供借鉴。

关键词：科研档案;农业;综述;管理制度

中图分类号：C93    文献标识码：A    文章编号：1674-1161（2019）04-0076-02

农业科研档案是农业科技工作者在农业科研活动过程中所形成的各种文字、声像、电子材料等的总称，主要包括农、林、牧、副、渔各业科学研究中从课题立项、申报、进程、总结、结题到成果鉴定等一系列过程中形成的各种档案材料。它是农业科技档案的重要组成部分，也是重要的农业科研、生产信息资源。据统计，目前我国约有2万多项重大农业科研成果，其中不少处于世界领先地位。但这些成果分散于全国各地，隶属于不同的区域组织，无法发挥集成效应，造成资源的重大浪费。如何开发利用农业科研档案信息资源，使之为社会服务，是当前农业科研档案管理人员的工作重点。

1 农业科研档案的特点

农业科研档案具有广域性、专业性、成套性、随时性、复用性、参考性和依据性等特点。

1.1 广域性

农业科学研究涉及的范围很广，涉及土肥、畜牧、水产、园艺、病虫害等方面。农业科研领域的广泛决定了农业科研档案的广域性。

1.2 专业性

农业科技人员主要从事农业科研、生产活动，因而形成的科研档案大多反映农业科学某一领域的内容，如土肥、园艺、作物、畜牧、水产等，具有较强的专业性。

1.3 成套性

农业科研档案是围绕着一项独立的科研项目所形成的一系列相关的科研文件材料，反映项目研究的全过程和成果。

1.4 随时性

很多农业科研项目从开始到结束需要很长时间，科研档案不能等项目全部完成后才归档，也不能像文书、会计等定期归档上年形成的文件材料。只有在科学研究过程中收集各阶段形成的文件材料，才能避免科研项目材料因长久不归档造成的散失，保证农业科研档案的完整性和准确性。

1.5 复用性

农业科学技术相互继承向前发展的特点，使农业科研档案具有广泛的复用性。以育种为例，一个新品种研究成功后，作为科研成果已經结束，但下一个品种选育往往是在该品种的基础上进行改良。

1.6 参考性

农业科研档案具有一定的参考性。农业科研人员制定科研计划、编写课题任务书、申报课题、成果鉴定、填写科研报表等，都需要参考大量的农业科研档案，它是农业科研工作的资料库。

1.7 依据性

农业科研成果形成后，科研档案中反映的内容可作为同类型项目的依据。因某种原因中途终止的农业科研项目，虽然只能得出阶段性结论和成果，但其科研档案也具有一定的价值。如有条件再次启动此项目，或在原有基础上进行改项，便可成为新项目立项的依据。

2 农业科研档案管理存在的问题

近年来，国家进一步加大对农业科研事业的投入，加强对农业科研工作的系统化、规范化管理，农业科研档案管理也随此取得了一定的成绩与进步，但仍然存在着一些亟待解决的问题。

2.1 收集周期长

由于农业科研工作的特殊性，农业科研项目一般要经过申报、实施、结题等多个环节，周期为几年、十几年、甚至几十年，参与的科技人员较多，档案资料分布较广，而档案人员大多无法全程参与项目，因此给档案收集带来了很大困难。部分科技人员不重视科技档案的留存，不能及时将具有保存价值的资料交给档案部门，造成一些重要档案资料丢失。

2.2 管理制度不健全

农业科研单位对档案管理的重视度不够，档案管理制度缺失，影响农业科研档案有效管理。有些单位的档案管理制度流于形式，也没有相应的检查监督措施，使档案不能按时收集或者丢失受损。有些单位没有规范的操作标准，给查阅带来困难;或者借出的档案不登记，有借无还，使档案管理处于无序混乱状态。

2.3 服务利用率偏低

管理中“重收集轻利用”的问题普遍存在。档案工作人员注重档案保管而不是利用，为保管而保管，重藏轻用，被动地等待使用者，不能主动总结归类、开发利用，无法有针对性地发挥档案的服务功能。档案管理人员的信息意识不强、工作手段落后、开发能力差、检索落后等，导致档案归档后被束之高阁，淡化了为农业科研工作服务的功能。

3 农业科研档案规范化管理措施

农业科研档案真实记录农业科学研究和农业技术活动，包括数量巨大的农业科学知识、农业实用技术、农业科研成果等，不仅是农业科研单位的巨大财富，更是实现农业发展的潜在技术。因此，非常有必要对农业科研档案这一重要的信息资源进行规范化管理。

3.1 延长档案资料的使用寿命

档案的价值与其使用效果和使用频次呈正比例关系。对档案挖掘的越深入、开发利用的次数越多，它的价值便越大。档案如果不加以有效地保护管理，便有可能被损坏或者破坏。

为延长档案资料的使用寿命，可通过转录其他载体、对现有档案进行编研等方式形成新的具有使用价值的资料和文件，这对保护档案具有重大意义。在有效保护的前提下，对档案资源进行合理有效地开发利用，真正体现档案的价值。

3.2 推动农业科研活动深入与持续

相互继承向前发展是农业科研的一个显著特点，也是一个重要优势。在编研过去形成的数量众多、种类繁复的农业科研档案过程中，所取得的成果能够为同类研究提供有益借鉴和参考，以及宝贵的经验和教训。新型农业技术项目的申报，需要以前的农业研究成果为其提供技术支持，通过编研以往档案资料所取得的成果能够为科研单位节省大批的费用和时间。总体来看，农业科研是在不断的相互借鉴过程中发展的，编研档案不仅能获取已有的重要经验，还能为日后的农业科研提供有益的借鉴。

3.3 推广农业科研成果

我国农业科研的一个弊端是专注科研成果忽視科研成果转化。目前，农业的科技意识越来越强，许多农民通过科技创新和科技应用实现发家致富。面对新一代的农民群体，广大的农业科技人员必须为他们提供更加丰富的农业科技，让他们真正地掌握农业科技知识。在农业科技已经成为决定农业水平高低的当今，必须要高度重视农业科研档案潜在的科技价值，完善、健全档案资源，为利用者提供简便易行的信息获取方式。

参考文献

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[4] 郭秀萍.新时期农业科研档案工作现状与对策[J].农业科技管理，2016，35（6）：31-34.

Abstract： This paper introduces the characteristics of agricultural scientific research archives， summarizes the main problems existing in the management of agricultural scientific research archives， and puts forward the specific measures to standardize the management of agricultural scientific research archives according to the main functions of agricultural scientific research archives， in order to provide reference for making full use of the information resources of agricultural scientific research archives.

Key words： scientific research archives; agriculture; summarization; management system