维修及备件管理信息系统的开发

刘浩

公司原有的“机务管理信息系统”使用多年，期间管理模式发生了很大变化，部门职能、管理模式都发生了很大的变化，为了适应这些变化，我们在原有系统的基础上进行很多改进，以满足不断出现的新需求。虽然通过改造延长了系统的生命周期，但是却无法从根本上消除系统的先天不足。为了彻底解决这一问题，我们决定重新设计开发一套新的管理信息系统。经与相关部门讨论后，我们决定首先重点选取备件管理和维修管理两块功能作为突破口，先行设计开发一套“备件及维修管理系统”，以尽快满足用户最为迫切的需求。

1.原有系统中存在问题

1.1 原有系统中备件管理功能的问题

原机务系统中设计的材料功能，流程过于复杂，随着材料管理模式的改变，系统的适用性问题愈发突出。为了改变这种情况，公司曾经组织开发了“库存备件管理系统”，但是经过一段时间的使用，发现该系统的使用效果并不好。主要原因有两个：一是材料分类不科学，材料按大小类划分，且划分过细，不利于查找和统计；二是备件库划分不科学，领用流程复杂。该系统把库存按功能划分为代保管库、外修库、车队自备库，虽然从表面上看功能划分的很清晰，但是在实际操作时由于仓库类别过多，且领用流程复杂，给库存管理工作造成了很多麻烦。而且由于代保管库是由供应商代为保管，技术部对备件领用过程无法把关，从而造成了代保管库库存混乱的现象。

1.2 原有系统中维修管理功能的问题

原机务系统中维修管理功能存在以下问题：

一是故障项目采用编码方式，这样用户在制定维修计划时只能从已有故障项目编码中选择相应的故障项目，而不能根据实际情况对故障项目进行描述。这样设计似乎是有利于故障情况的后期统计，但是却限制了故障描述的灵活性，在实际使用时经常会出现故障项目描述不准确的情况，给设备维修工作带来很多不便；

二是计划审核与下达功能不完善，对于车队上报的待修计划，设备管理员只能做站修或外修处理，不能做隊修处理，使得计划环节少了一条重要回路；

三是系统界面功能划分不清晰，原系统将当前计划任务与历史计划混杂在一起，放在同一界面内，不但不便于用户掌握当前的计划任务，而且不便于对计划执行情况的跟踪以及对历史数据的查询。

四是维修管理与备件库存管理联系不紧密，原系统的维修记录没有直接关联自备库存，做不到实时销账，也就无法保证自备库库存的准确性。

2. 系统解决方案

2.1 备件库问题解决方案

针对原备件管理系统中出现的问题，我们认为新的备件管理功能要具备库存管理结构清晰，操作简单，查找方便，易于核对等特点。以下是具体的解决方案：

一、我们发现单型号流机设备的备件种类并不多，而按照车型查找备件名称更符合一般使用习惯，因此我们把流机备件按车型分类。对于固机，由于其数量有限，且同型号固机很少，因此我们把固机备件按设备编号分类。这样就有效地解决了备件信息的检索不便的问题。

二、建立了两级库存管理模式，取消了代保管库和外修库，将这两个库合并为统一的公司备件库，由技术部派专人负责管理，保留各车队自备库。公司采购的所有备件到货后先统一进入公司备件库，各车队领用备件时，由公司备件库管理员做出库操作，系统自动将这些备件入库到相应的车队自备库中供其使用。这样不但使得备件库存管理模式更加清晰，而且简化了领用流程，明确了相关岗位的管理职责，使出入库和领用等环节得到了有效控制，新备件管理流程如图1。

2.2 维修问题解决方案

针对原系统中维修管理功能出现的各种问题，我们给出了如下解决方案：

一、抛弃故障项目编码方式，允许用户在制定维修计划时直接对故障项目进行描述，同时增强计划跟踪和查询功能，允许设备管理员对车队上报的待修计划进行更正，加强了设备管理员对计划的管控能力，从而提高了系统的灵活性和数据的准确性；

二、允许设备管理员将车队上报的待修计划做队修处理，同时还允许设备管理员直接下达队修或站修计划，使设备管理员的管理职能在系统中得到了充分体现，新维修计划管理流程如图2。

三、将维修管理分成计划任务、计划审核、计划跟踪、历史计划查询、维修记录查询等多个功能窗口。这样做的好处在于每个窗口的功能更有针对性，比如计划任务窗口中显示的是用户当前需要处理的计划，当用户处理完某项计划后，该计划就从该窗口中消失，或被转到下一环节等待处理，或被转入历史计划查询窗口中备查。计划审核和计划跟踪窗口是专门为方便设备管理员处理维修计划而设计的。设备管理员可以分别在这两个窗口中对维修计划进行处理和跟踪。而历史计划查询窗口和维修记录查询窗口是通用查询功能。

四、在用户填写维修记录时，直接从自备库中选取使用的备件，实现自备库存的实时销账，避免了库存错误。

3.维修及备件管理系统的设计与实现

3.1 系统功能设计

系统主要分为设备维修管理、备件库存管理、基础数据管理、统计查询管理、用户管理等几大功能模块。其中设备维修管理模块用来实现对设备的维修过程进行控制和管理；而备件库存管理模块用来实现对维修备件的库存情况进行管理。备件库存管理分为公司备件库库存管理和车队自备库库存管理两个模块。

3.2 具体功能实现

3.2.1 备件库存管理功能的实现

在上面已经介绍过，我们在系统中建立了公司备件库和车队自备库的两层库存管理结构，其中公司备件库分别由流机备件库管理员和固机备件库管理员负责管理，车队自备库由车队队长负责管理。

3.2.2 设备维修管理功能的实现

设备维修管理功能又分为计划制定、计划审核、计划实施、查询统计等多个功能。

3.2.2.1计划制定

维修计划主要由车队队长制定，队长可在计划管理窗口中制定队修计划和上报待修计划。队修计划由车队自行组织实施，维修完成后可由队修计划生成队修记录。待修计划需上报给设备管理员进行审核。此外，设备管理员也有制定队修计划或站修计划的权限。

3.2.2.2 计划审核

设备管理员可以在计划审核界面中查看和审核各车队上报的待修计划，管理员有权对上报的待修计划进行修改，并可以将待修计划做队修或站修处理，待修计划审核后将被流转到车队或维修站等待处理。

3.2.2.3 计划实施

队修计划或站修计划经设备管理员审核后，流转到车队或维修站实施维修，维修完成后由车队队长或维修站站长填写维修记录并审核，至此维修计划执行完毕。

4.系统总结与发展

该系统通过有针对性的设计与开发，规范了维修与库存管理工作的流程，较好的解决了原有系统在设备维修和备件库存管理中长期存在的一些突出问题，为提高我司设备维修和备件库存管理水平提供了一个适用的工具。以后我们还将逐步把设备资产管理、运行管理、保养管理、计量器具管理、工属具管理等功能整合到该系统中，从而建立一套完备的机务管理信息系统。