外协业务管理和审计

贲庆玲

【摘 要】随着我国国民经济的快速发展，企业之间的竞争越来越激烈，外协业务多存在于制造业企业，加强外协业务的管理会减少企业设备、场地等资本的占用，缩短工期，提高质量，内部审计是促进企业外协业务管理提升的“助推剂”。

【关键词】外协业务；外协；管理；审计

作为生产制造企业运营的一个重要工作，外协管理在当今企业发展中的作用有了更加明显的体现，想要使外协管理的价值和作用最大化，就必须对外协管理的几个重要因素有明确的了解，对此有着深刻的认识，就企业生产外协管理中的几个重点工作，做了深入的分析和探讨。

一、分析研究影响外协管理水平的因素

按照因果关系，分析影响外协管理水平的因素不外乎有人、设备、材料、方法、环境五大因素。

1.人。人是最重要的因素，人的素质、水平的高低直接影响外协管理水平，这不是本文重点考虑的问题；

2.设备、材料。设备、材料在一定时间段内对外协管理水平的影响变化不大；

3.方法。这里的方法主要是外协管理所依据的管理制度，所使用管理方法。方法是否得当，执行是否到位对外协管理水平将会产生很大的影响；

4.环境。这里的环境包括两部分：①外协人员做外协项目时所处的工作和生活环境；②外协管理人员的工作和生活环境。这两部分都直接影响外协管理水平，并相互作用，彼此影响，但管理人员的工作和生活环境在一段时间内保持相对稳定。由上分析得出，我们应该把外协管理所依据的管理制度、所使用的管理方法和外协人员做外协项目所处的工作、生活环境作为主要问题来研究分析，制定出对策，提高外协管理水平。

二、外协业务的审计重点及方法

内部审计的目的是查错防弊，提高管理水平。结合外协业务管理过程的控制点，审计应当关注两方面。

1.检查外协业务制度的完善性

要求被审计单位介绍外协业务管理的情况，了解哪些业务外协，通过什么方式管理等，以便更好地理解外协业务管理制度，理解业务的实质。要求被审计单位提供外协业务管理相关制度，认真阅读制度条款。阅读的同时，分析与判断制度中对物资出库及回收的相关规定是否完善，物资回收时是否有检验要求，是否设置台账等。检查制度对物资价格的确定是否有具体规定，什么情况下需要询比价确定价格，什么情况下需要招投标确定价格，什么情况下需要成本加成法确定价格。摘录或标注与控制节点相关的重要规定，作为抽样检查的依据。如果制度存在漏洞或者不完善，摘录并记录，作为问题点向被审计单位提出，要求被审计单位修订补充。

2.抽查外协业务的实际管理情况是否与制度规定一致

检查资料：外协费用明细账、出门证、外协业务台账、外协业务合同、询比价或招投标记录。

（1）符合性测试。财务部门的外协费用明细账可以作为测试的抽样总体。从外协费用明细账中抽取几笔样本，抽样时注意不同的供应商、不同的业务均抽1-2笔，检查这些样本自业务开始至业务结束是否完全遵循了公司的规定。①业务性质检查。检查这些抽样是常规外协业务还是临时外协业务。对于常规外协业务，检查产品设计物料清单是否标明；对于临时外协业务，检查外协的审批过程是否完善。②出门证检查。检查这些抽样是否有出门证；检查出门证是否有规范的签字：保管签字出库、责任人签字批准、提货人签字提货；内容是否完整，即部件的描述、数量、提货单位信息是否完整。③结算单检查。检查样本是否有结算单；核对结算单的数量单位是否与出门证一致，回收的数量是否与出门证一致；检查物资回收是否有质检人员检查；检查结算单的价格是否与合同一致；检查合同价格是否与招投标询比价的结果一致。④外协业务台账检查。检查样本的出库与回收是否在外协业务台账中进行了恰当的记录。如果上述检查的结果均符合制度规定，那么可以判断该公司的外协业务管理良好，其内部控制的有效性可以信任。如果有的样本在某些控制点的检查结果不符合制度规定，需要针对这些控制点向责任人询问产生问题的原因，进行进一步的检查，确认解释的合理性，寻找解决问题的方法，向被审计单位提出审计建议。

（2）实质性测试。针对符合性测试中发现的问题点，扩大抽样范围，进行进一步检查。问题严重且条件允许的情况下，可以对外协业务进行全面检查。如果审计过程中发现被审计单位没有外协台账，日常管理中也不核对出门证与结算单，存在外协费用结算嫌疑的，可以对某一项或某几项外协业务进行全面检查。①要求被审计单位提供与抽样业务相关的所有出门证与结算单。核对出门证与结算单，检查是否存在没有出门证但结算加工费的情况，如果有，可能是多结算的加工费，需要被审计单位责任人对该笔加工费进行解释。检查是否存在有出门证无结算单的情况，如果有，可能是没收回的物资，也可能是物资被私自卖出。需要结合对外协供应商处存放物资的盘点结果做出判断。如果有出门证无结算单的物资名称与数量与外协供应商处的库存一致，则审计结果正常。如果有出门证无结算单的物资名称与数量与外协供应商处的库存不一致，需要被审计单位责任人对差异部分做出解释，审计人员根据解释做出进一步的分析判断。②核对结算单与财务外协费用明细账。如果财务外协费用明细账的结算金额大于结算单的金额，可以判断存在外协费用多结算的嫌疑，需要责任人员进一步解释。如果财务外协费用明细账的结算金额小于结算单的金额，进一步检查是否存在外协费用发票没入账，还是有的已回收的外协业务没有开发票，如果是这两种情况，责任人员应能快速清晰地告知结果。如果不能，说明责任人员的工作不严谨。如果这些检查中各方数据均能核对一致，只能说明被审计单位管理存在漏洞、存在风险，但没造成实际损失。如果检查中确认多结算了加工费，实质上就增加了产品成本。

结语

外协业務的审计工作细致繁琐，需要审计人员了解业务、熟悉业务，才能更好地开展审计，为业的管理提升提供切实可行的建议。

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（作者单位：中国电子科技集团公司第四十九研究所）