加强会计档案管理 充分发挥会计档案作用

孙海艳

[摘 要]现阶段，会计档案在经济发展、社会进步中扮演的角色越来越重要，已经成为会计业务中不可或缺的重要组成。会计档案具备鲜明的特点，发挥着巨大的作用，然而当前的会计档案管理过程还存在问题，这使得会计档案作用难以被发挥到极致，强化会计档案管理、设计会计档案管理优化策略已成“当务之急”，本文就此展开讨论，希望能够为优化会计档案管理贡献绵薄之力。

[关键词]加强;会计档案管理;会计档案作用;发挥

[中图分类号]R197.322 [文献标识码]A

会计档案是存在于各种经济实体中、为防止各种经济问题而形成的会计凭证、账簿报表等资料的汇总，能够有效地记录企业经济业务，在客观反映企业经济发展状况的同时，为企业的经营决策提供相关依据。正因为此，会计档案管理工作是一项非常重要的工作，加强会计档案管理重要且必要。

1 会计档案的特点

第一，信息来源广泛。具备独立会计核算能力的企业单位中的各项经济活动信息都会被纳入会计档案之中，会计档案信息的来源十分广泛，囊括了会计核算过程中接收或形成的、能够反映企业单位经济业务事项的文字、图表等资料，主要包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料和电子档案。第二，档案内容具备专业性。会计档案与财会档案或财务档案之间存在一定的联系，然而又具有明显的区别。财会档案和财务档案包含了财务活动计划、制度、规定相关的材料，不构成专门的档案类别;会计档案囊括了会计核算活动中产生的会计凭证、会计账簿、财务报告等资料，具备专门档案性能，能够利用会计核算反映企业单位的经济收支，在内容方面具备专业性。第三，形成过程具备严密性。会计核算工作是对会计单位进行的、具备连续性和系统性的经济记录活动，一方面要反映会计单位的经济状况，另一方面也要对其经济活动予以监督，以保证会计核算精准科学。在进行会计核算时，会计人员必然会采用系列保护措施（如采用复式记账记录企业经济活动），此举能够很好地防范会计档案信息篡改问题，有效地提升了会计信息形成的严密性。

2 会计档案的作用

会计档案是一种非常重要的经济档案类型，在社会经济发展方面发挥着巨大的作用：第一，能够为分析核算提供依据。会计档案通过专业的会计核算方法形成，能够直接反映单位的经济收支状况，为国家方面的相关决策提供参考依据。当国家方面需要制定完善的经济计划时，可通过研究相关单位的会计档案判定经济活动的可行性，进而有效避免制定出不科学的决策。第二，能够为考察事项提供凭证。会计档案的制定过程具备严密性，在形成会计档案时，会计对象被进行严密监督，各项经济活动被完整地记录进会计档案之中，完整且严密的会计档案可以帮助相关部门有效的检测相关单位是否存在违法乱纪行为，这无疑为事后考察经济事项提供了良好证据。第三，可以作为归档保存的史料。会计档案具备原始性、信息性和价值性等特征，其中囊括的很多信息能够很好地反映某个时间段内企业單位的经济活动状况，可以为考察地区经济发展状况提供参考资料，因而具备研究价值和史料价值。

3 会计档案管理过程中存在的问题

3.1 思想重视度不达标

会计档案管理是财务管理工作的最后一环，也是最容易被人忽视的环节。虽然当前阶段，企业单位普遍能够正确认识会计档案管理的重要性，然而在实际的财务管理过程中，会计人员往往不会重视财务数据的整理、分析、归纳及总结，会计档案管理的规范化、专业化、数字化发展因此备受制约，企业单位的财务管理效果也因而难以尽如人意。

3.2 缺乏完善的管理制度

会计档案管理不会给企业单位的经济发展带来直接的效益，正因为此，大部分的企业单位的领导比较重视资金管理，但对于会计档案管理却比较轻视。上述情况导致很多企业单位无主动完善会计档案管理制度的思想认知，会计档案管理制度严重缺乏健全性，一方面影响了会计档案管理工作的良性发展，另一方面也给会计档案管理人员规范落实相关工作设置了障碍。

3.3 档案管理细节不规范

传统的会计档案管理将会计档案划分成为会计凭证、会计账簿和会计报表三种类型并为之给定了流水号、编制了相应的案卷目录。档案分类法便捷了档案整理归档，但也给档案管理带来了新的问题，如信息查阅不方便，清理销毁审核工作量大，继续保存需重新编号、编目，重复工作量巨大等。虽然近年来企业单位的会计档案管理得到了有效的优化，然而档案管理的细节仍然存在众多不规范问题，如会计档案装订比较随意;会计档案立卷不科学，未能形成系统性的“档案册”;纸质会计档案管理未能与磁介质档案管理同步，电子档案管理不规范等问题频频出现，严重地制约了会计档案管理信息化发展的速度。

3.4 档案管理人员素质有待加强

就现阶段的实际情况而言，部分企业单位内部的会计档案管理人员仍然为非专业的会计档案管理者，这部分人缺乏会计档案管理思想，在实际的会计档案管理过程中极容易做出篡改数据、伪造凭证等不道德的事情，一方面会影响会计档案的使用价值，另一方面也会给国家利用会计数据进行经济宏观调控带来不便，既影响企业单位的经济发展，也制约了我国经济的快速发展。

4 强化会计档案管理、发挥会计档案作用的策略

4.1 提高思想重视度

首先，国家方面应该加强对会计档案管理工作的宣传力度，善用各种媒介宣传会计档案管理工作的重要性和必要性，努力营造良好的会计档案管理氛围;其次，企业领导方面应该积极响应国家号召，善用各种会议、活动等宣传会计档案管理。领导阶级应该充分地发挥自身的模范带头作用，要帮助企业内部所有人员正确认识会计档案管理于自身发展、于企业单位发展的意义，以确保企业内部人员能够在会计档案管理工作开展过程中给会计档案管理人员以支持，尽可能地消减会计档案管理落实的阻力。

4.2 完善相关的管理制度

从宏观角度看来，政府方面有关于会计档案管理的相关制度，然而政府方面的制度只能够为企业单位进行会计档案管理提供宏观方向。企业单位方面应该充分地考虑自身的实际情况，在国家的相关制度基础上健全会计档案规范制度，要能够明确地指出会计数据归档范围、会计档案管理期限、会计档案归档、会计档案卷宗整理、会计档案销毁等，要为规范会计档案管理工作创造条件，以保证会计档案完好严密。其次，应该积极构建会计档案管理监督制度，利用管理监督促进会计档案管理制度贯彻实施，推动会计档案管理规范化、法制化发展。

4.3 规范档案管理细节

第一，规范会计档案的装订，会计凭证需按照月份分类、以时间顺序排放装订。装订时应为会计凭证做封皮，并于其上完整地记录会计凭证信息以及加盖印章。第二，会计档案信息移交需要保证移交手续齐全，相关责任人需要签字盖章，以便事后追责。第三，会计档案管理工作应严格遵循国家相关的规定，在遭遇会计档案销毁问题时，应首先向会计档案管理部门提交意见，经审查同意后才能执行销毁工作。第四，会计档案信息化应基于实际需求及时展开，纸质会计档案电子化不应盲目效仿，要善用会计档案管理系统升级机遇合理引入新的会计档案管理方法和思想，逐步渗透现代会计档案管理模式，推进会计档案管理信息化。

4.4 提升档案管理人员综合素质

加大对会计档案人员的教育培训力度，开阔会计档案管理人员的视野、丰富其现代会计档案管理知识和技能，确保档案管理人员有较高的综合素质，能够满足会计档案管理的相关要求。与此同时，加大优质会计档案管理人员的聘入力度，在活化现有的会计档案管理队伍的同时为会计档案管理队伍发展注入新鲜血液。

5 結语

综上所述，会计档案管理工作具备极强的技巧性，在我国经济发展中扮演着重要的角色。加强会计档案管理、充分发挥会计档案作用既是会计档案发展的必然趋势，也是社会对档案管理发展的客观要求。相关者应深入会计档案管理细节，端正档案管理认识，从立卷、保存、销毁等细节出发规范会计档案管理工作，推动会计档案管理信息化、规范化发展。

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