信息化时代高校档案职业面临的挑战与机遇

慕茜 李超琦

摘要：随着信息化的发展，各行各业在享受着信息发展带来的各种便利的同时，也将感受着其所带来的剧烈冲击，高校档案职业也不例外。本文论述了信息化时代高校档案职业面临的挑战与机遇，以及信息化时代高校档案职业应对信息化发展采取的措施。

关键词：信息化；档案职业；挑战与机遇

中图分类号：G642.0 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2019）33-0018-02

当今社会，信息技术日新月异，科学技术迅猛发展，计算机、互联网、数字化等新技术运用到社会生活的各个方面。各行各业在享受着信息发展带来的各种便利的同时也带来剧烈冲击，高校档案职业也不例外。在信息化背景下，随着档案信息化的步伐加快，电子文件等新型载体档案的出现，使档案职业注入了诸多新鲜因素。高校档案职业在信息化发展过程中将面临许多前所未有的挑战，同时也面临着很好的发展机遇。

一、信息化时代高校档案职业面临的主要挑战

1.信息化发展给高校档案管理方式带来的挑战。信息时代，档案信息的载体发生了质的变化，档案材料的收集、立卷等工作也都通过计算机、网络等为中心进行信息的收集、加工、处理、对外服务等，整个过程更加高效、快捷。这就要求高校档案管理者，必须解放思想，大胆尝试实施高校的档案管理方式的改革，实现传统的实体管理向现代化的信息数据管理转变。

2.信息化发展给高校档案信息的安全性带来的挑战。随着档案信息化进程的不断加快，我国部分高校已经开始实行网上归档，工作更加便利。但由于互联网的开放性，使得档案信息的安全性受到前所未有的挑战。在信息化进程加快的大背景下，由于高校档案信息化起步较晚，信息的安全保障措施还没有跟上时代的要求，高校档案信息安全问题不断面临新的问题，信息安全不再是简单的防火、防盗、防损害、防虫的问题，更多的风险主要来自黑客的攻击、信息的篡改、删除与数据的丢失等。

3.信息化发展给高校档案管理人员专业技能带来挑战。传统的档案专业技能主要体现在档案实体管理工作中的收集、整理、保管、检索、统计和提供利用、编研等各个环节。而信息时代，由于载体形式更加多样化，档案管理人员不但要精通档案管理业务，还要具备从事信息技术的能力。目前档案管理人员还不完全具备这种能力，无法适应高校档案数字化和自动化管理的要求，直接影响了档案管理工作的服务效率和效益。

4.信息化发展给高校档案利用服务带来挑战。传统档案管理重藏轻用，服务对象主要是校内师生，对校外服务范围较小。随着信息化发展，高校数字档案馆的建立，打破了传统的服务方式，档案信息直接通过网络平台的方式提供给利用者，供求形式发生了根本性的变化。服务的内容更加丰富，服务的对象更加广泛。这些变化都给高校的档案利用服务工作提出了更高的要求，给高校档案传统的管理和服务方式带来革命性的变革。

5.信息化的发展给高校档案管理的法规、管理制度提出了挑战。过去形成的关于高校档案管理的有关法规和管理制度，是建立在技术信息条件比较薄弱的基础上的，随着科学技术水平、信息水平和技术手段的不断提高，客观条件发生了很大的变化，很多法律、法规有的已经不能满足现代高校档案管理的需要。对于新时代新环境下的高校档案管理工作中出现的新情况、新问题，在处理的过程中，还缺乏相应的法律依据。

二、信息化时代高校档案职业面临的主要机遇

信息化的发展，在为高校传统的档案工作带来挑战的同时，也为高校的档案工作带来了很好的发展机遇，适时抓住机遇必将推动高校档案工作的开展。

1.信息化发展给高校档案事业实现现代化提供了坚实的条件保障。在档案管理方面，由于高校档案信息化的发展是建立在现代高科技的发展基础之上的，信息技术的运用，使高校档案信息的收集和存储更加规范化，为高校档案工作建立科学的、现代化、规范化的管理体制创造了良好的条件，对加快高校数字档案馆建设起到了良好的促进作用。

2.信息化为高校档案部门服务社会经济建设拓展了空间。随着信息化快速发展，高校档案工作的作用日渐凸显，特别是大数据时代的到来，信息已经成为社会经济发展中的重要资源，谁拥有大量的信息，谁就掌握本领域的主动权。高校的档案资源，是社会信息资源的重要来源地之一，汇集了学校的许多原创性的第一手信息资料，数量之大，内容之丰富，高校档案工作只有跟上国家的信息化建设的速度，并与之紧密结合起来，利用先进的科学技术做好档案的开发利用工作，才能利用好拥有的档案信息资源，为社会的经济发展发挥越来越大的作用。

三、信息化时代高校档案职业应对信息化发展采取的措施

1.加强理论和业务学习，提升创新意识。创新就是知识活动与管理活动的不断更新。在信息化背景下，加强效率式创新、开发式创新、高新技术式创新、颠覆式创新是档案工作重中之重。只有加强理论学习，才能实现档案管理人员从档案实体管理为中心向现代化管理理念的转变。只有学习党和政府关于档案管理的方针、政策，把握方向，只有学习业务理论知识与职业技能，才能夯实创新的基础。

2.建立丰富的档案信息资源体系。建立和完善高校档案信息資源体系，是把档案承载的丰富信息资源提供给社会和服务于社会。①加强数字化建设。在“全面数字化”战略指引下，高校档案的数字化是档案工作大势所趋，要有计划地逐步将库藏纸质档案向数字化发展，这是档案工作的重要任务。在增量档案电子化方面，要注重电子文件的收集和积累，及时把电子文件纳入归档范围，加强网上立卷和OA系统的对接工作，实现文档一体化管理。②加强档案法规、制度建设。制定和完善相关标准，充分发挥标准的引领和支撑作用，不断规范和优化工作流程，理顺电子文件管理工作体制和工作机制，确保档案信息资源的真实性、可用性和规范性，为电子文件的收集和积累提供制度保障。

3.建立信息数据中心，实现档案信息资源共享。高校档案馆应以信息化为契机，建立一个内容全面、结构合理、存储高效、使用方便的档案信息资源库，实现档案信息资源的共建共享和“一站式”服务。通过实现档案部门之间系统统一、数据统一、服务统一，便于加强馆际合作、校际合作、图书馆及档案馆和博物馆之间的合作，最大限度地发挥高校档案信息资源的价值。同时，在数字档案馆建设中，首先要考虑到档案系统与OA系统能对接的综合应用系统，实现电子档案的在线移交接收和档案信息资源的高效管理、安全保存、有效整合和共享利用。还要打通库房与社会之间的壁垒，使高校档案部门通过公共获取的方式给社会提供优质服务，实现高校档案管理机构服务于社会的价值。

4.构建牢固的档案信息安全管理体系。在档案信息化建设中，确保档案信息安全是最关键的问题之一。面对日益严峻的档案信息安全形势，必须构建牢固的档案信息安全管理体系。①档案信息安全方面。A.加强学习，提升安全意识。全体档案管理工作者，在整个数字档案馆建设过程中，要牢固树立风险意识，加强项目风险管理，将风险管理纳入数字档案馆建设之中。B.完善应急预案机制。完善应急预案机制是做好档案信息安全工作必不可缺的一个环节。应急预案能保证我们在突发事件当中及时有效地进行处理，把损失降低到最小。②做好技术安全保护。在技术防护方面，必须全面配置网关、防火墙等安全设备，为档案信息系统提供物理安全屏障。根据档案信息的安全层级，实行分级管理。建立电子档案身份证系统，维护电子档案的真实性。采用数字签名、身份认证、访问控制等信息安全技术，将档案信息安全风险降到最低。③档案信息存储安全。在安全存储方面，我们将制定并实施档案信息长期保存策略，定期开展档案信息检验、迁移，确保档案信息安全保管和长久保存。同时做好档案信息资源容灾异地备份。

5.加强档案队伍建设。信息时代要求档案管理人员应在以下几个方面做出努力。第一，加强理论学习，提高个人综合素质。第二，加强业务学习，提高专业化水平。第三，学习现代化技术。第四，努力学习相关专业新知识，开阔视野。

总之，信息化发展给高校档案职业带来了严峻的挑战，也带来了难得的机遇。我们要树立信心、克服困难，面对挑战，抓住机遇。只有积极应对，主动求变，才能抓住机遇，战胜挑战。

参考文献：

[1]黄丹妮.信息化发展给高校档案工作带来的机遇与挑战[J].广西教育，2015，（19）.

[2]吕和顺.信息化发展给档案工作带来的挑战与机遇[J].北京档案，2015，（1）.