大学生档案管理现状及创新途径分析

董芝艳

【摘 要】档案管理一直是学校学生管理的重要组成部分，对于规范学生管理，服务社会起到了积极的作用，但是随着信息技术的发展，传统的大学生档案管理发生了根本性的变化，因此如何规范大学生档案管理工作，更真实客观的为用人单位提供相应的用人参考是大学生档案管理的基本任务，因此从理论上针对目前档案管理不足，在认真分析的基础上提出通过与时俱进，提高学生档案管理信息化、丰富档案管理内容、基于微信公众平台构建个性化档案服务体系三种途径来促进大学生档案管理工作。

【关键词】大学生;档案管理;创新

中图分类号： G647.24文献标识码： A文章编号： 2095-2457（2019）18-0172-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.18.081

0 前言

档案管理工作是人事工作的重要组成部分，作为在校大学生，其在大学期间的档案是学生在校学起期间各种学习、生活状态轨迹的综合反映，对于用人单位来说具有重要的参考价值。传统的大学生档案管理体系对于档案保存、传递起到了积极的作用，学生在大学期间的档案材料一直是学生参加工作后人事档案的主要内容之一。在一定范围内为规范化人事管理奠定了坚实的基础，但是随着学生人数、档案内容的增加，传统的档案管理办法和措施已经不能适应社会发展的信息化需求，不能适应单位对于所学人才的个性化的发展需求。总的来说随着信息技术的发展，学生在校期间的学习生活轨迹越来越丰富，越来越个性化，这种变化到逼大学生档案管理的革新化进程，因此传统的大学生档案管理发生了根本性的变化，如何规范大学生档案管理工作，更真实客观的为用人单位提供相应的用人参考是大学生档案管理的基本任务，为此结合现有的研究成果，结合学校工作实践，探讨 背景下大学生档案管理创新途径，为推动大学生档案管理提供一定的理论基础，对于促进大学生档案管理的规范化和信息化具有积极的意义。

1 大学生档案管理现状

档案管理一直是学校学生管理的重要组成部分，虽然在不同的阶段对于大学生档案的管理存在一定的差异，但是针对特定时期档案管理存在的问题，不同的学者和一线档案管理人员对此进行研究，有效地推动了大学生档案管理工作的发展。

朱瑞贞[1]研究指出目前大学生档案管理缺少统一的规范要求，部分高校只是学生毕业时根据本校的实际情况和用人单位要求对档案进行整理，将学生现有的信息进行归档，同时客观上因为不重视导致高校学生档案管理在人员配备不足，管理制度不健全管理方式不规范，手段落后。段竹芳[2]结合信息技术的发展和学生档案管理特点，从理论上分析实现档案管理信息化的必要性，并且结合实际工作探讨档案管理信息化的难点。在此基础上进一步探讨利用互联网加强档案管理工作的基本途径。叶晓丽[3]研究指出由于就业过程中人事档案地位受到一定程度的轻视，造成学生、学校不重视高校档案，导致档案管理不规范，因此从服务就业视域下对大学生档案管理方法进行探究。陈乔辉等[4]研究指出大学生档案管理中缺少专业的部门，人员存在一定的不足，档案管理技术水平落后，虽然部分高校构建了电子档案管理系统，但存在普及车工难度不高，信息化不完善等缺陷，一定程度上成为信息孤岛。通过梳理发现，针对目前新形势下大学生档案工作管理研究涉及存在问题和解决办法两个层面，虽然现有的研究对于促进大学生档案管理具有积极的推动作用，但是整体上缺少系统化的研究，尤其是缺少在信息化背景下对大学生档案管理工作的探讨，因此本研究探讨大学生档案管理，具有一定的时代性，对于推动大学生档案管理具有积极的意义。

2 大学生档案管理创新途径

2.1 与时俱进，提高学生档案管理信息化

随着高校在校生人数的增加，档案包含内容的增加，大学生档案管理面临海量的信息，传统的档案管理以纸质介质为主，具有直观查看的特点，长期以来是学生档案管理保存的主要手段，学校录取简表、在校期间的考试成绩等等学习轨迹都以常规纸质手段进行保存，再存放过程中需要投入大量的人力物力进行整理维护，从而一定程度上保存学生完整的学校生活轨迹。虽然传统的档案保存管理办法具有其优点，但是面对海量信息，在查询处理档案信息方面工作量越来越大，如何高效处理大学生档案是学校档案管理部门面临的困境之一，随着信息技术的发展，尤其是的发展，为有效传递和整理大学生档案信息提供了一种技术上的可能，因此大学生档案管理部门应与时俱进，积极学习并引进专门人员，从管理学角度出发，借助信息化技术构建高效学生档案管理系统，实现学生档案管理信息化体系建设，从而实现学校局域网内学生档案的有效查询和整理，在此基础上形成学校对外的学生档案管理交换平台，从技术上提高整合学校大学生档案管理的信息化。

2.2 开拓视野丰富档案管理内容

随着社会分工的进一步细化和就业压力的加大，用人单位对于学生的要求越来越高，同时学生在校期间所接受的学习内容也越来越丰富，因此如何高效的收集学生在校学习生活轨迹，为用人单位提供更为详细的评判指标是高校大学生档案管理面临的困境之一，根据传统的档案管理要求，一般学生档案包括在学生入学录取简表、在校期间成绩、获奖、处分等主要内容，能较为可观的对学生在校期间的生活学习进行一定的反应，但是随着教学改革的推动，学生接受相应的专业培训的机会越来越多，整体上能力也得到了较大提升，但是同时学生个体之间的差异越来越大，但是传统的档案管理内容无法更有效的对学生在校期间的生活、学习进行展示，导致用人单位面对学生档案时无法在第一时间发现不同学生之间的差异，更为有效的选择所需人才，因此应结合的发展，有效构建学生档案体系，通过有效的技术手段和信息化技术共享学生学习、培训经历，通过不同层次的网络平台展示学生学习经历和培訓经历，最后经过体系化建设，形成详细的学生电子档案体系。从不同的角度对学生进行展示，一方面为学生就业提供强有力的支持，另一方面为企业社会选取所需的人才提供详实参考资料。

2.3 基于微信公众平台构建个性化档案服务体系

从本质上来说档案管理工作是一个不断完善发展的服务体系，目前处于传统纸质出版物向电子服务转化的关键时期，各种信息化技术的使用一定程度上实现了档案管理工作的高效性，但是由于受到技术制约和服务观念的影响，目前档案管理缺少针对个体的专门服务，没有实现服务的精细化，“微信传播平台”是新媒体（New Media）的一种，随着微信开发团队的不断完善，目前微信已经充斥于生活的方方面面，具有沟通迅捷，形式灵活等优势，在不同的服务管理中得到了一定程度的使用。随着小程序端口的开放，更多的应用得到了开发，实现了不同程度的个性化服务，具有广泛的应用前景。总的来说借助微信公众服务平台，针对学生和企业需求构建创新高校学生档案管理服务理念和管理模式，借助信息技术的发展设计相应的小程序，在一定范围内构建个性化档案管理服务体系对于完善高校学生档案管理体系，更好为师生服务是一种积极的探索，对于推动高校学生档案管理服务体系的完善和发展具有积极的意义。同时微信平台和个性化档案管理服务的有效结合，为学生管理和用人单位提供更好的服务。

3 结论和建议

（1）针对目前学生档案管理存在的问题，现有的研究对于促进大学生档案管理具有积极的推动作用，但是整体上缺少系统化的研究，因此本研究信息化条件下探讨大学生档案管理，具有一定的时代性，对于推动大学生档案管理具有积极的意义。

（2）推动大学生档案管理创新途径首先要转变观念，构建全新的档案管理理念，需要与时俱进，积极学习并引进专门人员，从管理学角度出发，推动档案管理的规范化，同时借助信息化技术构建高效学生档案管理系统，实现学生档案管理信息化体系建设，有效构建学生档案体系，通过有效的技术手段和信息化技术共享学生学习、培训经历，通过不同层次的网络平台展示学生学习经历和培训经历，最后经过体系化建设，形成详细的学生电子档案体系。最后借助微信公众服务平台，针对学生和企业需求构建创新高校学生档案管理服务理念和管理模式，在一定范围内构建个性化档案管理服务体系，为学生管理和用人单位提供更好的服务。

【参考文献】

[1]朱瑞贞.当前高校大学生档案管理工作存在的问题及解决方法[J].兰台内外，2018（11）：31-32.

[2]段竹芳.时代大学生档案管理工作改革创新[J].办公室业务，2018（21）：91+93.

[3]叶晓丽.基于服务就业视域下大学生档案管理方法探究[J].黑龙江档案，2018（05）：80.

[4]陈乔辉，杨润月.大学生档案管理工作存在的问题及对策[J].纳税，2018（03）：131.

[5]刘倩倩.大学生心理档案管理工作中的問题与对策[J].科教导刊（中旬刊），2018（03）：161-162.