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论信息时代的招标档案电子化管理

2019-08-21刘安冬

消费导刊 2019年13期
关键词:信息时代

刘安冬

摘要:在当前时代的发展态势下,信息化技术的全面应用为社会发展提供了强有力的支持。尤其在档案的管理方面,日益显示出十分强大的效能。招标档案管理工作,是当前各类招标项目过程中,需要重点关注的一项工作,其管理的效果,关系着项目开展过程中各方的协调,影响着招标工作开展秩序的稳定性,决定着招标工作的整体效率。

关键词:信息时代 招标档案管理 电子化管理

招标档案的电子化管理,是信息时代背景下实现更快更稳定更高效档案管理的关键方法。该方式的利用,不但在人力的使用方面具有极大的节约优势,而且在提升招标档案管理效率方面具有重要意义。因此,推行档案电子化是档案管理技能水平提升的必然结果。在这一形势下,我们就必须对招标档案的电子化管理进行认识的强化,分析其能够发挥的巨大优势,并就存在的缺陷和问题进行解决方案的分析和施行,促进各行业的稳定发展。

一、招标档案电子化管理现存问题

(一)对招标档案电子化管理认识不足

虽然電子化的档案管理形式以其优秀的效能,被社会发展中的大部分企业所关注和运用。但就目前来看,各公司更多的将工作重点,放在各类项目的具体实施,以及资金管理等方面,在对档案发展进步关注度相对较弱。因此,就导致对电子化技术应用到招标档案管理中,缺乏强化的认知和实践。这就导致了招标档案的电子化管理缺乏实际效果,只是一个表面的工程。比如在制度的建设方面,缺乏对这项工作进行针对性管理方案的制定。比如在招标档案管理方面,相关工作人员,只是进行了文档目录的建设,没有把相关的文档扫描到电子信息档案系统中,管理和保存仍然是进行纸质化的管理。

(二)招标档案电子化管理安全问题

由于这种新型的档案管理形式,主要是依靠计算机和互联网络进行相关的处理与传输工作。一方面极大地提高了信息互通的程度,使档案管理人员在进行招标文件的管理时操作更简单、流程更优化、时间更节省。但在另一方面,依靠互联网络实现的电子化管理,在相关文件的保存与管理方面存在着一定的安全隐患。比如在进行管理时,可能由于技术人员的技能素质不够,出现操作失误,进而造成文件的遗失问题。再比如不重视电子化管理网络安全平台的建设,部分不法分子或者竞争对手等,可能会攻击企业档案管理相关平台,对招标文件进行破坏或者窃取等,造成了招标档案信息隐私得不到保障。而重要信息的泄露,则可能造成企业的招标工作失利。

(三)招标档案电子化管理水平较低

首先在制度的建设上,一方面,对档案的录入工作缺乏相关规则与标准的规范,这就导致在不同的档案管理员工,或者在不同阶段的招标档案录入时,出现文件格式以及目录等的差异化。进而造成相关人员无法对企业招标工作,进行统一化的有效整体性管理,造成管理工作的繁琐与低效率。另一方面,对招标档案的后期整理以及对职工的管理制度不健全,这也有可能造成实际管理中的疏漏等问题的出现。其次招标档案的电子化管理存在一定的失实性,由于电子化管理不像纸质文件管理那样,出现修改情况能够被明显地发现,因此,在进行信息录入以及传输时,受到人员操作以及系统崩溃等的情况,就使文件容易丢失或者被篡改等,导致文件的失真。再者在设备选择上,部分企业处于资金节省的考虑,或者由于认识水平的不足,在先进设备的引入上缺乏重视,比如没有添置自动化扫描录入设备,员工依然依靠手动方式进行招标文件的录入,就严重影响了工作效率。

二、招标档案电子化管理提升策略

(一)强化重视,完善管理制度

企业管理层面的认识不足,是导致招标档案电子化管理水平低下的关键因素。因此,必须要使企业的管理层认识到信息化招标工作的重要意义。从领导层提高对电子化管理的重视,从而进一步推动管理的水平提升和制度完善。首先要强化对信息技能人才的引进,从技术层面为电子化招标档案管理打下基础。其次要关注安全防护系统的建设和维护,有效减少档案的破坏与遗失,保证招标信息安全。

(二)加强培训,提升员工水平

许多企业由于对招标档案管理工作都不重视,开展这项工作的员工在技能素养,以及思想认识方面都存在着一定的问题。专业化水平的不足以及技术能力的薄弱,就会影响招标文件管理效果的实现。因此,必须针对这一问题组织相关的教育活动进行人员的技能培训,并建立起选拔与筛查机制进一步优化员工队伍。比如可以请专家进行实地指导、外派人员进行技能学习、营造文化氛围进行思想教育等方法对员工进行培养。

(三)加大投入,提高设备水准

任何一项工作的开展,尤其是电子化的招标档案管理,十分依赖于设备的先进程度以及质量水平。因此为了实现良好的招标档案管理效果,企业必须在设备的资金支出上不能吝啬。一方面,对于新型的信息管理设备要加大投入,比如自动化录入器材,计算机等的选购要根据效果来决定,而不能一味追求低耗资。另一方面,在网络安全管理的平台的建设上,也要加大资金支出,从而强化信息的安全化管理效果实现。设备的选购必须要满足工作开展的性能要求,尽量保证其在较长时期发挥良好效果。

结语:综上所述,电子信息化的招标档案管理,是信息技术发展背景下时代的选择。由于其在招标档案管理中可以发挥十分巨大的效能,有效提升了档案管理工作的效率,因此企业必须针对当前该工作开展时重视性不足、设施器材落后、人员技能低下等等的问题,采取有针对性的措施,促进整体管理水平的提升,为企业的项目建设提供强有力的档案支持,为企业的招标资金核算提供文件支持,进而保证良好工作效果的实现。

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