浅析企业电子文件归档与管理

摘 要：随着时代的不断发展计算机的普及使用，电子文档逐渐取代了原有的文本资料。各类电子版文件凭借其简便的记录方式，便携的携带功能等种种优势，已变成各个企业日常工作的主要归档方式。但是由于计算机储存的复杂性、企业业务越来越多，并且企业并没有专人负责电子文件的管理与整理，导致电子文件也变的混乱且繁多，给查阅工作带来一定困难。本文立足于企业电子文件归档与管理问题，希望就企业电子文件的归档与管理问题给出相关的意见，供人参考。

关键词：企业；电子文件；归档与管理

近年来，电子文件凭借其便携性与不占用储存空间等特点应用于各个企业之中，企业的各项资料以及各种文件内容也都使用电子文件的形式进行保存。但是在进行电子产品的保存过程中，由于企业的资料一年比一年繁多，并且没有专业额人员进行监督，所以在传输资料时，对于文件的真实性与完整性无法保证，甚至会因为电子文件问题遭受经济损失。所以企业应该为了让计算机发挥出最大的优势和电子文件的质量，从而对电子文件进行归档与管理。

一、企业电子文件存在的问题

（一）缺乏规范化管理

由于企业员工在日常的工作中都是通过电脑进行文件的编辑与制作的，之后再进行发送，所以许多原始稿件都会留在电脑中，接收到的稿件也会储存在电脑中，所以就会造成电脑中的电子文件混乱，长此以往就会造成工作的滞留，并且由于没有专门的人进行电子文件的归档与管理，企业内部的电子文件的质量与完整性也得不到监督。并且由于电子文件中可能涉及到企业的内部信息和商业秘密，所以一旦泄露对企业来说有可能面临经济损失。虽然国家和行业标准对于企业的电脑资料已经有明确的标准，但是各个企业在日常生活中还不能完全的按照标准进行电子文件的归档与整理，这就需要企业派出专人进行定期监督与检查，对于企业内部的电子文件的归档与整理工作严格按照国家规定进行。

（二）内部权责不明确

由于文件管理岗位以及计算机技术岗位的人员权责并不能完整地划分出来，并且企业的文件管理者与计算机岗位人员的专业技术并不高，所以导致电子文件的归档与管理不完善，甚至有些企业的电子文件还停留于书面化或者纸质化阶段。企业内部对于文件管理人员与计算机岗位人员有些还没有进行明确的权责分配，两者进行保管电子文档还并不能适应，计算机的难度和文件管理人员的技术水平不协调，导致管理人员无法更好的使用优盘、硬盘以及企业网站等文档传输软件。这就导致电子文件归档与管理的缺失，也导致管理人员产生一定的低落情绪。

（三）行业标准执行力低

在我国，针对电子文件归档与管理的的国家标准以及行业标准都已经执行。但是，企业在执行标准的过程中由于对于电子文件的不了解导致管理并不规范，实际操作时也无法按照标准实施，所以就没有办法贯彻实施这一系列的标准制度。企业的创立初期并没有制定相关的电子文件管理办法，所以在之后的办公时针对这一系列的事件也没有相应的解决措施，因此标准的不规范执行以及制度漏洞导致电子文件归档与管理无法受益于企业。

二、企业电子文件归档的措施

（一）完善文档管理制度

企业内电子文件归档与管理工作存在着诸多问题与漏洞，因此首先应该让企业内部建立电子文件归档与管理制度，通过制度来更好的规定电子文件，并且还可以通过制度约束电子档案管理人员。随着时代的不断发展，企业电子文件归档与整理制度可以按照国家的出台的《档案法》为基础来制定，并且将企业内部以往遇到过的电子文件的诸多问题汇总，将各项问题都整理在企业电子文件归档与整理制度中。通过这样，以国家标准行业标准为主，企业内部时间工作的问题为辅制定出符合企业自身的电子文件归档与整理规范，只有这样才能将企业的电子文档管理制度做到最优。企业在设立文档管理制度之后，也应该在每年都定期进行文档改善与修订，通过企业日常工作中遇到企业文档相关问题来修改。此制度还应该在各部门都推广实行，不能只单单针对文档管理者，还应该让企业员工都按照规范进行文档整理与使用。企业还可以设立内部考核制度，定期对每个部门的文档管理程度进行考核，对于考核优秀的部门进行表扬，促进员工档案整理的积极性。

（二）创建文档管理团队

计算机技术的不断普及与运用，企业的电子文档使用越来越频繁，但是电子文档的归档与管理工作却一直得不到改善，这是由于企业创立初期并没有注重电子文档的归档与整理工作，但随着经营业务与生产活动的增加，电子文档也逐渐繁多，最终影响正常工作。所以企业应该培养具有计算机归档的专业素质人才进行电子文件的归档与管理，对于文档管理团队人员的选择，应该选择具有高素质以及较高计算机技术的人员，应该具有专业性的电子文件归档与管理，并且对于计算机专业技术也能够熟练掌握，这样在处理企业内部的电子文件的归档与管理工作时才能顺利解决关键问题。企业在日常工作中也应该注重工作人员计算机技术培养，定期进行计算机技术与电子文件方面的培训，只有这样才能让电子文件管理人员的技术水平不断提高，更有利于企业的电子文件归档与管理工作的完整性。

（三）按照时间进行整理

企业的工作繁多，因此电子文件的归档应该按照时间来进行管理。相关人员对于文件每过一段时间就进行归档，并且按照日期进行分类，由于载体的原因，最好将时间安排到不超过三个月，为了避免企业突发状况的出现应该将整理好的文件进行备份。在以往的工作中，纸质化文件可能会与电子文件同时存在，那就需要相关档案工作人员将纸质化文件录入到计算机中形成电子文件一并保存，保持企业文件的统一性。按照时间进行整理并不表示企业可以对整理后的电子文件进行不管不问，因为电子载体是有寿命的，并且优盘、网盘也是有使用年限以及时间限制的，所以對于这些应该进行标注，定期检查排查，以免产生文件缺失。

（四）储存载体选择

由于计算机储存载体的多样性，在企业日常工作中有可能将文件储存至优盘、光盘、网盘或者各种软件之上，这就需要企业在计算机中创建互联网平台，将企业的各种网络文件统一保管至企业平台上。并且企业平台的建立还能增强各部门之间的沟通联系，并且让企业内部的每个人都能参与到企业档案保管当中去，企业平台中也应该有相应的平台规范，例如进行文件传输时应该严格按照企业格式进行文件传输，对于传输的文件不管是收件人还是发件人都应该保存原始文件，以备日后档案工作的查验。企业应该专门的档案部门和管理部门设置专用网线，避免由于网线问题而导致文档资料传输的不及时。

结束语

科学技术的不断发展，我国也进入信息化时代，电子文档也顺应时代发展的潮流，对电子文件的归档与管理起到重视，让计算机在企业工作中发挥出最大的优势，也让电子文件质量可以得到保障。企业应该在内部进行有关计算机电子文件方面的培训，让单位内部人员可以合理正确的使用电子文件。只有这样才能让企业得到更好更快的发展。

参考文献：

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[3]赵芳.浅谈提高企业档案管理归档率的措施方法[J].兰台世界，2017（s1）：103-103.

作者简介：

逄丽丽（1984 -）女，汉族，山东青岛人，中级经济师，硕士，主要从事档案管理、保密管理、绩效考核工作。