如何让视频会议获得最大投资回报

David

前不久美国市场研究机构Synergy Research发布报告显示：视频会议和协作市场在2019年将增长到60亿美元以上，其中USB视频会议室会占到所有视频会议市场的20%以上，远高于2016年的不到5%。相反，与传统视频会议相关联的单一编解码器会议室仅占70%，而2016年则超过了90%。

USB视频会议室，就是我们所说的Huddle room（小型会议室）。指的是可以容纳4至6人的小型工作或会议空间，适合快速召集的小组会议、跨部门协作或商务洽谈，相比正式会议室，Huddle room（小型会议室）可以营造更轻松自由的氛围。

对于以上报告，不少业内人士表示认同。

罗技视频协作部门EMEA视频协作主管Anne Marie Ginn表示：“在未来五年中，我们预计这种趋势将持续下去，随着用户选择更经济、更易于扩展的USB解决方案，传统的单一编解码器视频会议室份额将加速下降。”

宝利通销售和营销副总裁Andrew Hug称：“目前全球大约有3，200万个会议室，然而只有2%的会议室拥有视频会议设备。在没有视频会议设备的房间里，大家只能挤在笔记本、电脑或智能手机前，努力在狭小的屏幕上容纳上一两个人。今天许多视频会议解决方案都是令人沮丧的DIY体验，导致音频和视频质量差，无法让团队清楚地看到和听到每个人。我们预计在未来12-24个月内，支持视频会议的Huddle room数量将增加15%，我们已经看到了这种趋势蕴含的巨大需求。”

电子化的面对面交流和协作是未来的必然趋势，而且这一未来可能正在加速变化。那么，对于今天使用视频会议和协作系统的人来说，这意味着什么呢？这是一个重要问题，因为促进协作已成为许多企业组织机构迫切需要解决的战略问题。

“视频会议和协作解决方案是长期投资，”LifeSize的CPO/COO Michael Helmbrecht表示。“因此，企业组织机构希望他们的投资能够在未来多年内都能满足其业务需求。如果选择投资成本最低的解决方案，看似节省了资金，但往往隐藏着2-3年后设备过时或供应商不再提供支持的风险。”

Michael Helmbrecht称，“当前不少公司组织都在投资具有长生命周期的技术，他们知道随着时间的推移，这些技术将会逐渐增加到网络中，以提高流程和生产力。”

那么这些“长寿命技术”到底是什么呢？

首先，是云

Fuze的产品经理Bradlee Allen表示：“云技术允许将您的通信服务作为一种服务提供，而不是一种最终会过时的独立软件。这不仅有助于未来验证您的协作方法，还意味着它们可以不断更新和扩展以满足您的需求。”

Starleaf产品管理副总裁Kevin Bernitz认为：“虽然目前仍有许多企业使用内部专用产品，但越来越多希望部署全面协作平台的企业正寻求实施基于云的解决方案。基于云的协作平台将使将新服务和功能引入其协作生态系统变得更加容易，云提供了几乎立即升级功能和部署创新的自由。”

根据Gartner数据显示，协作的核心增长动力就是云会议，到2022年，复合年增长率会达到5%。

因此，任何为其长期协作战略规划的组织都应该首先认真考虑基于云的解决方案。

其次，兼容性

“我们预计，随着公司企业开始要求供应商互联互通，兼容性将有重大进展。这样企业就可以从投资中获得更多价值，而无需花费时间和金钱安装单独的系统。” Starleaf公司的Bernit表示。

富可视的营销副总裁LorenShaw也有類似看法。他认为：“客户应该警惕将他们锁定在单一平台上的硬件，因为它会限制可用功能并抑制投资回报率。兼容性使客户可以选择最适合其业务的特定解决方案。”

当然，在很多年前就投资了视频会议和协作系统的一些公司，很可能已经从实践中艰难的领会到了这一点。

Bernitz说：“许多组织在其全球网络中混合使用遗留系统、不同的协作工具和会议室系统，这意味着直接移动到单一平台的想法可能难以实现。只有在提供广泛兼容性的解决方案的帮助下，才能实现这一目标。”

Andrew Hug认为宝利通的设计思路正在遵从这一理念。他说，拥有一站式商店，满足所有协作需求，让用户知道所有设备和解决方案都是兼容的，这会使用户倍感舒适。而且为了获得最佳的协作体验，最好将其他协作平台硬件和软件兼容在一起。例如，如果你是Zoom用户，但公司外的某个人使用的Microsoft系统，你一定希望能够像使用公司的会议工具一样轻松地加入该呼叫。

“这就是为什么，”Andrew Hug继续说，“在Plantronics，我们的耳机和解决方案可以轻松地集成会议解决方案，如ZOOM、微软团队、微软企业版Skype、思科WebEx和亚马逊Chime，从而使任何协作体验变得顺畅、简单和高效。”（2018年，Plantronics以20亿美元收购了宝利通Polycom）。

第三，易用性

基于云技术非常重要，兼容性也同样重要。但在罗技科技的Ginn心中，最重要的是确保解决方案的易用性。“方案要足够容易使用，让那些应该从中受益的人接受它，而不是回避它，这能够大大提升员工的积极性和效率。”

LifeSize的Helmbrecht也这么认为，尤其是对于远程参与者来说，参加会议必须尽可能简单直观。但长时间以来，视频会议解决方案与移动或远程用户兼容的并不太好。

富可视的Shaw相信，远程视频的面对面交流感受对于团队建设很重要，它能让远程员工在大型会议中有更强大的影响力，而在电话系统中，他们将彼此看不见。对于拥有远程员工的企业，选择笔记本电脑或移动设备上易于使用的会议平台有助于简化流程。

第四，生态系统

基于云的、兼容的且易于使用的协作系统是用户选择最佳投资回报率协作系统的首要考虑的几个因素。此外，还有一个关键考虑事项，就是生态系统。

Fuze的Allen清楚地看到视频只是理想协作系统中的一个元素。

“除了面对面的交流，企业还需要提供工具来适应所有不同的工作方式。” 他说，“对于许多人来说，这意味着要超越视频，创建一个完全协作的生态系统，使员工能够有效地沟通，无论是在线聊天、文件共享还是电话沟通。更重要的是，如果企业能够在一个平台内提供所有这些服务，这将加速和丰富协作体验，并使员工更容易有效地完成工作。”

早些时候，宝利通提出了“一站式商店”的理念，意在为用户提供各种产品组合选择，实现各种功能。这种生态方式对于用户是有吸引力的。对此罗技科技的Ginn却有不同看法。

“完整的、基于编解码器的系统可能看起来是一个简单的一站式解决方案，但它们通常都有一个缺点，即被锁定在一个需要持续维护和支出的专有系统中。为了挑战这种模式，罗技科技利用与世界一流的协作平台提供商的合作优势开发了完整的协作系统包。这些捆绑包由每类中最优秀的组件组成，有助于创建一个更好的解决方案，并超越任何单个系统所能提供的能力。”

Lifeize的Helmbrecht认为，单一采购系统至少有一个显著优势。

“它能够支持端到端的体验并为客户提供支持，不管他们是否需要我们的设备、应用程序或云服务方面的帮助。当用户需要支持时，用户的重点应该放在解决问题上，而不是纠结在是哪个供应商的设备导致了问题。”

总结

隨着Huddle room和新的工作方式的不断兴起，视频会议已经不再局限于大型会议和会议空间。视频会议可以在任何时间任何地点启用，比如在办公室，用户只需按下一个按钮就可以同时处理一个文档，与一个同事打招呼，进行快速聊天，通过面对面互动与世界各地的客户建立关系等等。

昂贵笨重、单一的编解码器视频会议系统正在逐渐消亡，因为很多公司已经意识到基于云的、UC软件配套的即插即用系统的经济性和简单性。

Starleaf的Bernitz完美地总结了形势。“视频会议蓬勃发展，无处不在。企业级视频会议曾经只保留给最大会议室中薪酬最高的员工，现在任何规模的公司都可以使用。”

对于许多企业组织来说，协作已经成为战略，成为了首选的工作方式，而且受到越来越多千禧年员工的喜爱。因此，确保所选的视频会议和协作解决方案的长期有效性和可行性，最大化投资回报率，成为企业组织的必然选择。