全面预算管理信息系统的研发

何嘉乐

一、项目概述

自集团公司实施全面预算管理以来，公司一直没有一个完善的管理平台去支撑全面预算管理工作，手工搜集、整理、统计数据以编制预算是一项极为繁琐和困难的工作，而且极为容易出错，从而对公司整体的财务计划甚至年度规划造成不良的影响，经了解当前财务预算工作所面临的问题和状况之后，我们提出了研发全面预算管理信息系统的想法。

想法提出以后，我们充分与主管部室进行了沟通，一方面了解业务状况，另一方面充分调研开发系统的可行性。确定想法可行后，我们具体布置了开发和运行工作，目的是研究一套完备的、高效的、便于使用的全面预算管理平台，帮助公司财务主管部门科学地、方便地完成公司全面预算管理工作。

二、项目立项背景及必要性

全面预算管理出现于十八世纪，当时为了应对政府部门控制开支的需要，英国和美国先后出现了预算管理方式。

20世纪初，标准成本会计的出现，为企业内部推行预算管理奠定了基础。

1921年，美国颁布《预算与会计法案》，进一步扩大了预算控制的思想。

1922年美国学者麦金西出版了《预算控制》著作，第一次系统地阐述了实行科学的预算控制方面的问题。

今天，美国的几乎所有大型公司都运用了这一方法。

预算管理方法在我国是从中外合资企业开始的，我国在以往相当长的一段时间采用计划经济模式，预算管理没有得到较好的发展，但随着计划经济向市场经济的转变，越来越多的企业开始学习和借鉴西方的预算管理模式。

2001年财政部发布了《企业国有资本与财务管理暂行办法》，规定企业应实行预算管理制度。

2002年财政部又发布了《关于企业实行财务预算管理的指导意见》要求企业实行财务预算管理制度和办法。

对于全面预算管理系统，目前较为知名的品牌有海波龙、易磐EP、东华厚盾等，金蝶、用友等知名的财务软件厂商也有相关的产品推出。

尽管有了很多种预算管理软件可供选择，但是这些软件并不能与公司的业务密切结合，不能满足公司的预算管理需要。因此公司提出开发一套适合于公司本身的预算管理系统，根据公司的主营业务的特点，直接与公司的各系统对接，充分利用公司已有的系统的数据，避免数据孤岛。

三、项目研究的技术路线和方法

采用调查法，对项目进行用户的需求分析，采用如下的技术路线：需求调研——项目可行性分析——项目立项——项目计划——项目设计——项目开发——项目测试——总结分析。

完成系统的开发要实现四个方面的核心内容，一是成本计划与控制子系统的实现，二是收入统计子系统的实现，三是合同管理子系统的实现，四是汇票管理子系统的实现。由于要避免出现数据孤岛，防止财务人员重复劳动，因此必须将成本系统及收入系统与现有计费和生产系统完成无缝连接，成本系统及收入系统从公司现有计费和生产系统中获取即时数据。该接口的开发是系统开发的一个难点，由于受到异构的系统的制约，进行合理的数据设计及程序结构设计，保证数据准确及时是系统的一个难点。

四、研究内容和取得的成果

系统的开发分为四个子系统，成本计划与控制子系统，收入统计子系统，合同管理子系统，汇票管理子系统。

预算管理对于我公司来说包括五方面的内容：吞吐量管理、财务收入管理、成本支出管理、投资收益管理、利润总额管理，其中，最核心的部分就是财务收入管理和成本支出管理，因此，我们将成本管理的部分设计为成本计划与控制子系统（简称成本计划系统），收入管理的部分设计为收入统计子系统（简称收入系统），又因为合同和汇票管理在公司成本和支出管理过程中的重要性，单独提取出该部分内容，分别设计为合同管理子系统和汇票管理子系统，这就是全面预算管理系统的设计思路。

系统采用CS结构设计，后台采用ORACLE数据库，使用Powerbuilder作为开发语言，采用自頂向下的设计方法进行系统设计。

由于开发人员不是足够了解财务的预算管理的业务过程，因此我们进行了大量的，反复的调研，发现问题及时与财务磋商，研究解决办法，在开发进度上，我们也采用了开发一块功能，即由用户先使用并协助测试的方式，这种方式保证了系统的问题能被及时发现、及时反馈、及时解决，这样极大地缩减了开发周期，也增强了用户对系统的了解，提高了用户体验，起到了非常好的效果。

收入子系统的系统流程是：公司计费人员收到交费方的预付款后，在系统中填写一张预收单，注明预收单位、预收款及对哪条船进行的预收等信息，当该交费方的实际收费情况发生后（开完发票），计费人员在系统中创建一个关联记录，将实际发生的费用对应到该交费方的预收单上，由于该交费方的全部费用可能分为多次才能够产生，因此交费方的预收单可能对应多个关联记录，直到实际费用全部产生。计费人员根据预收款和费用的记录，确定该交费方该补费还是退费，并通知交费方办理结费，填写退费记录或补费记录。系统根据预收单，关联记录和退费、补费记录生成对账表。

成本计划子系统的系统流程是：公司成本分为考核成本和非考核成本。考核成本的处理流程是公司计财部根据公司的成本项，每年年末制定下一年的各部门的成本计划，由各部门通过系统进行年度申报，计财部在系统中对各部门上报的数据进行调整及审批，并结合集团指标进行调整，形成正式的年度成本计划。每月月末，各部门以申报的年度成本计划为基准，向计财部申报月度成本计划，由计财部统一协调并进行审批，当考核成本发生支付时，由各部门在系统中填报支付记录，记录成本项的实际执行情况，计财部根据发生的实际情况，对各部门的成本指标做月度考核，以评价各部门的成本计划执行情况。若各部门年初或月度申报的计划额度不够，可以通过系统向计财部发送计划额度增加的申请，由计财部审批。对于非考核成本，由各部门直接填报非考核成本项的支付记录。系统提供各种报表以便财务及其他部门查询。

合同管理子系统是对公司的收入及成本方面的合同进行统一管理的系统，主要系统流程为：公司的合同归口部门在系统中填报合同的信息，并上传合同文件，当合同发生支付时，归口部门指定该合同是对应成本系统里面哪个成本项的，随后系统自动生成合同的执行记录。

汇票管理子系统的设计期望从汇票的收入、支付、承兑等各个环节进行全面的管控。该系统的主要功能包括：汇票录入及管理、票据自动筛选、汇票现金收入/支付比例控制、汇票贴现利息计算、自开汇票到期提醒等功能。系统主要流程为：财务人员将收取的汇票统一录入到系统中，当发生支付时，系统协助财务人员选取最合适的汇票组合方案完成支付，并帮助财务部门对现金流进行管理。该系统的开发应用确保考评结果的及时性、可靠性，为公司全面预算管理提供了科学的评价结果，为增强经济活动的计划性和预控性，规范公司整体预算的编制、调整、执行和管理，健全完善预算考核机制提供了保证，全面提升了公司的预算管理水平。

五、系统的应用前景分析

我们在开发系统时，便将该系统目标定义为建立一套适合于港口企业的、高效的、科学的、全面的管理系统，最重要的一点是适用于公司业务，便于公司业务的进行，避免数据的重复采集和录入，比如发票信息，如果采用外购的现有系统，这些数据全都需要人工输入到系统中，会出现大量的重复录入的情况，我们通过自己的系统，开发了数据接口，经过接口处理以后数据直接导入到系统，保证了数据和程序的准确性，因此该系统在港口企业内有不错的应用价值。