对新形势下档案信息服务的认识

张秀娟

新形势下，随着社会的全面发展，信息技术也得以迅猛发展，档案作为信息资源的重要载体显得越来越重要，档案信息越来越被人们所重视，档案在各行各业的作用亦表现得越来越突出，对人类社会的进步与发展有着不可替代的作用。本文就如何开展档案信息服务谈几点粗浅的认识。

一、要把档案信息资源开发利用好

档案是人类社会活动、生产活动、科学实验中形成的具有保存价值的真实历史记录，具有无可置辩的凭证作用。同时，档案又是一种信息，是国家资源的重要组成部分，档案信息与人们的各项社会活动同步发生，与日俱增，是取之不尽、用之不竭的信息源泉。但是，档案信息隐藏在档案材料中，其作用是潜在的。人们利用档案信息不是靠自然形成的浩如烟海的原始实体就能做到的，而必须依据信息所具有的特性加以科学整理、加工，才能达到有效利用，更好地为社会服务。

（一）加大档案宣传力度，提高社會档案意识

我国档案工作一直处于半封闭状态，档案馆被视作 “保密柜”，致使人们对档案的作用了解太少，甚至根本不了解，大量的信息资源不能开发利用。因此，要提高档案的宣传意识，扩大档案的社会影响。首先，要充分利用网络、微信、报刊、电台、电视台等新闻媒体对档案法以及档案的作用进行广泛的宣传报道。其次，通过主办专栏橱窗、举办档案展览、开办档案陈列馆等形式介绍本馆的档案内容，提高全民的档案意识。

（二）优化馆藏结构

档案信息服务于社会的需要，在很大程度上取决于档案结构的合理性。门类齐全、数量充足、内容丰富、材料珍贵是开发档案信息资源、搞好利用服务的前提。由于历史原因，档案结构单一贫乏，直接影响了档案信息资源的开发利用，无法适应当今高速发展的信息时代。因此，我们必须解放思想，更新观念，改变过去只重视文书档案的旧格局，扩大接收范围。一是通过一定的途径和方式将科技档案、各种专业档案、典型专业户档案、声像档案和实物档案等接收进馆。二是把散存在社会各个机关、部门、民间及流散在国外的档案、材料尽可能多地接收进馆；三是将具有地方特色的档案、资料接收进馆。由此形成一个由多种资源为特征的多元化信息资源库。

（三）改善服务体系，提高档案利用率

在当今社会主义市场经济条件下，信息市场逐步形成 ，打破了过去由档案、图书和情报部门垄断文献信息的局面，使档案部门处于竞争环境之中。因此，我们必须改变过去的服务方式，提高服务意识，变被动为主动，不断探讨新形势下档案的利用规律，超前预测，跟踪服务，对档案工作进行大胆改革与尝试。一是面向社会各界，向整个社会开放档案，让全体公民享有利用国家档案的权利，从档案中获取信息，满足利用者的需求。二是档案工作人员要迈出档案大门，进行广泛的交流合作，加强馆与馆之间、馆室之间、馆与社会之间的业务合作，充分发挥各自的优势，取长补短，共同发展。三是深入基层搞好社会调查，了解工作和生产等各项需要，参加课题攻关的咨询服务，根据关键课题的需要和本馆档案内容，承担一定的攻关项目，使出相应的研究成果或者为某项提供完整系统的数据与素材等，及时服务于社会。四是了解和学习外地的经验和做法，开阔视野，丰富知识。

（四）搞好档案资料的编研工作

档案资料的编研工作是档案信息服务的保证，是做好档案信息服务有效途径。编研档案资料要以馆藏档案为主要对象，根据社会的需要，对档案中储存的大量信息进行有目的、有针对性的筛选，经过分析、研究、综合、归纳、提炼、去粗、取精，将零散的原始的无组织的档案信息集中起来，按一定的性质、特定的专题汇编成系统资料，使之成为有利用价值的档案信息，为利用者服务。同时，要及时公布出版有关档案材料，编辑出版档案信息开发利用论著，加强档案信息的传播，这样就会使“死档案”变成活信息。

二、实现档案信息服务现代化

高科技的发展给档案事业带来了勃勃生机。先进的现代化设备在档案工作领域的广泛应用，为科学开发档案信息资源创造了优越条件，既加快了档案信息的传播速度，又大大提高了工作质量和效益。因此说没有现代化的技术、设备、手段应用于档案信息开发，就谈不上科学合理的档案信息服务。

（一）改变档案工作者的管理理念

档案工作者面对信息化的时代要求，必须自觉地从传统的实体管理向档案信息化管理发展。档案工作者将不再像以往那样仅仅提供实体性的档案服务和维护档案的物质安全，他们要意识到自己的首要职责是以最高的效率给档案利用者提供档案信息服务。在档案工作中， 档案工作者应把加工和完善馆藏档案，加速档案数字化建设，以满足档案利用者的需求为工作的主动力。把档案的利用率作为衡量自身工作成绩的一个重要标准。同时档案工作者应开放经鉴定过的档案，通过与其他相关部门的合作来推进档案信息化的开发和利用，如实现档案部门、有关单位电子文件形成部门和计算机与信息管理部门的有机结合。

（二）着力提高档案工作者的素质。

在现阶段档案信息数字化的过程中，迫切需要现代化的综合性的人才，不仅要具备较高的专业水平，而且要精通现代网络技术。但从目前情况看，许多档案部门缺乏这样的人才，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至对基础的现代技术都不了解。那些从事传统纸质的档案工作者或许在专业领域水准较高，但是由于历史原因没能及时补上档案网络技术这一课。他们的管理理念和工作方式已渐落后于时代的要求。档案信息化的发展，要求他们与时俱进，更新自己的知识结构，转换管理理念，适应时代发展的要求。

（三）提升档案信息现代化、网络化管理水平

传统的人工检索方式己不再适应社会的发展，档案管理现代化势在必行。用先进的计算机检索，既解决人工检索的麻烦，又能及时为利用者查找档案的内容，使利用者迅速得到自己所需要的档案信息。在“信息高速公路”上，档案信息服务显得发展太慢，未跟上高科技的发展。因此，档案实现计算机联网迫在眉睫。跨地区、跨部门、跨行业的大规模计算机网络不仅可以使各级、各档案部门联网，而且使档案信息与图书、情报资料等信息一起构成综合性信息网，使档案信息得到尽快传播。