科技类场馆后勤保障信息平台建设初探——以中国科学技术馆为例

赵鹏艳，赵 博

2014年国家多部委联合发布《关于促进智慧城市健康发展的指导意见》，2016年3月，国家“十三五”规划纲要明确提出“以基础设施智能化、公共服务便利化、社会治理精细化为重点，充分运用现代信息技术和大数据，建设一批新型示范性智慧城市”；①2016年11月22日，国家发展改革委、中央网信办、国家标准委联合发布《关于组织开展新型智慧城市评价工作务实推动新型智慧城市健康快速发展的通知》，这一系列加快智慧城市建设的政策措施，充分说明智慧城市建设已经上升为国家战略。2017年11月，中国科协在《关于认真学习宣传贯彻党的十九大精神的实施方案》中提出：“建设‘智慧科协’。明确组织使命，加强大联合大协作，推动科协组织重构和业务流程再造。应对互联网、大数据、人工智能技术迅猛发展趋势，围绕网上建家、网上动员、网上组织、网上服务的需要，特别是满足科技工作者学术交流、创新创业等新型社交需要，推进‘AI+科协’服务，建设‘智慧科协’‘数字科协’。”②

中国科学技术馆作为我国唯一的国家级综合性科技类场馆，在实施科教兴国战略和人才强国战略、提高全民科学素质方面承担着重任，将紧紧围绕中国科协“智慧科协”建设总体要求，按照“以用户为中心、以应用为根本、以成效为导向”原则，发展“智慧科技馆”，重点打造“智慧服务”“智慧管理”“智慧共享”三大样板。③作为中国科技馆“智慧场馆”建设的一部分，后勤保障信息平台是实现中国科技馆“智慧管理”的重要组成部分。本文结合项目实践，根据中国科技馆打造“智慧服务”“智慧管理”“智慧共享”平台建设目标，通过开发、建设后勤保障信息平台，实现后勤资源实时监管和合理有效调配，推进科技馆后勤保障综合业务的统计分析及决策支持建设，进一步加强对设备设施、建筑物、办公家具等的清晰管理与即时维护，提升全馆后勤保障服务的现代化、信息化、智能化水平。

1 建设要求、目标及内容

1.1 建设要求

中国科学技术馆位于国家奥林匹克公园内的新馆，占地4.8万平方米，建筑规模10.2万平方米，地下一层，地上四层、局部五层。后勤保障部作为中国科学技术馆的重要职能部门，主要负责建筑工程及设施的维修和物业管理工作；动力、交通等设备运行保障工作；职工后勤、医疗等保障服务工作；保洁、供电、供水、供暖、电梯、空调、绿化等外包的管理工作，管理着多家专业化公司，人员多，工作杂乱，每家专业化公司都有不同的工作方式和管理模式，日常的业务数据都以纸质版分别保存，难以实现数据共享和横向的联合协作，主要弊端有：建筑、设施设备巡检、报修记录采用传统手工记录管理，效率低，不便于数据收集和统计分析；各专业建筑纸制图纸、电子化图纸缺少信息化管理手段，查询共享难；各类设施设备、建筑物、办公家具等资产没有建立清晰台账；对内、对外人员工作缺乏监管手段，没有具体考核指标；领导管理决策缺少数据支持等。

随着云计算、移动互联、物联网、大数据等信息技术的迅猛发展和中国科学技术馆后勤保障各项业务的开展，对中国科学技术馆后勤管理提出更高要求，迫切需要建设后勤保障信息平台，实现设施设备、建筑物、办公家具等的清晰化、网络化、智能化管理。

1.2 建设目标

1）构建统一的资产数据库，对所有专业的固定资产、物资实现从采购到台账、入库、申领、出库、退库、调拨、盘点、报废、销账详细记录跟踪，支持对资产的全生命周期管理。

2）构建一体化的移动巡检维修平台，对各专业的设备设施，实施标准化的巡检、维修记录，积累后勤保障部巡检运维大数据，实现资源优化配置。

3）标准化采购、入库、申领、出库、退库、调拨、维修、保养8个流程，后台服务的流程引擎驱动业务流转，以短信通知形式将业务待办及时送达相关人员，以提高工作效率和管理水平。

4）研究可视化地图技术，实现对后勤保障部固定资产按层、专业、分类等进行展示，以此追溯资产的台账、入库、出库、维修、保养等各业务事件，很好的展现资产的全生命周期管理。

5）以后勤保障部业务价值为核心，实现管理的透明化和精细化，提供一个以业务价值为核心的综合业务工作平台，为决策提供科学化的数据依据及技术手段，支持后勤保障部相关业务的运行。

1.3 建设内容

后勤保障信息平台是综合性信息系统，应满足以下几个方面。1）覆盖电梯、空调、水暖、变配电、房屋、家具、餐饮、保洁、会服、绿化等专业。2）实现固定资产和存量资产的统一编码。3）功能模块包括采购、资产、巡检、维修、保养、能源、值班以及可视化平面地图、综合统计分析等。4）建立“采购、入库、申领、出库、退库、调拨、维修、保养”8个业务流程，驱动业务在后勤保障部不同职责人之间流转，短信提示可有效实现后勤保障工作的主动、快捷与高效。5）主要用户包括后勤保障部员工和第三方服务公司的客服人员/巡检维修人员，同时，实现全馆员工通过PC端进行故障报修。6）后勤保障信息平台把人、资产、业务管理起来，实现资源的优化配置。因此，应至少包括3个层级，一是决策支持平台，为管理决策做统计分析和支持服务；二是信息管理系统，包括建筑、设施设备本身信息和使用、维护、更换、报废信息、能源消耗（电、水、热力、燃气、汽油）情况等等，实行动态调控、监测和管理；三是末端应用系统，针对不同的专业、用途以及目标群体获得不同权限。综合信息化系统也是一个平台，通过平台可以扩展很多其他模块或增值业务，如对接oa办公系统、电力监控系统、空调融冰曲线监控系统等。

后勤保障信息平台通过一段时间的运行所收集的大数据就能分析出建筑、设施设备的实用情况、维修率，构配件的易损情况、能源消耗情况等等，为管理决策提供有力的依据。信息化可以优化后勤管理流程，缩短管理环节和响应时间进而降低管理成本，使各项服务更高效快捷，提升服务的满意程度，从而整体推动中国科技馆后勤管理水平的提升。

2 建设原则

2.1 编码化

编码化，指对后勤保障部负责管理的固定资产和非固定资产建立统一编码体系，以二维码为载体进行巡检、维修、维护和盘点等。参考《GB/T7027-2002信息分类和编码的基本原则与方法》《固定资产分类与代码GBT-14885-2010》等，按照“固定资产代码-时间代码-流水号”的基本格式，建立固定资产编码规范。采用了“WZ部门-专业-时间代码-流水号”的基本格式，实现了非固定资产统一编码。在平台开发建设过程中，通过对RFID、二维码的比较，结合后勤保障部的业务情况，最终选择了二维码作为载体，支持对固定资产的巡检、维修、维护和盘点业务。

2.2 痕迹化

痕迹化，指对变配电、给排水、空调、电梯、房屋管理、家具、医务、保洁、会服、绿化、餐饮、车辆管理12个专业的日常业务进行实时记录跟踪，形成无死角记录，以时间、资产为主题进行深度追溯。痕迹化管理最大的优点是，通过查询各业务记录详情，可以有效复原已经发生了的业务活动，便于对业务、资产等进行深度分析，为科学决策提供详细的数据支持。

后勤保障信息平台，覆盖了上述12个专业，功能实现了采购、台账、入库、申领、出库、退库、报废、销账、巡检、维修、保养、能源、值班等，对每一个业务都根据管理的需要，记录相关的人员、资产等详细信息，既实现了单个业务明细的查询，也支持了以时间、资产主题的深度追溯，如固定资产的全生命周期业务追溯、非固定资产的库存变化明细追溯。

2.3 流程化

流程化，指建立采购、入库、申领、出库、退库、调拨、维修、保养8个业务流程，通过后台服务的流程引擎驱动业务的流转，以提高工作效率、管理和服务水平。

后勤保障信息平台，在建立标准业务流程的过程中，充分调研了各专业的业务现状，考虑不同专业业务的共性和特殊性，遵循中国科学技术馆的相关业务管理要求，建立了采购、入库、申领、出库、退库、调拨、维修、保养8个业务流程，通过“流程引擎驱动+短信通知”的方式加速了业务流转，提高了业务的标准化和秩序化，提高了各专业各业务的工作效率，防止了低效率和资源浪费，进而提高了后勤保障部整体的工作效率和管理服务水平。流程化管理，增强了后勤保障部工作的规范性，促进了业务的稳健性。

图1 Web应用功能架构

2.4 可视化

可视化，指建立后勤保障部的固定资产的可视化平面地图，按照楼层和资产进行分类，可查看固定资产生命周期内的各种业务事件，加强了对固定资产的管理。

后勤保障信息平台，在建立可视化平面地图的过程中，选择了基于CAD地图的开发模式，以楼层、专业、资产分类、资产分类子类为一个图层展示，以完整显示一层地图的方式查看资产在本楼层的分布，以放大的局部地图来查看资产及其生命周期的业务事件，使得各专业的管理者能够对科技馆平面楼层资产地图进行直感操作，实现日常工作的平面直观化安排。

2.5 数据化

数据化，指不断积累后勤业务数据、设备运行巡检维修保养数据，构建后勤保障部的综合大数据平台，以提供更优质的后勤保障服务。

后勤保障信息平台，逐步构建了资产大数据、巡检大数据、维修大数据、保养大数据平台，随着系统上线，开始逐步积累后勤工作业务大数据。这4个方面的大数据均与后勤保障部管理的设备设施相关联，取代了原来的离散化、碎片化的纸板数据形态，形成了系统化、对象化、一体化的大数据平台，为科学决策提供最准确最详实的一手资料。

在“大数据、物联网、移动互联网、云计算”的背景下，后勤保障部的数据化建设，使得部门能够降低运行成本并提高管理水平，为中国科学技术馆提供更加稳健的、优质的保障服务。

3 后勤保障信息平台功能架构

3.1 Web应用功能架构

中国科学技术馆后勤保障信息平台，web端应用主要包括资产管理、采购管理、能源管理、巡检管理、维修管理、维护保养管理、可视化平面地图、综合统计分析、值班管理九个业务模块，以及工作台、系统管理，应用支撑组件实现业务功能模块的敏捷开发，接口服务提供与其他业务系统的数据交互，具体Web应用功能架构如图1所示。

3.2 移动端App应用功能架构

移动端App应用主要包括App应用建设内容（采购管理、资产申领、资产出库、资产退库、资产盘点、日常巡查、维修处理、当班查询）和移动平台建设内容，具体功能架构如图2所示。

图2 移动端App应用功能架构

图3 后勤保障信息平台PC端界面

3.3 运行界面

从2017年10月项目启动开始，经过需求调研、系统开发、系统测试、初验及试运行、项目验收环节，2018年9月后勤保障信息平台正式上线运行，可以同时操作Web端和移动App处理相关业务。其中：后勤保障信息平台PC端包含11个功能模块，50个二级功能、203个功能点（图3）；后勤保障信息平台移动端（Andriod、IOS）包含10个模块、14个二级功能、27个功能点（图4）。

图4 后勤保障信息平台移动端界面

注释

①《中华人民共和国国民经济和社会发展第十三个五年规划纲要》第三十六章推动城乡协调发展，第三节促进城乡公共资源均衡配置。

②《关于认真学习宣传贯彻党的十九大精神的实施方案》。

③中国科学技术馆信息简报(2019年简报第136期)。